關于檔案信息資源的開發(fā)利用與整合

張簡

[摘 要]檔案館作為黨和國家的科學文化事業(yè)機構，在新形勢下應充分發(fā)揮基本功能，不斷拓展社會功能，關于檔案信息資源開發(fā)利用與整合，引發(fā)了人們的思考。

[關鍵詞]檔案；信息資源；開發(fā)利用；整合

[中圖分類號]G271.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）05 — 0123 — 02

檔案館作為黨和國家的科學文化事業(yè)機構，在新形勢下應充分發(fā)揮基本功能，不斷拓展社會功能，關于檔案信息資源開發(fā)利用與整合，引發(fā)了人們的思考。

一、檔案信息資源的開發(fā)利用，包括以下六個方面

1. 開發(fā)利用工作的主體是檔案工作者，即各級各類檔案館（室）從事檔案信息開發(fā)利用工作的部門和工作人員，他們處于開發(fā)利用的主導地位，是決定開發(fā)利用工作成敗的關鍵。

2. 開發(fā)利用的對象是館（室）藏檔案資料，它們是開發(fā)利用的物質基礎。館（室）藏檔案資料包括檔案原件，同時也包括對原件內容進行篩選、加工、轉化而來的二次文獻或三次文獻，以及各種資料。

3. 開發(fā)利用的客體是本單位或社會上的檔案信息利用者，他們是檔案信息開發(fā)利用的最終受益者，同時也是開發(fā)利用活動的檢驗者。檔案信息開發(fā)利用的成果，其產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益必須通過利用者去實現(xiàn)。利用者并非簡單地、被動地接受檔案信息，而是有選擇地接收利用檔案信息。

4. 開發(fā)利用工作必須借助于一定的工具和手段。檔案信息資源具有原始性、分散性等特點，檔案工作者要快速、準確、系統(tǒng)地提供利用者所需的檔案信息，必須運用各種檢索工具來準確、及時地選擇、發(fā)現(xiàn)、定位利用者所需的適用信息，并通過各種工具來進行科學加工和處理，及時將信息定向或多向傳遞給特定利用者。

5. 開發(fā)利用的任務是實現(xiàn)檔案信息的共享，即把館（室）藏檔案，通過多種渠道和方式進行選擇和傳播，使之流動和共享，以此激活檔案中蘊藏的知識和信息，實現(xiàn)一定的經(jīng)濟價值或社會價值。

6. 開發(fā)利用工作的目的是最大限度滿足社會的檔案信息需求。社會需要是開發(fā)利用的前提和動力，開發(fā)利用的目的就是為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則

1.服務原則

開發(fā)利用工作是以服務和滿足社會需要為生存與發(fā)展條件，其實質在于提供檔案信息為社會實踐服務，因此，服務于社會是它的根本目的和總的指導思想。

貫徹服務原則，最重要的是檔案工作者必須明確服務方向，堅定服務思想。明確服務方向，是指檔案信息資源開發(fā)利用工作要具有正確的方向，應當隨著黨和國家工作重心的轉移而轉移，為中心工作服務，要適應社會多方面檔案信息利用的需求。堅定服務思想，就是要求檔案工作者明確檔案工作為社會各方面服務的思想，樹立良好的職業(yè)道德，充分發(fā)揮主觀能動性，研究掌握檔案信息利用需求的特點和規(guī)律，千方百計地為利用者提供方便。

2.開放原則

在開發(fā)利用工作中貫徹開放原則，是《檔案法》賦予檔案部門的職責，它符合檔案信息發(fā)揮作用的根本規(guī)律，也是社會發(fā)展的必然趨勢。

開放原則就是要求檔案工作者在開發(fā)利用檔案信息工作中，要在遵守國家有關法律法規(guī)前提下，最大限度地解放思想，根據(jù)社會實踐利用檔案的需求，最大限度地提供檔案信息，實現(xiàn)資源共享，充分保障利用者利用檔案的基本權利。

3.法制原則

法制原則是開發(fā)利用工作必須貫徹的重要原則之一。由于檔案信息具有一定的機密性，決定了在檔案信息資源開發(fā)利用中必須設定必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。檔案信息在開發(fā)利用中不能失、泄密，否則就要觸犯法律。《檔案法》等有關法律法規(guī)，對檔案開放時限、內容控制范圍、服務對象、內外有別等都作了詳細規(guī)定，是每個檔案工作者在開發(fā)利用檔案中必須牢牢把握的。

遵循法制原則，要求檔案工作者在開發(fā)利用工作中以法律為準繩，做到既要進一步開放檔案，促進檔案信息的充分合理利用，又要嚴格堅持保密，保障黨、國家和人民的利益不受損害。

