淺談高校教務秘書隊伍的構建

冉耘豪

[摘 要]高校教務秘書是高校教學管理隊伍中的重要力量，教學管理是高校管理的重要環節，其工作質量直接影響到學校教學工作的正常運轉和教學質量的穩步提高。針對目前高校教務秘書隊伍普遍存在的問題，應積極采取穩定的對策和方法不斷完善，加大關懷力度，構建一支優秀的、高效的、穩定的高校教務秘書隊伍。

[關鍵詞]教務管理；教務秘書；創新；能力提升

[中圖分類號]G647.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）05 — 0167 — 02

教學改革中教學方法，教學內容，教學管理和教學思想理論體系的這些方面已深入全民教育的理論體系。教務管理貫穿于整個教學工作之中，它是教學行政管理，是高校教學管理工作的銜接點，是整個學校管理的起始點和中心，其管理的水平高低直接影響到教學工作的開展和教學的質量〔1]。在高校教學管理隊伍中教務秘書舉足輕重，在教學管理系統中依然不可輕視。高校教務秘書在工作上接受教務處領導，在行政上受學院和院長指揮，崗位命令的獲取和行政指令的取得來自不同源頭。教務秘書對教學管理決策需要的是執行力和組織性，而對于教學信息又是一個傳遞者，構建起學校、教師、學生之間的一座信息橋梁，聯系起學校教務部門和院系及學生，執行起學校各項教學計劃和指令。所以高校教務秘書工作是一項科學性很強的工作，應當遵循教育教學的條例，也應該遵循管理工作的規則，以最大限度地提高管理的質量。

一、高校教務秘書的工作任務

1.實施與執行教學計劃。

確定每學期的教學任務，嚴格按照教學計劃，協助系主任統籌安排任課教師， 并在協調任課教師各類特殊排課需求后，輔助學校教務處統一進行排課；課表排好后，要維護其執行性和持續性，如有特殊情況，應按照相關規定為教師辦理調、停課手續；同時協助學院和系部完成好教學檢查工作。

2.考務工作與學生成績管理。

及時安排各項考試，監考安排，做好考試通知，完成考前的準備工作；如有補考、重修，要按規定辦理相關手續；試卷管理；督促任課教師上報成績；審核成績；成績整理、裝訂及管理；核實學生學時、學分；考試酬金制備；最后完成成績登錄工作并及時向學生公布成績。

3.學生學籍管理。

辦理學生轉學、退學、休學、復學等手續并上報教務處審批，實時更新學生變動人數；每學年和每學期進行學年、學期學生學籍審查和更新；辦理學生的入伍、出國等相關手續；辦理在校學生的注冊手續；應屆畢業生還需要進行畢業資格審定，并將送到教務處審核的畢、結業生成績匯總表編制完成。

4.其他教學管理工作。

日常教學活動的管理與監督，教材征訂工作，實踐、實習活動的安排，教學文件資料的整理和保管，教師教學工作量的計算與統計，各類教學評估與檢查的材料準備與復核，對教師和學生各種通知的上傳下達等等。

二、高校教務秘書隊伍中存在的問題

高校的生命線是教育教學質量水平，高效合理的教學管理是提高教育教學質量的保障。近年來，各高校逐漸重視起教學管理隊伍的建設，但仍然會受到“重科研、輕管理”這個思路的影響，如今的教務秘書隊伍建設形勢嚴峻，產生了以下幾個問題亟待解決：

1.人員來源構成復雜

教務秘書人員構成較為復雜。有為解決家屬工作而安排進來的毫無工作經驗的同志，有換崗的專業教師，有調任的輔導員，也有應屆畢業生等。教務人員中大多數沒有教學管理理論的基礎，他們以前的工作和教務工作關系可能都毫無關聯，這些缺陷使得遇到突發情況時無法從容應對。因缺乏較高理論水平和業務能力， 使得學校教學管理的發展與建設受到了影響。事實上，教務秘書不僅僅要有足夠的教育管理背景，還要懂得科學的教學秩序。

