淺談如何提高辦公室工作人員辦事效率

高合明

摘 要：辦公室是一個綜合性的機構和部門，發揮的是服務性作用。主要負責協調部門間的合作、進行公司與外部的事務聯系，起到承前啟后的作用。其工作效率的高低直接決定單位的企業文化和管理水平。為了實現較高的辦公室工作效率，必須不斷探索實現高效運行的途徑和辦法。

關鍵詞：辦公室；工作人員；辦事效率；途徑

辦公室的工作看起來比較復雜和瑣碎，但是地位相當重要，是整個單位工作中不可缺少的一部分。其工作效率的高低直接決定單位的企業文化和管理水平。只有保證高質量、高效率的工作狀態才能體現單位良好的精神風貌。為此，要不斷尋求提升辦公室人員工作效率的方式和模式，推進辦公室工作的發展和完善。

1.辦公室人員要做好工作計劃

1.1 辦公室人員的辦事效率在很到程度上取決于工作計劃的制定。所謂計劃，也就是要對自己接下來進行的工作做到心中有數，了解在什么時間具體做什么事情，防止臨時抱佛腳現象的發生。工作計劃既有文字性的，也有銘記于心的。具體工作內容可能發生諸多變化，只有提前做好預測，才能應對一些臨時發生的、極為被動的情況，收到意想不到的效果。從表面上看，計劃不可能盡善盡美，但是一個工作概要就可以使后續工作變得得心應手。在現代的管理制度和模管理式中，計劃顯得極為重要，占據重要的地位。在不同的時間段制定不同的工作計劃，如日計劃、周計劃、月計劃、年計劃等。除了一個較為系統的、長遠的計劃外，還要近期的工作計劃及安排。計劃要按照事情的輕重緩急進行安排，將最重要的事情安置在最為關鍵的位置，將所有精力都分配到這項工作中，并從各方面的支持和協助。

1.2 辦公室的工作往往靈活多變，計劃要分清主次，同時主計劃和備份計劃也是必不可少的。在進行文件的草擬時，要注意準備詳盡的資料，為實現高質量的文案提供有力的支持。針對一項工作任務，多想幾個備選方案，這樣才能應對各種不同的狀況的發生。辦公室人員辦事只有做好充分的計劃及準備，才能應付各種突發情況的發生。

2.營造有井然有序的辦公秩序

2.1 對于公文、文件、資料要放在合適的位置，要做到井然有序。這樣才能保持較為清晰舒適的辦公環境。辦公桌上的物品紛亂復雜，各種不同類型的文件堆積在一起，毫無章法可循；抽屜里文件不做規范管理，隨便擺放，亂作一團；有的辦公室里文件沒有進行系統的分類，也沒有根據特點而放置在不同的位置。此時如果想在文件堆里找某個文件，難度極大、費時多，需要極大的工作量來完成，耽擱了一些重要的事情。有時有可能將其當垃圾處理了都有可能。其后果很嚴重。不但影響降低辦事效率，還有可能造成單位機密的泄漏。

2.2 文件的存放情況直接體現一個人的責任感和辦事態度，甚至反應一個人的個性。文件的存放可以遵循下面幾個原則：以文件的來源為依據，進行不同層次的存放；按照文件的類型和性質進行存放；按照文體進行分類存放?？傊募拇娣乓浞挚紤]以上幾個因素，易于查找。同時還要做定期整理。

3.從點滴做起，做到一絲不茍

辦公室的工作紛繁復雜，既有決策性的大事，也有細微的小事，都要做到認真負責，否則會影響整個團隊的工作效率。由于工作范疇廣，事情涉及方方面面，單憑腦子是記不住的。這時最原始的辦法就是用筆記錄。記錄的主要內容包括：日?；顒印挝恢卮笫录?、領導安排的事情、自己認為即將發生的事情。將近期的事情記錄下來以后，要定時翻看。先辦最急的事情，而后按照計劃逐一完成。對于上級交代的事情要標注清楚，及時匯報完成。詳細記載事情發生的幾要素，辦完一件消除一件，爭取做到不掉事。為了防止忘記某些事情，要注意幾點：想起一件，立即執行；能在短時間完成的事情要即時就辦，防止被其他事情干擾而忘記；當日的事情盡量做到當日畢，防止第二天忘記。

