淺析企事業單位人事檔案編研工作與信息化建設

摘要：隨著人事檔案管理體制的變革，現代信息技術在檔案管理領域的廣泛應用，檔案信息資源的開發利用是整個檔案工作的終極目標，要衡量檔案部門的工作實績，就是要看靜態的檔案信息資源產生了多大的動態效應。

關鍵詞：檔案編研信息化建設

人事檔案是企事業員工在職在崗經歷的重要記錄，是企事業的寶貴財富，人事檔案編研工作是檔案部門應社會化的需求，將人事檔案信息化，以適應社會和企事業單位在選人用人上的需求。

1 人事檔案編研工作

人事檔案編研工作是企事業人事檔案信息化建設中的一個重要組成部分，其工作的重要性、艱巨性和研究性，已為廣大人事檔案工作者所認識，并在人事檔案服務于科研生產的工作中發揮了積極的作用。

1.1 編研的重要性 ①人事檔案編研為機關管理和科研生產提供最全信息。通過對各類人事檔案進行分析研究，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類匯編成系統性資料提供給機關各部門、科研生產等部門調閱使用。各部門人員根據自己需要查閱編研成果，不僅可以少花時間、少費精力，還可以隨時、方便快速地獲得自己所需要的全面完整和準確可靠的資料。②人事檔案編研能更有效地開發利用檔案資源。原有人事檔案信息的利用是通過使用者登門查閱的方式進行的。這種傳統的查閱方式，雖然使用者可以看到檔案文獻的原件，但由于受地點、時間等條件的限制，加上案卷繁多、查閱很不方便，有時是大海撈針，還查閱不到想要的東西。經過人事檔案編研信息化管理，完全打破了原有格局，使用者不用出門，就能快速、準確地查到自己需要的材料。③人事檔案編研能推陳出新提供最有價值的信息。人事檔案是員工經歷的真實記錄，包括本人升、獎、工作調動和職務的變化，既有優秀的員工業績，又有過失的記錄。人事檔案人員將員工中優秀的業績，撰寫成編研成果，讓榜樣的事跡得到推廣。④檔案編研成果為領導決策服務。檔案部門通過充分利用檔案信息資源，進行綜合分析后，撰寫出人才等級報告，并附推薦文字說明。可依此為單位領導選取人用人時服務。⑤人事檔案編研工作提高了人事檔案管理質量和管理水平。通過人事檔案信息資料的編研工作，可以檢驗檔案歸檔是否完整準確、鑒定組卷是否規范合理、檢索工具是否齊全、保管條件是否安全。通過檔案信息資料的編研工作，可以自我檢查、發現問題，并及時糾正錯誤，使單位的檔案管理質量和管理水平得到進一步的提高。

1.2 編研的質量問題 ①保證原始材料的齊全完整。對于科研項目的專題編研工作，一定要有齊全完整的原始檔案材料做基礎，凡是涉及到這一專題的第一手資料都要收集起來，不能遺漏。只有收集齊全完整，才能有所選擇地去偽存真，去粗取精，從而編研出有價值的成果來。②編研工作要編、研結合。對于科研項目的專題編研工作，既不能搞原始材料、原始數據的簡單堆積羅列，也不能重編輕研，要編、研并重，編研出的成果才有較高的利用查考價值。③對員工業績和過失教訓的編研要注意尊重歷史原貌。編研史料要保證原始材料的準確性和完整性，對所引用的史實和原件不能隨意加以修訂和更改，可以在忠于原始史料的基礎上加進自己的體會。

1.3 編研成果形式多樣性 編研成果形式的多樣化是指成果的記錄方式多樣。例如，既有文字敘述，又要有圖表、索引式，影集、手冊式，以及照片、聲像，光盤等制作形式的。這樣，既方便了各類人員的查閱和利用，又避免了形式的單一。

