淺談辦公室秘書如何做好協(xié)調(diào)工作

摘 要：企業(yè)辦公室秘書人員工作在領導中樞，負有溝通上下左右關系的責任，面對新的形勢，秘書就應該發(fā)揮紐帶和橋梁作用，主動協(xié)調(diào)部門行動，理順關系，統(tǒng)一思想和工作目標，使各部門在整體工作中同心協(xié)力，相互補充配合，優(yōu)化內(nèi)部資源，形成合力，從而促進企業(yè)機關職能作用更好地發(fā)揮。

關鍵詞：辦公室秘書；溝通協(xié)調(diào)；作用發(fā)揮

組織協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室秘書的一項基本工作職責，就是要在其職責范圍內(nèi)或在領導的授權下，協(xié)助領導調(diào)整和改善各方面的關系，促使企業(yè)活動趨向同步化與和諧化，以實現(xiàn)共同的工作目標。如何使辦公室工作忙而不亂，急而有序，發(fā)揮好其在企業(yè)中的綜合協(xié)調(diào)作用，辦公室秘書的工作協(xié)調(diào)能力就顯得十分重要。

一、秘書在協(xié)調(diào)工作中的地位和作用

陜西雙龍煤業(yè)開發(fā)有限責任公司是以煤炭生產(chǎn)為主的煤炭企業(yè)，企業(yè)生產(chǎn)領域涉及面廣、管理任務繁雜，隨著企業(yè)經(jīng)濟活動的運轉節(jié)奏不斷加快，黨政辦作為企業(yè)重要的職能部門之一，其職能和窗口作用日漸凸顯。企業(yè)各部門在其業(yè)務范圍內(nèi)，因其自身的職能作用的獨立性，在工作中常常會喪失大局觀念，辦事站在本部門的角度出發(fā)，也只會考慮本部門的利益，這樣做的后果往往是不利于企業(yè)整體工作的正常運轉，從而導致企業(yè)整體運行效率下降。辦公室秘書所面對的協(xié)調(diào)對象紛繁復雜，涉及面廣，既有同級各部門間的矛盾，也有上下級關系的問題；既有日常性事務性的辦文辦會工作協(xié)調(diào)，也有外事協(xié)調(diào)、來賓接待、領導交辦事件等諸多事件的處理、協(xié)調(diào)。因此，在紛繁瑣碎的工作中綜合辦公室秘書應如何明辨是非、審時奪度把握好自己的本職工作，從而游刃有余、保質(zhì)保量完成各項工作，就顯得尤為重要。從自身工作來看，辦公室秘書在協(xié)調(diào)工作中，對內(nèi)，應該是發(fā)揮好橋梁和紐帶的作用，及時將各方反饋回來的信息進行分析、歸納、梳理，并提出顧及多方利益的解決方案，使各部門達成共識，實現(xiàn)統(tǒng)一，起到穿針引線的作用；對外，則要扮演好“外交家”的角色，發(fā)揮好窗口作用，尊重外客戶的習俗、禮儀，維護好企業(yè)自身形象。

二、秘書在協(xié)調(diào)工作中應注意的主要問題

辦公室秘書要做好協(xié)調(diào)工作，必須注意以下幾個問題：

（1）準確把握角色定位。秘書要正確把握自己，處理好主與輔的關系，找準協(xié)調(diào)工作的結合點，做到既盡職盡責，又不越權。在工作中，凡遇到超越個人職權范圍的事務，要善于思考，謹慎從事，既不能擅作主張，也不能推諉推卸，更不能好心辦壞事，要善于多請示、多匯報，服從辦公室主任和其他領導的安排和調(diào)派。同時，秘書工作協(xié)助、輔助其他部門多、在臺下幕后默默奉獻多，工作雖然干了不少，卻沒幾件能顯示秘書人員的功勞。對此，秘書人員一定要擺正姿態(tài)，淡泊名利，樂于默默無聞干事情，甘當配角，當好配角。

（2）善于突出工作重點。由于領導工作的全面性，秘書想要輔助領導把什么問題都協(xié)調(diào)好，實際上是不可能的。因此，必須明確重點，充分調(diào)動其他部門的智慧與力量，共同做好協(xié)調(diào)工作。要不折不扣地完成領導交辦的任務。秘書人員雖然是配角，但工作要雷厲風行，不能待布置而動、待催促而動、待追問而反饋。平時要善于聽、勤于看、敏于思，在工作上要踏實，在行為、品格、能力上取得領導認可，讓領導放心。

（3）不斷提高自身修養(yǎng)。協(xié)調(diào)是一項綜合性強、接觸面廣的工作，它不僅要求協(xié)調(diào)者具有較廣博的基礎知識和深厚的專業(yè)知識，還要求了解與協(xié)調(diào)工作聯(lián)系密切的科學文化知識。因此，秘書人員要廣泛涉獵和掌握計算機、社會知識、法律知識、心理學知識、經(jīng)濟學知識等相關的學科知識。為了掌握這些，秘書人員平時要勤于學習，在思想上要與領導始終保持一致，在知識結構上互補，成為領導身邊不可或缺的幫手，充分發(fā)揮參謀助手作用。

