新形勢下檔案管理工作創新機制探討

路小玉

一、檔案管理創新含義及意義

檔案管理創新，顧名思義就是根據市場和社會需求變化而隨之變化，改變管理模式、優化人員結構、引進現代化技術、豐富檔案相關知識，最大程度地滿足廣大用戶對檔案需求，最大限度地獲取經濟利益和社會利益的變化過程。這不僅是檔案管理創新的動態過程，也是現代化社會信息資源創新的過程，檔案管理工作的創新，就是社會信息化覆蓋檔案領域的過程。

在新形勢下，檔案管理創新具有重要意義。首先，檔案管理創新順應時代發展潮流。隨著現代化社會不斷發展，檔案工作愈加受到有關部門重視，成為新時期發展工作主要構成部分之一，與各項工作共同構成共存關系網。隨著形勢的發展，傳統檔案管理模式已不符合時代發展需要，創新檔案管理工作成為新形勢下我國發展工作不可或缺的一部分。其次，檔案資源建設離不開檔案管理創新。在日新月異的時代變化下，館藏稀少、資源短缺已成為我國檔案工作發展瓶頸，因此，構建多層次、多樣化檔案資源結構、豐富館藏任務迫在眉睫。而通過創新檔案管理，可以從源頭上改善我國檔案資源建設現狀，從而更好地為我國發展工作發揮更大作用。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

近年來，檔案管理工作創新被提上日程。然而，與社會信息化發展速度相比，我國檔案管理水平還遠遠跟不上其發展步伐，目前檔案管理工作主要存在以下問題：

1.檔案管理理念保守，缺乏大局意識

檔案管理理念保守、陳舊，是制約當今檔案管理工作發展的要素。在高等院校，相關部分領導對檔案管理工作缺乏遠見，檔案管理工作一直處于教學改革低谷；而在企業，制度改革往往是其工作重中之重，相關領導非常重視，而檔案管理工作改革往往是被棄之一旁。這就為檔案管理工作發展增加了難度，其科學化和規范化得不到有效保證。而這種現象的產生，最重要的影響因素就是對檔案管理工作大局意識的缺乏。相關檔案部門領導只注重眼前經濟利益，看不到檔案工作長遠的研究價值，放慢檔案管理工作創新、變革步伐，從而導致了“重藏輕用”現象普遍出現，檔案本身價值和利用價值得不到很好地體現，檔案管理工作發展受阻。

2.檔案硬件環境設施尚未齊全，管理體制不完善

從我國目前的檔案管理工作發展現狀分析，檔案硬件環境設施尚未齊全。有些高校或者企業甚至沒有專門的檔案室，各部門檔案室規格不一，“六防”設備不完善或者不具備，檔案霉變、蟲蛀等現象普遍存在。與此同時，在查閱、檢索程序方面，傳統手工檢索所占比重很大，雖然各部門都拓寬檢索工具開發渠道，在編制檢索方面又導致了“求多不取精”現象產生，檢索程序嚴重影響檔案服務進度，制約檔案信息化建設發展進程。

3.檔案管理人員素質與檔案工作要求不適應

檔案管理工作要創新，掌握檔案專業技能的復合型人才必不可少。但從目前我國檔案工作發展現狀來看，檔案管理專業人才匱乏，這就直接導致了現代化先進技術無法在檔案管理中發揮應有作用。現代化社會的發展，對人才培養提出更高要求：檔案管理人員不僅要熟悉、掌握檔案專業知識，而且要跨領域學習其他行業知識，學會將兩者融會貫通。與此同時，隨著現代化先進技術引進，檔案服務途徑的數字化和網絡化普及程度越來越高，電子形式和紙質版形式兩者共存，這就要求檔案管理人員必須要熟悉現代化技術操作，能夠快速、便捷查詢用戶所需的檔案信息，從而提高檔案利用率。

4.以人工服務為主，管理方式單一

從檔案現狀來看，目前檔案部門的檔案管理對象主要是聲像檔案、紙質檔案和電子檔案，其主要管理方式還是以手工操作為主，檔案整理、查閱、檢索、歸檔等還是以人工服務為主，浪費了大量人力物力，也無法滿足用戶隨時隨地對檔案信息的強烈需求。這不僅嚴重阻礙了檔案管理工作創新發展，而且與現代化社會發展潮流相違背，必然被社會所淘汰。