2 提高自我修養做好編研工作

努力完成單位的人事檔案編研工作，確保在人事檔案編研成果上出精品。

①提高編研人員的素質。人事檔案編研人員要加強理論修養，改進思想作風，熱愛本職工作，忠于職守，盡職盡責，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規。②提高編研工作的現代化水平。人事檔案信息資源的開發、利用必須借助于計算機及網絡來全面提高人事檔案編研的現代化水平。③保證編研基礎信息的齊全完整。人事檔案工作人員在接收檔案時，必須認真細致地對每個單位的案卷按照職責范圍、上下級關系進行檢查驗收，發現問題，及時補救。 ④增強單位人事檔案編研工作的合力。通過單位人事檔案部門和其它部門相互合作，取長補短，優勢互補，形成人事檔案編研工作的合力，這樣既完成了編研工作的既定任務，又提高了人事檔案編研成果的質量。⑤建章立制，獎懲分明。結合單位工作特點，建立健全單位人事檔案工作的各項制度，確保單位人事檔案管理工作有法可依、有章可循、有條不紊地進行，逐步走上法制化、規范化、標準化的軌道。⑥做好人事檔案編研工作的關鍵是加強人事檔案信息化建設。

3 加強人事檔案信息化建設

人事管理信息系統的開發可以促進人事管理的透明性，在提高工作效率的同時，使人事決策或相關決策更為科學。

3.1 建立人事檔案信息管理系統 建立干部人事檔案信息管理系統是實現人事檔案信息化的基礎，人事檔案信息管理系統主要包括：檔案檢索管理系統、干部信息查詢系統、信息綜合開發系統。其中信息綜合開發系統具有統計功能、分析功能和預測功能。

3.2 建立人事檔案全文數據庫 建立人事檔案全文數據庫，可滿足各類人員的查詢。查詢者可隨時方便地通過人事檔案信息數據庫查詢到所需的員工信息。所查詢到的員工信息還可根據查詢者的要求快速生成各種名冊和表格；通過查閱人事檔案全文數據庫，查詢者也能方便地查閱到員工的簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容，并能經網絡計算機連接復制快速地打印出來。

3.3 人事檔案信息動態化管理 人事檔案管理要對人事檔案信息實行動態化管理和維護，要建立電子人事檔案的新途徑，通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統。一是要加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協調。二是檔案部門要不斷完善充實有價值的人事檔案材料和信息，添加反映員工本人個性特點、專業能力和個人信用記錄等方面的資料，使人事檔案更加豐富。

3.4 構建信息平臺，實現資源共享 構建信息平臺，實現資源共享的關鍵是企事業單位的領導要重視人事檔案信息化建設，并把信息化建設提到議事日程上來。一是要建立干部人事檔案網絡化管理體系；二是要建立科學合理的人事信息庫，因為人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大、構成多維、要求精確、動態變化頻繁、信息發布交流面廣量大；三是要按管理權限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網；四是要通過局域網之間的相互聯結，實行干部檔案的網絡化管理，確保干部人事檔案分級管理的高效性。

3.5 人事檔案信息化資源 人事檔案工作要以人為本，能夠公開的檔案信息要逐步向社會敞開大門，為社會公眾提供更多的人事檔案文化產品和個性化的服務方式。

3.6 人事檔案信息存儲安全和利用安全 在技術安全管理方面，檔案內部局域網與外網要物理隔絕，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術，對單位的檔案資源，采用身份認證技術，防止非法訪問。加密技術是在電子通信系統和應用系統中采用“雙密鑰碼”。一個是公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰。發出電子文件時，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個結構的網絡和不安全的網絡之間設置障礙阻止對本機構信息資源的非法訪問。

4 結束語

做好人事檔案編研工作的關鍵是加強人事檔案信息化建設。因為，信息化技術的迅猛發展和廣泛應用，為檔案資源的開發利用創造了前所未有的契機，我們要抓住這一機遇，努力學習和運用當代先進的科學技術知識與科技手段，加快組織人事檔案的信息化建設，建立干部人事檔案管理信息化系統。在建立好人事檔案全文數據庫的基礎上，搞好人事檔案的編研工作，更好地為企事業單位的領導、部門機關和科研生產服務。

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作者簡介：

厲丹（1967-），女，湖北武漢人，大學本科，館員，主要從事人事檔案工作。