三、進一步做好秘書協(xié)調(diào)工作的方法

在實際工作中，秘書要根據(jù)工作的不同側重點強化協(xié)調(diào)職能，找準切入點，做好協(xié)調(diào)工作。

（1）要保持與領導工作的同步協(xié)調(diào)。秘書雖然是協(xié)助領導施政、指揮和管理的左右手，但由于其所處的特殊位置，對企業(yè)領導班子的思想、團結、工作等均具有特殊的協(xié)調(diào)作用。秘書與領導的工作同步，能更好地發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，提高工作效能，反之，則會嚴重影響領導的正常工作。因此，秘書要切實擺正位置，始終牢記自己是參謀而非領導，是配角而非主角，在工作中要按章辦事，按照領導意圖辦事，按照工作程序辦事，事先多調(diào)查、多準備，遇事多請教、多匯報。對一些重要事情要按照職責分工和上下級領導關系，進行請示匯報。一般來說，秘書在領導者之間負有通報情況的任務。這就要求，秘書要深刻領會領導意圖，傳話要有利于統(tǒng)一認識、增強團結，達到協(xié)調(diào)一致的目的。秘書人員只有把握了這種規(guī)律，把事情想在前面，提前準備，早做安排，從領導的角度去考慮和處理各種矛盾關系，逐步在言行和觀念上與領導達成默契和一致，才能有條不紊地協(xié)調(diào)好每一項工作。

（2）要做好公文處理中的協(xié)調(diào)工作。公文處理是企業(yè)開展日常工作和實施領導意圖的重要工具，也是秘書辦理公務的主渠道之一。協(xié)調(diào)是公文處理中非常重要的一環(huán)，協(xié)調(diào)工作的好壞，對于出臺一個文件的質(zhì)量和效率具有重要的影響。同時，公文處理協(xié)調(diào)具有鮮明的政治性、功效性和權威性，所以秘書的工作要嚴格要求，不能有絲毫的懈怠，更不能有任何的偏差和漏洞，否則必將在執(zhí)行中引發(fā)不必要的矛盾和問題，因此，公文處理首先要熟練掌握公文處理的有關知識，遵守行文規(guī)則。在發(fā)文前，要善于征求文件內(nèi)容涉及的相關部門的意見和建議，綜合各方面的意見，不斷完善公文內(nèi)容，提高公文質(zhì)量，為領導提供優(yōu)質(zhì)高效的智力服務。其次，要小心謹慎，踏實而不浮躁。公文處理是一項嚴謹有序、講求實效的工作，每一個細節(jié)都不能馬虎，秘書人員不能因事小而不為，抱著一種無所謂的態(tài)度。再就是要反復協(xié)商。當幾個部門在一些內(nèi)容上出現(xiàn)分歧時，要反復進行協(xié)商，力爭具體情況具體分析，照顧到各部門的合理要求，保護和調(diào)動部門的積極性，進而讓公文更好地發(fā)揮左右聯(lián)系、上下協(xié)調(diào)的功能。

（3）要做好決策服務中的協(xié)調(diào)工作。決策的科學化和民主化，僅憑領導者個人決定難免偏頗，必須讓更多部門參與其中，既要善于全面領會領導的意圖，發(fā)揮好參謀和助手的作用，認真貫徹落實領導的指示要求，在準確掌握信息的基礎上，及時向領導反饋情況，在領導的指示下做好有關協(xié)調(diào)工作，輔助領導或依據(jù)領導的意圖處理具體工作。與此同時，還要善于統(tǒng)一各部門的認識和意見，主動擔負起為決策收集信息、調(diào)查研究的任務，在決策方案的擬定時，要平衡多方面利益，牢牢地把握全局，既強調(diào)全局利益，也不忽視局部的利益；既關注長遠目標，又不忽視近期工作。從而在綜合多方面意見的基礎上，從不同角度考慮問題，找出共同利益，形成一個統(tǒng)一的意圖，最終確保企業(yè)各項決策科學民主。

（4）做好督促檢查中的協(xié)調(diào)工作。督查工作是辦公室工作中的一項常規(guī)性工作，要更好地發(fā)揮督查作用，提高督查實效，秘書人員必須從實際出發(fā)加強協(xié)調(diào)。在開展督促檢查之前，要根據(jù)領導意圖，按照實事求是的原則調(diào)查清楚查辦事項的實際情況，及時擬定督查方案，確定完成時間和責任人，做到責任明確、要求具體，有可操作性。在此基礎上要善于分清矛盾主次，具體問題具體分析，對復雜的問題，要認真研究，通過召開協(xié)商會等形式，拿出切實可行的協(xié)調(diào)處理意見，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，并結合實際情況督促辦理。對涉及多個部門的問題，要協(xié)調(diào)疏通，分級分層逐步辦理。總而言之，就是要根據(jù)查辦事項的不同情況，在堅持原則的基礎上，隨時應變，運用協(xié)調(diào)技巧靈活處理，既解決已有問題，又不制造新的矛盾。對一些非原則性的問題和無關大局的分歧，則有意識地淡化，以順利地完成協(xié)調(diào)任務，確保工作目標的實現(xiàn)。

作者簡介：蔣文，陜西雙龍煤業(yè)開發(fā)有限責任公司黨政辦公室文秘。