三、新形勢下檔案管理工作機制創新對策

改變我國檔案管理工作現狀，提高檔案利用效率，從而進一步實現檔案管理的科學化、實用化和規范化，任重而道遠。因此，新形勢下檔案管理工作創新可以借鑒以下對策：

1. 創新檔案管理理念，樹立全局意識

科學的檔案管理理念主要包括以下方面：第一，樹立全局意識，順應時代發展潮流，根據社會需求，充分利用檔案資源，最大限度地發揮檔案本身價值和作用。第二，解放思想。加強檔案信息交流與溝通，不僅可以實現資源共享，改變封閉型的文化氛圍，還可以擴大檔案管理工作影響力。第三，在企業檔案工作方面，要正確對待企業既競爭又合作的雙重關系。在企業內部采取自我營銷機制，積極宣傳和強化檔案管理工作要求，對外則主動借鑒對方現代化、科學管理機制，加強企業間互動，實現良性競爭。

2.創新管理模式，建立健全檔案管理體制

要創新檔案管理制度，檔案管理制度規范化是其必要前提。根據檔案法提出的“依法治檔”的要求，最大程度地拓展檔案管理的輻射面和覆蓋面，健全和創新檔案管理制度，借鑒現代化、科學的管理體制，號召廣大檔案人員共同參與到檔案管理制度創新當中。規范、科學化的檔案管理體制要囊括以下三方面：一是以精干、高效原則優化檔案管理機構人員配置，讓檔案人員各司其職，各盡其能；二是加大培養高素質檔案管理人員力度，加大資金投入，為檔案人員提供一個優良培訓基地，強化其專業知識技能和現代化意識；三是完善檔案管理流程，明確責、權、利三者關系，以統一管理與分級管理相結合為原則設置組織機構，改變檔案部門全部為檔案資料現狀，轉變為集檔案資料、社會信息、情報于一身的復合型檔案管理組織。以科學、系統的檔案管理制度應對新形勢下我國發展工作的制度需求，從而更好地實現檔案管理工作科學化和規范化，促進檔案事業發展。

3.創新檔案隊伍培養模式，提高檔案人員專業水平

促進檔案管理工作現代化發展，必須要以培養現代化高素質人才為支撐。因此，我國檔案管理工作機制創新，必須要建設一支綜合素質高、專業知識水平高、專業技能過硬的檔案管理專業隊伍。高素質的檔案管理人才必須要熟悉和掌握電子計算機和數字通信等先進技術，具備檔案專業知識技能。因此，檔案部門領導要重視高素質檔案管理人才培養，加大資金投入力度，建立健全高素質人才培訓基地，多形式、多渠道對相關人員定期進行技能培訓，強化檔案管理人員的科學管理理念，提升檔案管理人員工作能力。另外，要積極爭取從國外引進先進的現代化技術設備和科學的檔案管理制度，借鑒外國現代文化，加快我國檔案工作者掌握現代科學技術步伐。

4.創新服務手段，提高檔案利用率

新形勢下，檔案管理工作創新服務手段，首先要順應數字化和網絡化發展，借助網絡技術手段設置一個專門的檔案館網頁，拓展檔案部門的局域網，與其他部門的網站相聯系，最大限度地收集和共享網絡信息資源，實現檔案自動化查閱和檢索，進而建設電子數據管理中心，實現數字化管理。檔案形式由紙質檔案轉變為以電子形式為主，不僅擴寬了檔案服務覆蓋面，而且節約人力、物力。此外，利用網絡特性，開放在線服務平臺，更快速、便捷地滿足用戶的需求，解決用戶難題，不僅擴大了檔案服務涵蓋面，而且擴大了檔案管理工作影響力。在信息化社會背景下，廣大用戶更注重檔案服務時效性，創新檔案服務手段，既符合時代發展潮流，也符合檔案管理工作創新要求。

在經濟全球化背景下，我國檔案管理工作面臨著機遇和挑戰。只有順應時代發展潮流，堅持不斷創新，深入探討我國檔案管理工作機制創新，才能夠在時代競爭潮流中保持自身發展和不斷進步，從而推動我國檔案事業發展。

（作者單位：山東省醫藥工業設計院）endprint