2. 人員流動性大

事實上，更換最頻繁的崗位就是高校教務人員。熟悉業務的人員離崗了，新任的人員還沒有馬上銜接上， 很容易出現教學差錯， 甚至出現教學事故， 這些都非常不利于教學工作的順利進行與穩定發展。在高校中，普遍對教務管理的認識只停留在行政事務的層面，教務管理崗位地位偏低，沒有得到重視和尊重，取得的成績難以得到公正的評價和認可〔2]。教務秘書在教務管理崗位工作幾年， 勞苦卻無功， 自己的付出卻并沒有得到領導、教師的認同和肯定， 這將不可避免地導致了教務秘書產生巨大的心理落差，同時在職稱評定、崗位津貼、職務晉升等方面得不到足夠重視，最終導致了教務秘書的跳槽〔3]。

3.教務工作任務多、責任大

教務秘書從事的工作是一些普通的、細小的、甚至是瑣碎的事情，看似簡單，實際擔負著巨大的責任。有時甚至因為正常教學管理工作對教師教學的某些限制而得罪教師。教務工作既不為人們所注意和理解，而且瑣碎又辛苦〔4]，因此，幾乎每個教務秘書都叫苦連天。

4.教務工作前途迷茫。

教務秘書與教師和其它行政崗位相比， 在待遇、學習進修機會、地位等諸多方面都存在巨大的差異，導致其個人很難有晉升機會。同時對于教務秘書職業生涯缺乏的科學規劃與管理，也無法滿足其自身的發展需求。

5.信息化管理水平參差不齊

如今高校普遍采用信息化手段進行教學管理，通常都會使用教學管理系統作為工作輔助，這類系統作為工具確實極大方便了教務秘書的日常工作，但是也對教務秘書的計算機操作技能和系統的使用技能提出了較高的要求?；谝陨纤鼋虅彰貢藛T構成復雜和流動性大的特點，在使用信息化管理手段進行教學管理的效果上，常常會表現出參差不齊的現象。

三、構建優秀教務秘書隊伍的幾點建議

教務秘書工作本質上是管理工作，管理的對象主要是高校教學的參與者，即廣大師生。這就要求教務秘書的工作要強調以人為中心，積極探索師生的心理需求，運用先進信息技術手段，配合教務管理的意識創新、制度創新，加強教務秘書的專業素養培養，構建優秀的教務秘書隊伍。

1.不斷學習，提高思想政治素質

時代變遷，社會發展，教學秘書對于自身工作的認識也是在不斷推進中，由于教務工作工作量大、容易得罪人和不易有亮點等特點，使教學秘書容易產生一些消極的想法，思想的動蕩導致教務秘書隊伍難以穩定。因此，必須采取切實有效的措施，加強思想政治素質教育，一方面要組織教學秘書認真學習馬克思主義的基本原理和領會我黨新時期的路線、方針和政策，學會運用正確的立場、觀點和方法去分析問題和處理問題；另一方面要加強教學秘書的崗位責任制度建設，用完善的制度促進他們在工作中的自覺和嚴謹，進一步提高教學秘書的思想政治素質。

2.加強訓練，培養高尚的職業道德

教務秘書必須具有高尚的道德情操，在工作中要處事公平，同時恪守紀律，不貪不沾。教務工作說到底就是為群眾辦事，有時盡管十件事辦好了九件，只要有一件未辦好可能就會聽到許多閑言碎語，所以作為教務秘書必須樂于獻身，敢于獻身，一方面聽得進意見，另一方面還得受得起委屈，而且必須端正態度去改正，以務實的心態努力提高辦事的效率。

