淺談賀州農業檔案管理信息化

【摘 要】農業檔案信息化建設是不可阻擋的趨勢，看一個地區農業現代化的水平可以從農業檔案管理信息化的程度得到真實地反映。本文主要結合自身多年的工作實踐，談談農業檔案信息化管理幾點體會。

【關鍵詞】農業檔案；管理；信息化

檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。檔案信息化是檔案管理模式從檔案實體保管為重點向以檔案實體這種形式向社會提供服務為重點的轉變過程。農業檔案管理信息化建設就是要圍繞服務“三農”大局，以建立數字檔案館為目標，推動農業檔案資源建設、安全管理規范化、查閱服務優質化以及檔案館標準化。

1 建立農業檔案管理信息化的意義

農業檔案主要是農業活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱。從國家明確提出的“以信息化帶動工業化的要求”到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，農業檔案信息化和農業檔案信息化建設已經成為檔案信息服務“三農”的最佳技術手段和實現途經，也是實現農業信息資源社會共享的必經之路。農業檔案信息化對全面開展農業檔案資料的整理、保管和利用工作，為農業農村發展和農民生活具有十分重要的現實意義。

1.1 農業檔案管理信息化是現代農業發展的需要

檔案是信息社會的寶貴資源，農業檔案管理信息化是現代農業管理水平的體現。隨著計算機技術的迅速發展和廣泛應用，電子檔案在國內外已普遍應用，農業檔案資料的數字化、信息化管理已成為衡量一個地區現代農業發展的重要標志。

1.2 農業檔案管理信息化是實現資源整合、充分利用的需要

傳統的檔案管理模式中，檔案資料作為信息實體被單獨保存著，各個檔案信息資源都是相互獨立的，不利于分析、使用。建立農業檔案信息庫，通過電子檔案數據中心把檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統一的利用平臺，充分發揮電子檔案數據中心在信息管理、信息利用方面的重要作用，將電子文件信息的價值最大化。

1.3 農業檔案管理信息化是開展實際工作的需要

紙質檔案具有原始記錄優勢和相應的法律效用，是建立電子檔案的信息基礎；電子檔案具有傳紙質檔案具有原始記錄優勢和相應的法律效用，是建立電子檔案的信息基礎；電子檔案具有傳輸便利、處理迅速的優勢，是建立電子檔案的現實要求。在現行農業檔案管理工作中，紙質檔案與電子檔案兩者只有對比、結合起來，相互補充，才能更好地完成電子檔案管理工作。

2 賀州農業檔案管理信息化發展歷程

2002年以來，賀州農業檔案管理從檔案資料存放向規范化、信息化邁進。2005年起，市本級設立了賀州農業目錄查詢系統；2010年投入20多萬元對綜合檔案室進行現代化改造，優先選擇最佳樓層建立綜合檔案庫房，購置了現代化檔案室密集架，建設了網絡系統，配備了計算機，安裝了電子系統查詢軟件，檔案全文信息提供現場利用，內容涉及多個領域，檔案查閱利用者只要輕點鼠標，就可以查到相關的檔案信息，深受歡迎和贊揚。2011年11月底，市本級綜合檔案室經賀州市檔案局自升級考核組評定為廣西壯族自治區市直機關一級檔案室，賀州農業檔案管理信息化服務“三農”水平進一步提高。2012年，在自治區檔案局和市檔案局的統一部署下，安裝了電子文件數據軟件系統，按照利用率高和“三農”檔案優先原則，以文檔數據中心為依托，緊緊圍繞檔案數據庫，全文數據庫和多媒體數據庫建設的相關要求開展工作，共著錄文件級目錄68 400條，完成紙質數字化工作2 000多頁，逐步將傳統的紙質檔案、聲像檔案轉化為數字檔案，從而實現“館室”互聯互通，成為賀州全市檔案信息共享示范單位。同時，廣泛收集“三農”檔案資料，努力整合檔案信息資源，本著尊重歷史和方便查閱的目的，將1957～2002年的全市第二次土壤普查檔案分為綜合文件、地圖兩大類共歸檔組卷200卷、357件，全面展現了土壤普查成果，并應用這些資料與“測土配肥”自治區級試點項目有機對接，為項目的順利推進節省了過半的時間、人力和物力。

3 促進農業檔案管理信息化的幾點建議

農業檔案管理信息化是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉，需要資金，需要人才。科學地進行農業檔案管理信息化建設必須對其有一個基本正確地的認識，認真落實、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使農業檔案管理信息化與農業信息化保持同步發展。筆者建議：

3.1 農業檔案管理工作人員要牢固樹立服務“三農”意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。農業檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上牢固樹立服務“三農”意識，認識到農業檔案信息化建設在現代農業發展的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使農業檔案管理信息化建設與“三農”事業相互結合，共同發展。

3.2 要著力提高農業檔案管理信息化技術裝備水平

要不斷完善計算機、服務器、交換器、掃描儀等硬件設備和專用系統軟件，同時要注重農業檔案信息安全運行，對上網信息進行密級界定，制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定，對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。

3.3 要嚴格把好數據錄入關

數據質量是農業檔案管理信息化成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。要加強檔案中心目錄及全文的數字化輸入，對各職能部門每年移交的大量檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動。

3.4 要更加注重農業檔案管理隊伍建設

要鼓勵檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。要建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。

參考文獻

[1]檔案管理信息化的重點.中國檔案，2012.05

[2]信息時代電子檔案管理淺析.中國檔案.

[3]開展檔案信息化建設的做法和體會.法制與社會，2011（19）

[4]賀州市農業企業發展現狀與對策分析.廣西農學報，2009，24（3）.