4.效益原則

遵循效益原則，就是要求檔案開發(fā)利用工作要講求實效，能為社會提供更多有價值的、社會需要的檔案信息。為此，檔案部門在實際工作中要強調開發(fā)利用工作與效益的統(tǒng)一，不能為開發(fā)而開發(fā)，而是以它作為實現(xiàn)效益的手段和途徑，以取得效益為目標，創(chuàng)造性地、有針對性地開展檔案信息資源開發(fā)利用工作。

上述四個原則是一個統(tǒng)一的、不可分割的整體。同時，檔案信息資源開發(fā)利用的過程，也就是檔案資源整合的過程。

三、檔案資源整合的含義和理論基礎

檔案信息資源整合就是對分散在本行政區(qū)域內各系統(tǒng)、各部門和各單位的檔案通過科學分類整理編目和數(shù)字化處理，將檔案實體和數(shù)字信息及查詢系統(tǒng)資源通過實體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達到檔案的物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合和查閱利用系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)檔案信息資源共享的工作。

全宗理論是整合檔案信息資源的理論依據(jù)，一個全宗的檔案不能分散，它是一個有機整體。為了保證國家檔案全宗的完整性，必須堅持集中統(tǒng)一管理的基本原則，整合檔案資源，維護全宗的完整與安全，維護黨和國家的歷史真實面貌。

四、檔案資源整合的現(xiàn)實意義

1.檔案資源整合是社會發(fā)展對檔案利用的新要求

檔案部門只有通過檔案信息資源的整合，才能為社會提供利用檔案信息儲備物質保證和條件，才能最大限度地滿足人們利用檔案信息的需求。專業(yè)檔案主要是以系統(tǒng)專業(yè)主管部門管理，其形成專業(yè)檔案主要是立檔單位或專業(yè)檔案館收集保管；專業(yè)檔案服務的對象主要是黨政機關和各級領導，局限于本單位利用。從而形成了管理上條塊分割，檔案資源分散，國家綜合檔案館檔案資源匱乏，檔案部門服務功能衰減的局面。這與當今所處的有計劃的市場經(jīng)濟和時期，經(jīng)濟社會快速發(fā)展、社會各界人民群眾對檔案信息的需求相比，是極不協(xié)調、很不適應的。檔案資源整合要通過各級國家檔案館對本行政區(qū)域內的檔案資源實行集中統(tǒng)一管理，變專業(yè)檔案的多頭管理和分散保管為國家綜合檔案館集中統(tǒng)一管理，調整國家檔案資源歸屬與流向，優(yōu)化國家檔案資源配置，建立覆蓋社會各方面的檔案資源體系，最大限度發(fā)揮其作用，滿足新時期社會各界利用檔案的需求。

2.檔案信息資源整合是檔案館固本強身的需要

整合檔案資源是檔案館工作的物質條件，是檔案館固本強身的基礎性工作。在全面建設小康社會，促進社會和諧發(fā)展新的歷史時期，各級國家檔案館首要任務是加強檔案資源建設，通過改革檔案管理模式，強化檔案接收和征集工作，整合資源，改善結構，豐富館藏，尤其是把滿足人民群眾物質文化需求的服務民生的檔案收集進館。一方面只有將分散在各個部門和單位的檔案資源和現(xiàn)行文件進行集中，才能完善檔案館實現(xiàn)基本功能的基礎條件；另一方面對檔案資源進行優(yōu)化配備和開發(fā)利用，才能變多頭管理為集中管理，變檔案分散為集中，由無序到有序，從紙質到電子；才能變被動為主動，依法向社會開放利用檔案，增強服務功能，提升服務質量。

五、檔案信息資源整合的方法和途徑

1.確立整合檔案資源的目標

檔案行政管理部門和檔案館要明確檔案工作服務經(jīng)濟社會發(fā)展、服務民生的重點，盡快改變館藏以文書檔案為主，兼有少量的科技檔案、專門檔案和部分不系統(tǒng)的民生檔案的狀況，強化檔案行政管理部門的主體地位，對本行政區(qū)域內檔案工作實行有效監(jiān)管，理順檔案的歸屬與流向，加大檔案接收、征集力度，將重大改革、重大活動和重點項目檔案和涉及民生的戶籍、婚姻、生育、就業(yè)、土地、林權、移民、房產(chǎn)、醫(yī)療、保險等檔案和已公開的現(xiàn)行文件進行整合，夯實檔案資源基礎；以為民、便民、服務民生為出發(fā)點，除在檔案館建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成檔案信息孤島外，還要將開放的檔案信息和已公開的現(xiàn)行文件經(jīng)過數(shù)字化加工，上傳到英特網(wǎng)；通過黨政辦公專網(wǎng)備份各黨政機關單位的現(xiàn)行文件，形成電子檔案，供黨政機關共享，并及時將其電子文件和機關檔案目錄數(shù)據(jù)離線充實到檔案館檔案信息數(shù)據(jù)庫孤島，從而實現(xiàn)到檔案館現(xiàn)場查閱、上英特網(wǎng)在線查詢和辦公專網(wǎng)查閱的利用系統(tǒng)。

