疾病預防控制檔案信息開發利用的影響因素與應對措施

姜秋梅

摘 要：作者總結分析了影響疾病預防控制檔案信息資源開發利用的科學技術和內部因素的具體表現，并根據實際情況，提出了樹立有利于疾病預防事業發展為目的的服務理念、充分研究和了解疾病預防事業的發展需要熟悉館藏檔案、正確處理檔案基礎工作與利用工作的關系和正確處理檔案利用與保密的關系的應對措施。

關鍵詞：疾病預防控制 檔案信息 開發利用 影響因素 應對措施

中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（c）-0184-01

隨著每年疾病預防控制檔案的數量和質量均不斷提高，檔案管理人員素質和法制意識的進一步增強，開發利用檔案信息的質量得到進一步發展。尤其是在開展計量認證、迎接部門檢查考核等工作中，疾病控制檔案得到有效開發和利用，促進和提高了疾病控制事業的發展和質量，推動了經濟社會協調發展。為更好地開發利用疾病預防控制檔案信息，筆者分析其影響因素，并提出針對性的應對措施。

1 影響因素

1.1 科學技術因素

隨著科學技術的不斷拓展，數字化信息記錄技術越來越成熟，電子文件和檔案數字化已占據主導地位。電子檔案的利用方式和方法與傳統紙質檔案明顯不同，檔案管理人員無需到檔案庫房內調卷，而是通過調取服務器里的檔案數據為公眾提供服務，將數字化檔案通過網絡上傳服務器后，檔案查閱者通過網絡借助檔案管理軟件查詢調用檔案資料，達到服務快捷、信息共享的目的。

檔案服務和利用方面也面臨著新的問題，因為基于當今先進的網絡信息技術，人們對檔案信息的利用需求不斷增強，希望能夠快速準確地獲得檔案資源的要求與傳統的檔案服務流程在時間、地區、服務方式等方面的矛盾顯現出現。管理部門要利用網絡和計算機網絡資源共享來實現疾病控制檔案的收集、整理、編目、編研，為檔案信息的開發利用做好準備，對檔案信息在數量、質量等方面提出了更高的要求。

在辦公自動化系統中，檔案信息化系統涉及到大量機密文件，就要求涉密檔案信息在整理、利用時要采取徹底的防范措施，在確保檔案信息的安全前提下，不斷提高疾病控制檔案管理的現代化水平，在加快機關檔案信息化建設的同時，既要保證檔案信息的安全又要為需求部門提供快捷、便利、系統的檔案信息。

1.2 疾病控制內部因素

在中國社會主義市場經濟體系逐步完善的過程中，人們往往會關注經濟發展的工作內容，往往不夠重視疾病控制檔案工作的實際作用和潛在意義，嚴重影響了疾病控制檔案工作的發展。單位雖然制定有相關的檔案管理規章制度，達到統一領導，分級管理的要求，確保檔案收集的完整、規范、準確，檔案工作納入本單位發展的規劃中，建立相應的檔案管理機構，配備專（兼）職檔案管理人員，建立檔案管理網絡體系等，但在制度執行的過程中還存在一定問題。如疾病控制科研檔案因項目完成跨越時間較長，檔案管理人員缺乏與科研課題負責人、科研相關部門經常性的溝通，易造成科研檔案收集不全，資料散落在部門內或個人手中；科研人員缺乏與檔案管理部門經常性的溝通，有利用檔案的需求卻得不到及時有效的服務，疾病控制檔案擁有、管理和利用部門之間無法形成有效的服務渠道，使疾病控制檔案無法發揮其應有的最大作用。

2 應對措施

2.1 樹立有利于疾病預防事業發展為目的的服務理念

疾病控制檔案管理是一項服務性很強的工作。國家十分重視疾病控制工作，疾病控制事業得到長足發展。疾病控制工作對疾病控制檔案的利用需求越來越高，側重點從傳統急性傳染病防治、五大衛生監督監測拓展到慢性非傳染性疾病和新發傳染病防治、突發公共衛生事件處置等方面。檔案管理人員要有良好的敬業精神、高度的責任感、熱情周到的服務態度，具有較高的外語和計算機知識水平。要解放思想，拋掉“重藏輕用”、“坐等上門”的舊觀念，能夠與單位業務人員廣泛交流，了解各部門工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求，根據不同的利用需求有針對性地提供檔案，開展定題服務、科研科題跟蹤服務。要明確檔案工作的根本目的是為了提供利用檔案以滿足各項工作的需要，疾病控制檔案的價值才能得以體現。公眾也只有在親身感受到疾病控制檔案對實際工作的作用時，才能不斷提高疾病控制檔案工作的社會地位。

2.2 充分研究和了解疾病預防事業的發展需要，熟悉館藏檔案

檔案利用工作的服務對象很廣泛，利用者的情況千差萬別，利用需求各有特點，且隨著時間的推移利用需求也在發生變化。研究檔案利用需求在很大程度上是了解檔案利用發展變化的規律，能夠作出科學的預測，從而為更好地開展檔案利用工作創造條件。檔案管理人員思想上要開拓進取，與時俱進，對有利于疾病控制檔案發展的事情大膽探索，并在實際工作中予以實踐完善；其次要開闊眼界，學習新知識新技術，把疾病控制檔案納入疾病防控信息化工作中，用計算機網絡化管理代替傳統的手工操作。熟悉檔案的內容是做好利用工作的另一必要條件。只有對檔案部門保存的檔案的內容、數量、保存狀況、存貯地點十分清楚，真正做到如數家珍，才能為利用者及時、準確、迅速地提供檔案，對利用者提供必要的參考咨詢幫助。

2.3 正確處理檔案基礎工作與利用工作的關系

在疾病控制檔案業務工作中，利用工作是目的是主導，但利用工作必須建立在完善的基礎工作之上。在重視檔案利用工作的同時，要狠抓基礎工作，以利用工作促進基礎工作，以基礎工作保障利用工作，做到相互結合，共同發展。要明確影響檔案服務效益的關鍵是檔案服務中供求雙方的吻合度。檔案部門提供的檔案與利用者對檔案需求相吻合，利用者的需求才能夠滿足，檔案工作的效益才能實現。要提高供求雙方的吻合度，一是要求利用者能夠準確表達自己的需求，二是要求檔案管理人員能夠根據其需求提供快速、完整的檔案資料。

從檔案服務的角度來說，檔案管理人員要做好第二方面的工作。它既要求檔案管理人員研究利用者的心理，了解需求方向，預測需求變化趨勢，還要求檔案管理人員熟悉館藏，熟練地掌握提供檔案服務的各種業務技能，才能知已知彼，實現雙贏。

2.4 正確處理檔案利用與保密的關系

隨著疾病控制事業的發展，檔案的開發利用發揮越來越重要的作用，要逐漸破除傳統的“利用服從保密”觀念。基于疾病控制檔案自身的特點，部分信息資源有保密要求，只能在規定范圍內控制使用。檔案保密期限的設定應嚴格依據《中華人民共和國保守國家秘密法》設定，不要隨意提高或降低密級，達到保密期限終止時間要及時解密。

在處理保密和利用的關系時，要堅持以黨和國家的利益為重，嚴格按照相關法律、法規和工作制度進行。從檔案保密工作發展趨勢來看，逐步擴大疾病控制檔案的利用范圍和利用對象，適時調整疾病控制檔案的密級，減少利用審批手續，更好地服務利用者，這是值得考慮的一個問題。endprint