計算機信息管理在醫院病案管理中的應用

摘要：隨著大型醫院現代化建設步伐的加快，計算機的普及和應用，促進了大型醫院病案管理數字化、網絡化技術的應用。由于電子病案內容的數字化、文檔處理需求的一體化、病案保存的技術化及其開發利用形式的多樣化，造成電子病案與紙質病案在管理上存在很大的差異，從而使電子病案的管理呈現出其獨具的特性。

關鍵詞：醫院管理信息系統：電子病案管理：計算機技術

在電腦的使用還沒普及的時候，醫療工作人員一直都是人工手寫病歷。但漸漸的人們發現，人工手寫病歷有太多的弊端：手寫病歷速度太慢，容易出錯，且不工整，經常會出現涂改或者不認識的手寫病歷的情況，不易于管理和保存[1]。隨著信息時代的進步，越來越多的行業使用上了電腦，很多公司，事業單位都實現了信息化管理，由于信息化管理在各個領域都體現出其優越性，在醫院管理信息化進程中，電子病歷也因此得到了快速的發展。

1電子檔案管理的現狀

1.1電子檔案的優點 電子檔案有重復使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求。

1.2類型數字化信息的檔案化 隨著信息化的發展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面對紙質檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應現代檔案工作的發展要求。因此，實現檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，實現檔案信息資源的有效開發和信息資源的社會共享，是檔案工作現代化建設的必然選擇和重要前提。

1.3電子檔案文件的收集范圍 凡是在醫院工作中形成的、真實反映本院各項工作活動情況并且有考察與利用價值的磁盤或光盤等化學磁性材料載體上的文件者是收集對象。其中包括：①文體文件：主要是通過計算機文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點是定稿電子文件和正式電子文件；②圖像文件：主要是通過數碼相機拍攝的圖像文件；③影像文件：各種會議或重要活動通過視頻設備并經計算機處理的動態圖像文件；④多媒體文件：運用多媒體技術形成的需要借助多媒體體現反映出來的文件。

1.4電子檔案的開發利用 合理運用聲像檔案，讓其服務于醫院中心工作，在醫院建設發展中發揮應有的作用，這是檔案管理的最終目的。

1.5電子檔案信息的發展趨勢 辦公自動化、無紙化等新事物的出現，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行。這樣，檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么，檔案也自然以機讀形式存在。這種檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、價值性，使用者才能獲得更完善的服務。

2醫院電子檔案文件管理存在的問題

2.1電子檔案文件不能取代紙質檔案文件 醫院的電子檔案文件只是紙質檔案文件生成、運轉過程中產生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質檔案文件的存在。

2.2及時了解醫院信息 醫院各科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開導的新業務、新技術，護理部、醫務部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解醫院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。

2.3電子檔案文件保管時間問題 由于電子檔案文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以電子檔案文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題。

2.4檔案管理人員的知識有待提高 檔案管理人員新技術知識貧乏，加強檔案管理的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

2.5標準化問題 電子病案的醫學術語、疾病手術名稱和基本格式應建立統一標準，才能實現網絡化服務。

2.6安全性問題 應逐級限定醫護人員的操作權限，對每一次的記錄修改均應有詳細的標記，嚴格管理。

2.7醫院信息系統網絡化的問題 醫院信息系統是電子病案運行的最基本的支持環境，電子病案的應用關鍵是醫院信息系統的普及程度和醫院的管理水平。要做好電子病案工作，醫院必須具備網絡化信息管理系統。

2.8病案資料的計算機輸入問題 電子病案要求所有涉及病案書寫的人員要直接進行計算機的錄入工作，但是通過鍵盤錄入的速度慢，手寫錄入也比較麻煩，聲音錄入錯誤率較高。有些醫務人員很難適應計算機操作，在將病案數據輸入計算機時，經常會出現各種錯誤。計算機一旦發生故障，將造成系統停頓，無法進行工作。

3發展醫院電子病案文件管理的對策

3.1加大投入，實現檔案的現代化管理 用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

3.2健全制度，明確責任 由于電子檔案文件具有分散性，醫院每個科室都有可能成為電子文件的形成者。因此必須建立醫院檔案管理員的網絡。

為防止重要資料的遺漏，在醫院各科室設立一名資料管理員，及時上報各科的電子文件資料。

3.3檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念 傳統的紙質檔案文件都是在文件辦結后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子檔案文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計算機管理系統和國家對電子文件管理的標準規范不依托，對各種類型的電子文件從其產生開始就實行檔案化管理，將電子文件從產生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。以確保電子文件的真實性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用。

3.4檔案管理人員知識結構的變革迫在眉睫 檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

因此，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作者迎接信息技術革命最根本的對策。過去檔案管理大多采用手工操作的方法，與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，因此檔案管理人員要通過業務學習和技術培訓，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

3.5電子檔案文件歸檔份數 對于長久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一式三套。封存保存一套，借閱一套，異地保存一套，并要定期進行復制，以防止信息損失，這樣可以大大提高電子檔案文件的安全性和可靠性。

3.6電子文件的保存對策 電子檔案文件應該存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子檔案文件載體與傳統紙質文件載體有明顯區別，其存放的環境和防護設備要求所需不同，如：控溫、調濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強震、防病毒等措施，所以還要特別注意對電子檔案進行定期的檢測和拷貝等工作。

4結論

隨著現代科技的發展，電子病案的產生，將給病案管理工作帶來巨大的影響。病案管理工作現已逐步向衛生信息管理方面發展，改變傳統的管理模式，降低勞動強度，隨時掌握醫教研的發展動態，協調信息的內外部流通，通過計算機網絡為醫療、醫院管理、醫療費用管理和醫療法律等方面提供信息服務，以電子病案為核心的醫院管理信息系統將真正成為醫院現代化信息的管理中心。

參考文獻：

[1]張立平.軍隊醫院管理學（第三版）[M].北京：人民軍醫出版社，1998.

[2]徐忠艷.醫學期刊在醫學領域中的作用[J].中國醫院管理雜志，1998，11.

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[4]李本增.\"金衛工程\"的進展和展望[J].中國醫院管理雜志，1998，1.

編輯/許言