加強地方高校科技檔案建設和管理的思考

譚萍

教育大眾化背景下升格的地方本科院校已成為我國高等教育體系中的重要組成部分并逐漸成為引領地方經濟發展的生力軍，進入內涵式發展階段的地方高校對科技創新能力提出了更高的要求。科技檔案反映了現代大學的科研領域和研究水平，是科技創新的基礎和依據。地方高校必須不斷提高科技檔案的建設和管理水平，努力在科技檔案的開發與應用方面實現質的飛躍，才能適應新形勢下服務地方經濟發展對科研能力的應用需求，以實現大學的跨越式發展。

一、加強地方高校科技檔案建設和管理的重要性

科技檔案主要指在科研過程中形成的，以文字、影像、圖表、數據等多種形式載體出現的具有保存價值的材料。它是科學技術研究活動的真實記錄，是大學學科建設、專業建設、科學研究及管理經驗的結晶，直接反映了一所大學的學術水平與實力及管理水平，對高校的教學、人才培養及科研工作的可持續性發展起著重要作用。

1.科技檔案是大學科研管理活動的重要保證。科技檔案是進行科研的重要依據，是科研活動的必要條件，建立完整的科研檔案是科研管理規范化、科學化、信息化的重要標志。做好科研檔案管理工作，加強科研檔案管理的標準化、規范化建設，是不斷提高科研管理水平的有效途徑。

2.科技檔案是高校科技創新的重要依據。科技檔案是高校各種科研活動經驗的結晶，它可以為科技創新提供依據。如科研檔案中專家反饋的意見和建議有助于我們不斷改進科技改革，從而不斷提高科研實力；科技檔案管理部門系統地整理本校已獲得的研究成果， 科學準確地描述研究課題的分布情況和發展趨勢，可使課題的后繼研究人員在相關研究上避免重復勞動，為其深入研究提供切實的信息服務。

3.科技檔案是高校教師科研能力提升的基礎和支撐。加強高校科研檔案管理，是高校教師科研能力提升強有力的支撐。有助于學校在學科、專業建設上形成特色。如在了解教師科研方向及重點后，可以組織、協調相關學科、相近學科的教師在某一個或幾個領域內分工合作，在知識創新上、在新興學科或邊緣學科的發展上出成果，形成自己的特色。可以密切高校教師與社會各方面的聯系，促進全社會更好地認識科技成果對推動社會生產力快速發展的巨大貢獻，從而更加尊重科技人員創造性的勞動，并為科技進步、科研環境的改善、科技成果轉化提供有力的支持。

二、地方高校科技檔案建設和管理中存在的問題

目前有影響力高校的科技檔案在學校科研工作中發揮了積極的作用，提升了科研的整體管理水平，推動了科技管理的改革，促進了科研水平的提高。但絕大部分地方高校對科技檔案建設沒有引起足夠的重視，主要存在的問題有：

1.科技檔案管理意識薄弱，科技檔案的數量和質量不高。部分高校科技實力已積累了一定的水平，但科研檔案管理工作并非是學校檔案管理工作中重點，造成科技檔案管理工作投入不夠，大多停留在項目申報材料和結題材料的簡單收集。科研水平的提高是一個長期漸進的積累過程，眾多地方高校雖經過幾十年的發展，但其科技活動并不多，尤其與地方經濟發展相結合的科技成果較為缺乏，而且科研活動的質量偏低，使得形成科技檔案數量較少且質量不高。

2.科技檔案管理制度不健全，管理缺乏規范性。科技檔案管理具有科研管理和檔案管理的雙重特點，但科技檔案管理對科研管理部門來說并不是日常工作的重點，管理人員配備不足，而對于檔案管理部門來說科技檔案只是檔案管理的一個組成部分，用于科技檔案開發和管理上的精力不多，導致科技檔案管理被邊緣化。科技檔案建設和管理的制度不夠健全，歸檔的要求、時間、范圍、內容及職責等不明確，科技檔案建設和管理工作不夠規范，隨意性較大。

3.缺乏專業檔案管理人員。由于人事編制不足的因素，地方高校的科研管理部門及學院、系等二層單位均沒有設立專門的科研檔案管理機構。絕大部分地方高校科技檔案管理人員是兼職的非專業人員，一方面，管理人員沒有經過專門培訓，缺少檔案管理學的專業知識，不能對資料進行規范地收集、歸檔；另一方面，兼職人員還承擔著許多其他業務工作，難以抽出很多時間和精力潛心鉆研檔案建設和管理工作，導致檔案管理不夠規范。

4.檔案管理信息化建設不足，科技檔案的社會開放功能低效。大多地方高校雖推廣應用檔案管理軟件，但只是限于檔案目錄信息化管理為主，科技檔案還是以紙質為主，處于人工管理狀態。科技檔案的利用，目前還只停留在記錄、保存階段或僅局限于評職稱或者項目結題時提供佐證材料等方面，重保管、輕利用，不能充分發揮地方高校科研檔案服務社會經濟發展的價值。

三、加強地方高校科技檔案建設和管理的措施

1.加強科技檔案的認識和領導，轉變思想觀念。正確認識科技檔案的特征與作用是提高科技檔案管理水平的前提。傳統的管理理念往往把科技檔案只作為一種歷史材料保存，基本上只能發揮科技檔案的借閱、查詢、佐證等簡單功能，沒有對科技成果進行有效的歸納和后續整合，嚴重制約了科技成果轉化與產學研的結合。要通過各種媒體做好宣傳工作，使學校領導和各級科技管理人員牢固樹立檔案觀念，充分認識科技檔案工作的重要意義，加強領導，把科技檔案建設和管理工作真正落到實處。

2.健全檔案管理制度，明確管理職責。科技檔案管理工作的順利開展需要相應規章制度的規范和約束。學校要按照《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和檔案管理法規，并根據高校自身的實際工作情況，建立健全科技檔案管理工作的各項規章制度，明確檔案管理人員職責和分工， 使得在實際工作中有章可循，確保收集的材料客觀準確、完整連續。此外，學校還應將科技檔案工作納入工作計劃，引入科技檔案管理制度及相關人員的職責范圍的年度業績考核機制。

3.加強檔案管理的技術開發，提升科技檔案的社會服務功能。要充分利用計算機、網絡等技術，開發軟件，建立科技檔案數據庫，使得檔案管理工作更加科學化、規范化，提升科技檔案管理的質量。實現科技檔案管理的科學有效管理，有助于充分挖掘科技檔案潛能，逐步開發科技檔案的情報服務、專題服務、咨詢證明服務等功能，更好地為地方高校教學改革和科學研究服務。強化社會服務意識，加強科研檔案成果轉化，有利促進科研轉化和產學研的結合，提高高校核心競爭力。

4.加強科技檔案人才隊伍建設。科技檔案管理隊伍素質的高低成為檔案事業高效發展的關鍵因素，高校科技檔案信息化管理要求管理人員具備較強的檔案專業素質和具備一定的信息技術知識。因此，要注重引進專業化的管理人才，加強科技檔案工作者的繼續教育，提高工作人員運用先進的管理手段的能力。

加強科技檔案管理是高校促進科技人才隊伍和創新團隊建設、提升科研對策、推動教學改革等各項事業進一步發展的需要，也是檔案工作適應科技革命和經濟競爭新形勢的需要。科技檔案記載了科技人員的科研思想、方法和經驗，為保障高校的教學和科研改革，發揮著不可替代的作用。隨著地方高校科技檔案建設和管理的規范化，它將發揮越來越重要的作用。

（作者單位：玉林師范學院）endprint