淺析如何做好煤炭行業(yè)檔案管理工作

摘 要：煤炭行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展離不開檔案管理工作的完善，因此，探索如何做好煤炭行業(yè)的檔案管理工作具有極其重要的意義。為了保證對(duì)煤炭產(chǎn)業(yè)的充分利用，促進(jìn)煤炭行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益統(tǒng)一，煤炭企業(yè)必須重視檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：煤炭行業(yè) 檔案管理 管理方式

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）05（c）-0176-02

煤炭行業(yè)的檔案管理工作是否高效合理，關(guān)系到煤炭企業(yè)的運(yùn)行，因而許多煤炭企業(yè)不遺余力的提高檔案管理工作的水平以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)對(duì)煤炭行業(yè)提出的新的要求。該文就目前煤炭行業(yè)管理工作的不足之處以及如何做好煤炭行業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行論述，并對(duì)煤炭行業(yè)的發(fā)展方向進(jìn)行展望。

1 當(dāng)前煤炭行業(yè)檔案管理工作存在的不足

1.1 領(lǐng)導(dǎo)的觀念落后

有些煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員忽視檔案管理工作的重要性，錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理與企業(yè)的發(fā)展沒有太大的關(guān)系，對(duì)檔案管理工作投入的時(shí)間和精力比較少，加之他們對(duì)《檔案法》缺乏了解，使得下屬的檔案管理人員缺乏對(duì)檔案進(jìn)行依法管理的意識(shí)，對(duì)檔案管理工作沒有主動(dòng)性和積極性，消極工作，領(lǐng)導(dǎo)人和管理人員的做法都阻礙了檔案管理工作的進(jìn)行。

1.2 檔案管理機(jī)制不健全

有些煤炭企業(yè)對(duì)檔案管理部門的職責(zé)劃分模糊，沒有對(duì)檔案的管理建立明確的規(guī)范和要求，致使許多檔案資料被損壞、丟失卻找不到具體的負(fù)責(zé)人員；有些煤炭企業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的作用認(rèn)識(shí)不清，檔案管理軟件長時(shí)間不更新，致使檔案管理工作的方法落后、效率低下；還有些企業(yè)對(duì)制成的檔案的格式、組卷、分類、裝訂等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，導(dǎo)致檔案的整理工作十分混亂；這些不健全的管理機(jī)制都嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的順利開展。

1.3 檔案管理工作人員的素質(zhì)較低

檔案管理是一門科學(xué)，不是簡單的對(duì)檔案進(jìn)行保管，它需要工作人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，擁有良好的個(gè)性心理品質(zhì)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的新問題和新情況并提出可行的應(yīng)對(duì)措施。但是由于長久以來煤炭行業(yè)對(duì)檔案管理工作的忽視，致使目前檔案管理工作人員的素質(zhì)偏低。特別是某些檔案管理工作人員不思進(jìn)取，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，具體表現(xiàn)在有的工作人員不去主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的辦公方式，仍然采用紙質(zhì)化辦公；有的工作人員缺乏責(zé)任感等。

2 做好煤炭行業(yè)檔案管理工作的方法

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案資料的收集

思想對(duì)行動(dòng)有重大的影響，所以為了做好檔案管理工作，相關(guān)人員要更新觀念，堅(jiān)持實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)的思想，努力探索提高檔案管理水平的有效措施。

資料的搜集是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，因而煤炭企業(yè)的有關(guān)人員要及時(shí)準(zhǔn)確的搜集資料，按時(shí)對(duì)搜集到的資料進(jìn)行整理歸納，并注意保存搜集到的資料。從煤炭行業(yè)長期的發(fā)展歷程來看，這些搜集到的材料可能會(huì)幫助煤炭企業(yè)有效應(yīng)對(duì)市場競爭中可能發(fā)生的各種情況，對(duì)于維護(hù)企業(yè)的利益起著不可替代的作用。

2.2 制定完善的檔案管理細(xì)則

在遵循國家相關(guān)檔案管理法規(guī)和條例的前提下，煤炭企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)制定完善的檔案管理辦法。管理辦法應(yīng)包括對(duì)制成檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的具體規(guī)范；檔案搜集的具體途徑；進(jìn)行檔案管理時(shí)使用的辦公軟件；選拔和培養(yǎng)檔案管理人員的注意事項(xiàng)等等。

2.3 構(gòu)建科學(xué)的檔案管理工作體系

目前我國許多煤炭企業(yè)都存在著檔案管理工作體系混亂的情況，領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，不同部門之間的權(quán)責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致材料從搜集、整理、歸納、儲(chǔ)存到利用的整個(gè)過程做不到規(guī)范化。