2.采用科學的檔案信息資源整合方法

檔案資源整合是一項專業(yè)性很強的工作，必須要有先進的理念、先進的設備和科學方法，才能實現(xiàn)既定的目標。在理念上要堅持“三高”，高起點、高標準、高效率；設備配置“三機”，計算機、復印打字機和掃描儀；收集方法上三種途徑，檔案實體整合、檔案數(shù)據(jù)整合和檔案利用系統(tǒng)整合；傳輸上三個網(wǎng)絡，檔案館局域網(wǎng)、黨政辦公專網(wǎng)和英特網(wǎng)；利用上三種方式，檔案館查閱大廳現(xiàn)場查閱，黨政辦公專網(wǎng)上查閱和英特網(wǎng)上在線查閱。

通過檔案資源整合，強化了檔案資源集中統(tǒng)一管理的原則，保證了國家全宗的完整性，安全性，利用有效性；為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創(chuàng)造了基礎條件；實現(xiàn)了檔案工作由封閉型向開放型轉變，強化了檔案信息的服務功能。檔案資源整合是一項管理體制和服務機制的創(chuàng)新，但也存在著不同程度地對檔案室工作的削弱現(xiàn)象，需要在今后工作中不斷改進完善，實現(xiàn)檔案館工作和檔案室工作的雙羸。

六、檔案信息資源的開發(fā)利用與整合離不開檔案網(wǎng)站建設

隨著國際互聯(lián)網(wǎng)絡在世界范圍的迅速發(fā)展，信息資源的全球交流與共享正在變成現(xiàn)實，檔案網(wǎng)站也如雨后春筍一樣迅速發(fā)展起來，成為檔案部門對外提供服務的新窗口。

檔案網(wǎng)站有廣義和狹義之分。廣義的檔案網(wǎng)站是指一個應用框架，它將各種檔案應用系統(tǒng)和各類檔案信息資源集成到一個信息管理平臺之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶，從而建立起檔案部門面向各類用戶的信息通道。狹義的檔案網(wǎng)站，是指基于互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息資源進行集成并提供有關檔案信息服務的應用系統(tǒng)。這里主要從狹義的角度敘述。

檔案網(wǎng)站建設是檔案館拓展服務功能和檔案信息化建設的重要內容，它應是一個集多項功能于一體的開放性服務窗口。其基本功能包括以下幾方面：

1. 檔案信息服務功能。這是檔案網(wǎng)站的基本功能，也是區(qū)別于其他網(wǎng)站的本質所在。建立檔案網(wǎng)站的主要目的是向社會公眾提供檔案信息服務，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡可以實現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡完成檔案信息的傳輸服務。為此，檔案網(wǎng)站應該提供盡可能豐富的檔案信息資源和在線查詢服務。

2. 宣傳功能。檔案網(wǎng)站的宣傳功能有兩方面：一方面，它可以成為檔案工作、檔案機構和檔案職業(yè)形象宣傳的有效工具，可以利用館藏檔案資源進行宣傳；另一方面，通過網(wǎng)上檔案展覽、檔案公布等形式，開展傳統(tǒng)歷史文化教育和愛國主義教育，發(fā)揮檔案網(wǎng)站的社會宣傳教育功能。

3. 網(wǎng)上辦事功能。檔案信息服務只是公眾單向的從檔案部門接收信息，卻無法向檔案部門提出要求。因此，檔案網(wǎng)站還需要在檔案信息服務的基礎上，增加動態(tài)咨詢服務，實現(xiàn)網(wǎng)上辦事，達到檔案部門與公眾之間的雙向互動。如檔案行政許可的申請和辦理、檔案業(yè)務培訓的報名與確認、查閱檔案的請求與回復等。

4. 交流功能。通過網(wǎng)上對話、留言板與網(wǎng)上調查、網(wǎng)上投訴、電子信箱等方式，檔案網(wǎng)站可以起到檔案部門與公眾之間交流的信息橋梁作用。應建立相應的回應機制，對公眾的建議和意見要及時反映并做出有效處理。

“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”，檔案工作者探索的腳步永遠不會停止，在新的形勢下，檔案工作者一定要把握機遇，迎接挑戰(zhàn)！〔責任編輯：譚 蕊〕