高校數(shù)字化檔案安全管理體系研究

摘要：隨著我國信息化技術(shù)的不斷深入，如何提高高校檔案資源的管理效率，增強高校核心競爭力已經(jīng)成為了諸所高校發(fā)展中的一項重要任務。自從計算機技術(shù)加入到高校檔案管理之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源也逐漸被數(shù)字化檔案資源所代替，雖然給檔案管理工作帶來了便利，但是也給數(shù)字化檔案的安全管理提出了更高的要求。本文首先對高校數(shù)字化檔案的安全威脅進行分析，并在此基礎(chǔ)上對檔案安全管理體系的構(gòu)建方法進行探討，以此來為今后高校的檔案管理工作提供一定的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高校 數(shù)字化 檔案管理 安全性

隨著我國高校對檔案管理重視程度的不斷提高，加快檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理也成為了相關(guān)部門的一項重要工作。隨著計算機技術(shù)在高校檔案管理中的廣泛應用，相關(guān)的管理制度與流程也發(fā)生了很大的變化，由于計算機網(wǎng)絡(luò)具有開放性和共享性，在這種情況下，如何安全、有效的對高校檔案進行管理便成為各所高校檔案管理工作中的重中之重，管理部門必須對其給予高度重視。

一、高校數(shù)字化檔案的安全威脅分析

為了能夠?qū)⒏咝?shù)字化檔案管理的目標順利實現(xiàn)，確保檔案的安全性，管理人員必須對當前高校數(shù)字化檔案管理過程中所面臨的安全威脅進行全面了解與分析，從而為安全管理體系的科學構(gòu)建提供一定的參考依據(jù)。就我國目前高校數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀來看，其所面臨的安全威脅主要有以下幾個方面。

1.人員威脅

無論是在傳統(tǒng)的實物檔案時代，還是當今的數(shù)字化檔案時代，人員因素都是檔案安全威脅的一項重要內(nèi)容。在傳統(tǒng)的實物檔案時代，人員威脅主要指的是從檔案的形成到保存再到查閱的過程中，由于人為因素而對檔案造成的安全損壞，比如說搜集時的遺失、保管時的破壞以及借閱時的故意損壞等。而在數(shù)字化檔案時代，除了以上威脅之外，還要其他方面的人員威脅，其中最嚴重的就是黑客對計算機系統(tǒng)的攻擊和破壞。目前，高校對于檔案的管理都是依靠校園網(wǎng)絡(luò)來進行的，而校園網(wǎng)絡(luò)本身是一個開放性網(wǎng)絡(luò)，任何人員都可以訪問，這必然會讓一些不法分子有機可乘，通過網(wǎng)絡(luò)竊取檔案信息，從而給檔案信息的安全性帶來損害。此外，由于檔案信息存在可復制性且容易傳播，因此，很多檔案管理人員都會有意無意的將重要的檔案信息泄露出去，這也會給檔案資源的安全造成影響。

2.設(shè)備威脅

在以往的檔案管理中，幾乎所有的管理工作都是依靠人工來完成的，涉及的設(shè)備并不多，因此面臨的設(shè)備威脅也并不大。但在數(shù)字化管理模式下，無論是檔案的搜集還是保存，都離不開硬件設(shè)備，一旦缺少了這些硬件設(shè)備的支撐，那么檔案管理工作則無法進行。而所謂的設(shè)備威脅，則主要指的是由于硬件設(shè)備無法正常運行而對檔案資源所造成的損壞。目前，數(shù)字化檔案管理面臨的設(shè)備威脅主要體現(xiàn)在計算機和存儲設(shè)備的故障而導致的檔案資源的損壞。在設(shè)備運行過程中，能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生影響的因素有很多，比如說溫度、濕度以及電磁波的影響等，一旦設(shè)備在運行過程中出現(xiàn)故障，那么勢必會對檔案資源的搜集和保存造成損壞。