要改變這種狀況，首先，領(lǐng)導(dǎo)要知道檔案雖然不能直接提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，但是檔案的信息和服務(wù)卻能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展創(chuàng)造間接的價(jià)值，鑒于此，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，在思想上重視檔案管理工作，樹立檔案要集中管理，分部門、分級(jí)別負(fù)責(zé)的意識(shí)，將檔案管理工作與其他工作放在同等重要的位置上，向員工傳遞檔案管理的重要性；其次，要全面考慮企業(yè)的實(shí)際情況，制定一套科學(xué)的檔案管理工作體系，盡可能的將責(zé)任細(xì)化；最后，要重視檔案管理工作與其他各項(xiàng)工作的結(jié)合，積極發(fā)現(xiàn)兩者之間的共同點(diǎn)以及能夠相互借鑒的地方，從而提高檔案管理工作的整體水平。

2.4 創(chuàng)新檔案管理模式

長期以來，我國大部分煤炭企業(yè)采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的模式，但是隨著煤炭行業(yè)的發(fā)展，這種管理模式的弊端逐漸顯露出來，許多煤炭企業(yè)在對(duì)自身的發(fā)展情況進(jìn)行總結(jié)研究之后探索出了一種新的管理模式，即在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的前提下，實(shí)行集中管理和分層管理。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的著眼點(diǎn)在于從宏觀角度把握檔案管理工作，對(duì)不同部門的檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，考察工作人員的能力，防止資料損壞或者丟失現(xiàn)象的發(fā)生；集中管理的著眼點(diǎn)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是對(duì)特別重要的資料進(jìn)行管理；第二個(gè)方面是對(duì)形成時(shí)間比較短的資料進(jìn)行管理；分層管理的著眼點(diǎn)是對(duì)不適合進(jìn)行集中管理的資料進(jìn)行管理。

2.5 提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作的具體實(shí)行者是相關(guān)工作人員，工作人員素質(zhì)的高低直接決定著檔案管理工作的水平。任何事物都是不斷發(fā)展變化的，檔案管理工作也是如此，這就要求檔案管理工作人員要具備專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)，有應(yīng)對(duì)新情況和新挑戰(zhàn)的心理準(zhǔn)備，具備良好的職業(yè)修養(yǎng)和高度的責(zé)任感，因此要通過各種有效的途徑提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，可以通過組織培訓(xùn)、專家講座等方式促使管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平，積極改進(jìn)工作過程中的不足之處，推動(dòng)檔案管理工作的不斷完善。

與其他行業(yè)相比，煤炭行業(yè)的工作環(huán)境比較差，導(dǎo)致許多煤炭企業(yè)的人才流失，這就加大了煤炭管理工作的難度。如何培養(yǎng)合格的人才并且留住人才便成了多數(shù)煤炭企業(yè)必須考慮的問題。除了提升管理人員的素質(zhì)，企業(yè)也應(yīng)該重視改善工作環(huán)境，完善薪資制度，使人才樂于工作，愿意投身于檔案管理工作。

3 對(duì)未來煤炭行業(yè)檔案管理工作的展望

煤炭企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)持久的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，對(duì)檔案管理工作給予的關(guān)注越來越多，不少企業(yè)還對(duì)現(xiàn)行的檔案管理模式進(jìn)行了新的探索，從當(dāng)前煤炭行業(yè)的發(fā)展趨勢來看，煤炭行業(yè)的檔案管理工作必然會(huì)在未來呈現(xiàn)出更加廣闊的發(fā)展前景。

3.1 煤炭檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合

經(jīng)濟(jì)和科技的高速發(fā)展推動(dòng)了現(xiàn)代信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，未來，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都會(huì)產(chǎn)生深刻的影響，煤炭行業(yè)當(dāng)然也不例外。信息技術(shù)的發(fā)展為實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化提供了巨大的可能性，可以預(yù)見，在不久的將來，現(xiàn)代信息技術(shù)必將為煤炭管理工作注入更多高科技的元素。

3.2 檔案信息資源共享

煤炭企業(yè)在最初的發(fā)展階段，檔案資料比較少，相關(guān)人員查閱資料比較容易，但是隨著煤炭企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，其資料的累積量會(huì)增多，這時(shí)許多企業(yè)會(huì)選擇建立檔案館來保存資料。

檔案管理工作要進(jìn)行創(chuàng)新就不能閉門造車，不能有意的割裂與其他行業(yè)的聯(lián)系，所以檔案信息資源共享必定會(huì)成為一種潮流。檔案信息資源共享不僅能夠高效的利用煤炭企業(yè)檔案館的館藏，避免信息的重復(fù)和浪費(fèi)，而且能夠與其他行業(yè)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，從整體上推動(dòng)煤炭行業(yè)的長足發(fā)展。

4 結(jié)語

我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展對(duì)煤炭行業(yè)的檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求，檔案管理工作作為煤炭行業(yè)的基本工作之一，關(guān)系著煤炭企業(yè)的發(fā)展水平和競爭力，所以煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)檔案管理工作中的不足之處，提高檔案的使用率，從而發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值。

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