工程檔案的電子化管理探討

陳紅

【摘要】本文結(jié)合本單位的工作實際，淺談有關(guān)電子檔案管理的應(yīng)用體會，愿與有關(guān)從業(yè)人員共同探討。

【關(guān)鍵詞】電子文件；現(xiàn)狀；應(yīng)用；注意事項

近年來，隨著信息化的迅猛發(fā)展，建設(shè)領(lǐng)域電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生并廣泛應(yīng)用，如何保證信息時代城鄉(xiāng)建設(shè)活動的真實歷史記錄長期保存和隨時利用，已成為各地建設(shè)部門，特別是城建檔案管理部門、建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門以及工程建設(shè)、施工、勘察設(shè)計、監(jiān)理等單位所面臨的一項緊迫而艱巨的任務(wù)。為保證建設(shè)電子文件與電子檔案的真實性、完整性和有效性，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，2007年11月，國家建設(shè)部辦公廳制定并發(fā)布了行業(yè)標(biāo)準《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》，并于2008年1月1日起實行。本文結(jié)合本單位的工作實際，淺談有關(guān)電子檔案管理的應(yīng)用體會，愿與有關(guān)從業(yè)人員共同探討。

1.電子文件特點 電子文件歸檔管理區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，它有如下特點：

1.1信息的非人工識讀性。

電子文件使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字式代碼，這種代碼人工是無法直接破譯它的含義，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它。電子文件只有依賴于計算機系統(tǒng)，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。

1.2信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計算機系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補充，以反映最新信息。

1.3信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進步，電子介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術(shù)的進步，電子介質(zhì)的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個檔案室?guī)觳貦n案全部裝進一只皮箱不再是神話。

1.4信息的可操作性。電子文件可以隨時適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時空界限。

2. 電子文件歸檔現(xiàn)狀

2.1電子文件歸檔不到位。由于計算機電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集，常常執(zhí)行不到位。

2.2電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確。很多單位電子文件歸檔管理主要由計算機人員操作，多數(shù)計算機操作人員對檔案工作較為陌生，而檔案管理人員管理對檔案管理比較專業(yè)，但對計算機應(yīng)用還不熟悉，這樣容易對檔案管理造成脫節(jié)。 2.3歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實性無法保障，且缺乏可讀性。目前很多部門檔案管理僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內(nèi)容的真實性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供可利用的資料。

3. 電子文件在我單位的應(yīng)用

工程檔案電子化的應(yīng)用，使我單位在工程檔案管理方面變得系統(tǒng)與規(guī)范，在檢索方面變得快捷和方便，做到最短的時間檢索出的工程全文電子竣工檔案。目前，我們的市政工程和房建工程從項目報建報批的準備階段階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、工程驗收備案文件均可實現(xiàn)軟件全文檢索利用。那如何保證電子檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實性？首先必須保證紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。針對這個各單位普遍憂心的問題，我單位主要采取分階段、分責(zé)任部門進行嚴格的把控，具體通過五個階段來保證電子檔案的最終質(zhì)量。

（1）在工程施工合約簽訂后，我單位作為建設(shè)單位由檔案管理部門負責(zé)建設(shè)單位就與工程檔案管理主管部門簽訂《城建檔案報送責(zé)任書》。同時，對施工單位和建設(shè)單位現(xiàn)場負責(zé)人及監(jiān)理單位進行檔案相關(guān)要求培訓(xùn)，把紙質(zhì)檔案和電子檔案整理方法和要求提前告知。把握檔案指導(dǎo)的最佳時期。

（2）在工程施工過程中，檔案管理部門采購定期、不定期形式對各施工單位、監(jiān)理單位資料的整理情況進行抽查，并進一步跟蹤落實整改情況和給予適時地指導(dǎo)。

（3）在工程驗收時，各單位共同填寫《工程竣工檔案初步驗收意見書》，主要由施工單位對竣工檔案進行自檢，自檢合格情況寫明并簽章確認；監(jiān)理單位對監(jiān)理文件進行自檢，對施工文件、竣工圖進行檢查，形成意見簽章；建設(shè)單位工程負責(zé)部門對竣工檔案進行檢查驗收，形成意見簽章；然后由公司檔案管理部門進行檔案預(yù)審，對檔案資料提出整改意見，負責(zé)填寫《建設(shè)工程竣工檔案驗收申請表》報工程檔案主管部門，并參加工程竣工驗收會議。這樣每個階段，每個單位對工程竣工檔案都有把控。

（4）工程檔案接收時嚴格審核紙質(zhì)與電子版內(nèi)容的一致性，對電子版成果進行檢查的同時，發(fā)現(xiàn)頁面不正、缺頁、不清晰等現(xiàn)象，要及時進行補充和修編，進一步確保了電子檔案的的格式、質(zhì)量、系統(tǒng)完整。

（5）對于檔案專用的電腦，本單位要求不得聯(lián)網(wǎng)，并由專人負責(zé)，對于電子化的數(shù)據(jù)進行異地備份，以防萬一電腦損壞而造成的數(shù)據(jù)丟失，并采取必要的安全防護措施。

電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強，各單位檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)。因此，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，各個部門通力合作，才能使單位的電子檔案管理工作更上一臺階。

4. 電子文件歸檔注意事項 在電子文件歸檔過程中，應(yīng)注意以下幾個方面：

4.1明確職責(zé)、完善制度，措施到位。應(yīng)根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，制定本單位電子文件歸檔管理制度。必要時輔以一定的行政、經(jīng)濟手段，保證電子檔案的質(zhì)量。

4.2統(tǒng)一電子文件歸檔格式。在工程項目中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標(biāo)準，制定統(tǒng)一的格式。由檔案管理部門對工程項目電子文件進行編號、著錄、刻錄、標(biāo)識，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。

4.3合理配置資源，包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。此外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用都要由電子文件管理人員負責(zé)實施完成，盡快培訓(xùn)一批檔案人員來負責(zé)電子文件的管理。

4.4尊重并貫徹前端控制思想。對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實施全過程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量。電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同，傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在工程項目結(jié)束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通的。電子檔案的歸檔從工程項目立項、設(shè)計文件形成之時起，檔案管理者就要立即介入，進行監(jiān)督、指導(dǎo)，提出文件運行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進行適時歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準確。

4.5重視技術(shù)鑒定。工程項目電子文件的歸檔與驗證應(yīng)同步進行。電子文件的技術(shù)性鑒定包括對信息的真實、可靠、完整、可讀性的認定和對文件載體的性能的檢測?？勺x性鑒定目的在于確認電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。對于電子文件的可靠性鑒定，主要從內(nèi)容的真實、完整性上去把關(guān)。電子文件的易修改性使得計算機系統(tǒng)中同一文件經(jīng)常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時可保存某些草稿和定稿。對歸檔的電子文件進行無病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病毒侵害的機會多，因此對于以介質(zhì)狀態(tài)歸檔的電子文件，應(yīng)先殺毒，再接收，避免危及整個檔案管理系統(tǒng)。 4.6紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔。由于工程設(shè)計電子文件始終處于動態(tài)過程，其內(nèi)容在不斷變化，操作設(shè)計人員，常會刪除一些過時信息，為確保歸檔電子文件的完整、準確，必須實行歸檔紙質(zhì)文件的同時歸檔完整的電子文件。

[文章編號]1619-2737（2014）03-18-618endprint