3.技術(shù)威脅

技術(shù)威脅也是數(shù)字化檔案管理中的一項主要安全威脅，隨著我國科學技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的先進技術(shù)被應用到高校檔案管理工作中，且直接關(guān)系著管理工作的整體質(zhì)量。所謂的技術(shù)威脅，主要指的是由于技術(shù)本身存在不完整性或技術(shù)漏洞而導致的檔案信息損壞。技術(shù)威脅的種類有很多，其中最常見有以下兩種：一種是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)威脅，上文提到，高校檔案的搜集和加工整理，都是依靠校園網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)的，由于校園網(wǎng)絡(luò)存在開放性和共享性，因此不可避免會在某種程度上受到黑客的威脅，從而給檔案資源的安全性帶來影響。另一種是計算機軟件技術(shù)威脅，檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理軟件等技術(shù)作為支撐的，這些軟件是否具有完整性和可靠性直接關(guān)系著檔案資源的安全。因此，對當前高校檔案數(shù)字化管理過程中所面臨的技術(shù)威脅進行全面、系統(tǒng)的分析也是非常重要的。

二、高校數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建方法

面對諸多安全威脅，高校如果想要從根本上實現(xiàn)數(shù)字化檔案的安全管理，就必須根據(jù)當前檔案管理的實際情況，構(gòu)建科學完善的管理體系，具體可以從以下幾個方面入手。

1.對管理制度進行不斷完善

制定科學、合理的管理制度并對其進行不斷完善是確保數(shù)字化檔案規(guī)范化、數(shù)字化管理的重要依據(jù)。高校首要任務就是對進入檔案館的所有檔案資源進行嚴格控制，確保資源的真實性和有效性。只有這樣，才能夠使得管理制度的制定有用武之地，并將其作用充分發(fā)揮出來。就目前我國高校發(fā)展的實際情況來看，對檔案管理制度的制定，應該從四個方面著手：第一，是加強對工作人員的管理，應該包括對工作人員身份的審查以及工作效果的評定和獎懲等；第二，是對檔案數(shù)據(jù)的管理制度，該項制度不僅要包含管理工作各個環(huán)節(jié)的工作規(guī)范，而且還要對數(shù)據(jù)的安全等級和安全措施等進行進一步明確；第三，是對檔案管理環(huán)節(jié)的管理制度，該項制度主要包括對檔案的環(huán)境安全進行規(guī)定，比如說自然災害防護、設(shè)備防護、技術(shù)防護等；第四，則是檔案管理系統(tǒng)的安全管理制度，該制度是確保檔案管理系統(tǒng)的正常安全的運行，涉及應用系統(tǒng)的操作權(quán)限、操作規(guī)范、操作監(jiān)督和備份升級等。只有將以上幾個方面的相關(guān)制度進行科學制定，并對其不斷完善，才能夠更好地將管理制度的作用充分發(fā)揮出來，從而更好地實現(xiàn)數(shù)字化檔案的安全管理。

2.不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)

除了制定科學完善的管理制度之外，對管理人員綜合素質(zhì)的提升也不容忽視。首先，應該對目前現(xiàn)有的檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓工作，使其對檔案管理的內(nèi)容以及數(shù)字化管理手段進行充分的了解和掌握。由于數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)貫徹在檔案管理的整個流程，因此，檔案人員在投入自身工作崗位之間，必須對相關(guān)的信息化技術(shù)和安全管理技術(shù)進行全面了解和掌握，并在此基礎(chǔ)上熟知現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，只有這樣，才能夠使工作的開展?jié)M足檔案管理的根本需求。其次，要逐步建立健全的評價考核機制和競爭激勵機制，激發(fā)檔案人員對工作的積極性和主動性，不斷提高檔案隊伍的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著高校對數(shù)字化檔案安全管理重視程度的不斷提高，如何建立科學、完善的檔案安全管理體系也成為了高校檔案管理部門所面臨的一項重大課題。從本文的分析我們能夠看出，在數(shù)字化檔案安全管理過程中，能夠?qū)n案資源的安全產(chǎn)生影響的因素有很多，只有將以上因素進行充分考慮，才能夠構(gòu)建完善的管理體系，從而更好的促進高校數(shù)字化檔案的安全管理。

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