4.進行適度的思考

做任何事情都要掌握一個合適的度。只有這樣，才能將事情處理得恰如其分，在提高工作效率的同時，令各方都滿意。因此，辦公室人員一定要針對工作進行適度的思考。辦事情要果斷，不要舉棋不定，在經過“適度思考”后，才能有效地提高辦事效率。辦事要公平與公正，做事要有章可循，以制度為依據，嚴謹混入個人方面的情感；做事靈活多變，防止本本主義，在遵循基本制度和規矩的同時，做到靈活多變。總之，適度的思考將事情處理得恰如其分，也就順勢提高了工作效率。

5.做事情要有始有終。

在辦公室的工作中，要堅持要有始有終的原則，防止一件事半途而廢，特別對于后期的工作，更要給以足夠的重視，滿懷信心、精力充沛地去完成。任何事件都分為開始階段、完成經過、最后結束三個階段。缺少任何一個過程都不能稱之為完成。因此，為了保證一件事的善始善終，辦公人員應該做到：對于一些重大、緊急、上級交代的任務要主動進行監督及時催促；一項事情安排以后，要進行及時的跟蹤，做好落實工作；在一些單位內，針對自身狀況制定一些規章制度和規范，應該切實履行，否則將造成資源和時間的浪費；對于一人經手的事情要辦到底，尤其是事件的后期，要頂住壓力和困難，精力充沛地投入其中，排除困難和阻力，進行最后一拼，防止前功盡棄，以達到提高了辦事效率。

6.善于總結，不斷積累經驗。

人們認識事物的過程是從實踐到認識、再實踐、再認識的過程。一個人素質和能力的提升也是這樣一個循環往復的過程，顯示的是一個漸進性的規律。在完成一項工作后，要進行階段性的概括，實現經驗的積累和經驗的總結。將低層面的感性思想轉化為深一層的理性思維，將一些瑣碎的東西系統化。這些總結工作對于辦公室人員素質的提高和能力的增強有著顯著的作用。人的素質提高了，辦事效率也就提升了。為此，辦公室人員要高度重視這項總結性工作。不能只顧埋頭干，不看前方的路。同時，辦公室人員要善于對有價值資料進行搜集和整理，養成記筆記的習慣。

7.統籌協調與顧全大局相結合。

辦公室人員必須要具有全局思想，能夠顧全大局，要從單位的全局出發，進行工作的計劃和安排。只有站在全局的高度，才能較好地實現協調，促進各個部門進行意見的交流。在明確了各自的責任后，各部門的積極性就得到充分調動，形成了凝聚力。正確處理內部和外部的關系，進行階段性部署，做到辦事縝密周到，盡量避免錯誤，減少矛盾的發生。辦公室人員將事情處理得井井有條，使內部和外部實現了較為順暢的溝通，切實提高了辦事效率。

結束語：

辦公室是一個綜合性的職能部門，起到協調和監督的作用。其工作質量、面貌直接代表了一個單位的精神風貌，體現了管理模式的正確性以及管理水平的高低。而作為主體的辦公室工作人員要勤于在日常的工作中進行思考，具備縝密和嚴謹的工作態度，養成良好的工作習慣，明確區分不同性質、級別的工作任務，按照計劃逐一完成?？傊k公室工作人員要想實現效率的提升，必須善于積累經驗，發揮理性思維的作用，要有持之以恒的精神，對于工作要有始有終。辦公室工作人員只有抓細節，做到心細，認真對待工作中的每一件小事。不斷提升辦公室人員的管理素質和管理能力，才能最終實現辦公室工作的高效率。

參考文獻：

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