如何做好檔案管理工作

【中圖分類號(hào)】G271.3【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B【文章編號(hào)】1004-4949（2014）10-0587-01

本文闡述了檔案質(zhì)量管理的重要性，檔案管理工作人員的重要性，我們應(yīng)該如何做好對(duì)每一份檔案的保管工作。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個(gè)從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。

一檔案管理論文中闡述了檔案全面質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。檔案管理論文闡述了檔案質(zhì)量管理的幾個(gè)特點(diǎn)：

1、全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。

2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個(gè)過程都實(shí)行質(zhì)量管理。

3、科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二檔案管理論文闡述了解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問題的步驟

1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個(gè)工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，查找問題。

2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。

3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

4、針對(duì)影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出實(shí)施計(jì)劃，并制定解決問題的落實(shí)措施。

5、組織實(shí)施落實(shí)解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計(jì)劃。

三檔案管理論文闡述了檔案質(zhì)量管理的要求

1、必須牢固樹立檔意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此檔案管理論文內(nèi)容要求從事檔案工作的人員，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。

2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)，要有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的檔案人精神。

3、要把全面實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值作為檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)從事檔案工作的人員，要通過加強(qiáng)檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

四檔案管理論文中闡述了檔案管理的正確方法

1檔案庫房的設(shè)立

從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫房的設(shè)立，必須檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建。從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。

2制定可操作的檔案管理人員的職責(zé)

一個(gè)單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有關(guān)。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責(zé)尤顯重要。職責(zé)制度就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。

3注重檔案的交接

由于檔案具有及強(qiáng)的延續(xù)性，檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。

3.1是檔案交接不及時(shí)。一些基層單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

3.2是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)。如何做好檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施

首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

其次認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交。

4致力檔案的信息電子化建設(shè)

檔案室經(jīng)過多年努力，開展了檔案信息電子化管理。其優(yōu)勢(shì)就是以室藏檔案資料，紙質(zhì)或機(jī)讀形式的，為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。我們的體會(huì)是

4.1充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。（目前，大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用）。

42縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，檔案管理論文全面闡述了提高檔案管理人員的意識(shí)，檔案科學(xué)管理，用豐富科技信息資源，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明，只有好工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。