3.開拓思路，形成獨立的創新思維

思維的創新才是真正的創新，用深厚的知識和清晰的科學思維來為創新能力做鋪墊。在教務管理實踐中，創新思維的培養不僅僅需要完善的知識結構，更多的是要在實際工作中通過積極啟發與鼓勵，讓教務秘書能努力學習，與人探究，交流心得，交換知識，拓展思維，養成良好的思考習慣，并形成注重獨立創造性的工作習慣，用新的理論來武裝自己。要讓教務秘書在工作崗位上有權、有職、有責， 啟發他們的積極性， 激發他們的主動性，使他們能善于思考、勤于思考， 敢于放手去做工作， 施展自己的才華。

4.創新觀念，增強業務技能

教務秘書在教學管理工作過程中不能總停留在老一套的管理模式上，應該充分發揮自己的主觀能動性，每個人都要對工作模式有自己的思路，加強自我意識，勇于創新，大膽運用新的方法、新的觀點，沖破以前的條條框框，使用信息技術管理手段和來提升工作效率。應根據教務管理工作的特點和教務秘書各自的具體情況，制訂分批、分層的培訓計劃，利用講座、調研等方式，采用以老帶新等方法，多角度提高教學秘書隊伍的整體管理水平。

5.合理激勵，鼓勵提升管理水平

科學培養教務秘書的必要前提是分析和研究教務秘書的思想、情感與需求。要根據社會的需要和本校實際情況，以提升教學管理水平為目標，從制度上、政策待遇和工作環境等方面建立保障，研究制定一系列工作制度和激勵制度。同時盡量糾正以往的偏差，要根據實際制定相應的崗位能力要求，在職務晉升、職稱評定以及業務進修等制度的制定上也應該考慮教務秘書的發展需要，并予以落實。在政策許可的范圍內，盡可能去幫助他們解決關系切身利益的問題，給予他們正確的價值導向。要充分肯定和正確認識教務秘書的工作，通過教學管理評估等方法，引入獎勵機制，對工作業績有突出表現和取得教學管理科研成果的教務秘書加大獎勵力度。在合理滿足教務秘書需求的同時，注重教務秘書素質和技能的提升，激發他們的工作熱情，從而培養出一支業務過硬，具備優秀管理水平的教務秘書隊伍，促使教學管理向著規范、科學、高效的方向發展。

總之，構建優秀的高校教務秘書隊伍，關鍵在于了解教學秘書的工作性質，正確認識其在教學管理過程中的作用，著力培育教務秘書綜合素質，加強業務技能的訓練，從而提升整體管理水平。教務秘書需不斷學習、互相研討、參于培訓和借鑒同行的工作經驗，結合本職工作，利用現代化的管理手段、科學化的管理模式、先進的管理方法來提高自身修養，加強教育學、管理學等各科知識的學習，提高學歷和職稱。要了解教學的基本過程和教學規律，掌握平時的教學管理工作，具備系統的教育管理理論知識。尤其是需要將信息技術與先進的管理思想有機融合，操作運用好教務管理信息化系統，并通過教務系統對有關數據進行分析處理和評價，從而探索影響教學運行的各種因素，發現并處理教學管理中的有關問題，進一步提高教學與管理的效率，成為技術型、復合型、創新型的高素質教學管理人員〔5]。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕曾云燕. 對高校教務秘書頻繁更換的思索〔J〕. 皖西學院學報， 2008， （06）： 22-24.

〔2〕陸寶君， 黃雁， 丁有雄. 新時期高校教務員的角色定位〔J〕. 中山大學學報論叢， 2007， （04）： 11-14.

〔3〕林麗麗. 對高校教務秘書工作的認識與思考 〔J〕. 太原城市職業技術學院學報， 2012， （01）.

〔4〕陳建明. 淺議普通高校的教務管理隊伍〔J〕. 北京電力高等?？茖W校學報： 社會科學版， 2012，（24）： 22-23.

〔5〕 徐暉. 創新能力在高校教務秘書工作中的重要作用〔J〕. 科技信息， 2008， （09）： 193-193.

〔責任編輯：侯慶海〕