以“館外工作館內做”模式推進檔案資源建設

劉海紅

（邳州市檔案局，江蘇徐州，221300）

檔案資源建設是檔案館開展服務的基礎條件，是打造特色館藏和構建"五位一體"功能檔案館的重要內容。檔案資源建設工作量大，難度也較大，如何做好做優此項工作，是檔案工作者長期以來面對的現實問題。本文就邳州市檔案館做好檔案資源建設的方法和途徑談些想法。

邳州市檔案館始建于1959年9月，系國家綜合檔案館，是邳州市委直屬正科級事業單位，2002年晉升為江蘇省一級檔案館，2013年10月通過國家二級綜合館測評。

檔案館總建筑面積11000平方米，其中庫房面積3600平方米，所有檔案均實現了密集架保存，并配備了多功能智能安全保護系統，建有檔案專用局域網和互聯網網站。

檔案館現有館藏檔案資料219975卷（冊）、件。館藏檔案95199卷115253 件，起止年限為1895—2012年。其中建國前檔案共292卷（志譜檔案20 卷，民國檔案262 卷，革命歷史檔案10卷），建國后檔案共94907 卷115253 件，館藏資料9523冊，實物檔案180件，字畫865件，照片、光盤檔案1644張。館藏檔案門類涉及文書、科技、專業（會計、訴訟、普查、清房、婚姻、公證、拆遷、社保）等類別。館藏檔案共劃分8個全宗群，126個全宗。較為珍貴的檔案資料有1895年的《邳州志》、民國檔案、1939年的邳州《大眾日報》等。

2011年、2012年，邳州市檔案局（館）連續兩年獲省檔案宣傳工作一等獎；2011年，被徐州市人保局、徐州市檔案局評為“十一五”檔案工作先進集體；2011年、2012年連續兩年榮獲邳州市委市政府績效考核先進單位。

一、邳州市檔案館檔案資源建設的創新與實踐

1.加強領導，提高認識

檔案資源建設的力度，取決于認識的深度及領導的重視程度。長期以來，我們局（館）就把檔案資源建設放在事業發展全局性的高度加以考慮，無論是制定長期規劃還是年度計劃，都把檔案資源建設列為重要內容。特別是2013年，我們面臨著晉升國家二級館的任務，檔案接收是其中重要一環，全局（館）對此高度重視，成立了全市檔案移交工作領導小組，局（館）長親任組長，對全市各全宗單位在全局（館）內進行了分工包掛，領導小組每周進行調度。同時，邳州市委辦、政府辦聯合下發了《關于做好全市檔案移交工作的通知》，市委常委、組織部長親自召開專門會議作了部署，這為邳州檔案移交工作起到了強有力的助推作用。

2.加大宣傳力度，強化依法征集

一是加大對檔案征集工作的宣傳力度。通過報紙、電視、廣播、網絡等大眾傳媒，大力宣傳檔案工作，提高全民檔案意識和社會對檔案館管理社會文化資源的支持度和認可率，激發移交優質檔案文化資源的熱情。二是加大對各機關、企事業單位檔案依法接收的力度。摸底、查明重點檔案的歸屬去向，依法將移交單位的重點檔案列入年度接收計劃，有針對性做好宣傳工作。

3.制定規范，有序管理

為了依法、規范、有序地推進檔案資源建設，近年來，邳州檔案局（館）根據檔案法律、法規的規定和有關業務標準，結合工作需要，重新修訂了《邳州市檔案館收集范圍實施細則》，制訂了《邳州市檔案館檔案接收暫行辦法》，出臺了《關于加強重大活動檔案管理工作的意見》。上述文件的制定和實施一方面使檔案資源建設有了制度保證，同時，也使檔案資源建設由檔案部門的部門行為逐步擴展到眾多部門的聯合行為乃至政府行為，有效地聚合了資源建設的力量，加大了檔案資源建設的力度。

4.突出重點，攻堅克難

檔案資源建設面廣量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必須突出重點，攻克難點。就檔案資源的征集接收而言，堅持不懈地接收比較容易，集中突擊較難；傳統的紙質載體接收相對比較容易，聲像、電子檔案的接收相對較困難。為此我們動腦筋、想辦法，努力拓展聲像、電子檔案的接收思路，創新檔案資源建設的手段。

由于邳州老檔案館容量原因，已有近20年的檔案未接收，新檔案館投入使用后，檔案移交工作任務十分繁重；同時，由于近年來重城鎮建設和經濟發展，各部門單位的檔案工作受到零落，部分單位的檔案管理不規范，甚至多年未整理。面對繁重的接收任務，邳州檔案館采取“館外工作館內做”的辦法，將全市100多家單位檔案集中到檔案館實行統一指導、統一整理、統一錄入。檔案局全體人員分工負責，每人包掛2個鎮和8個部門單位，對包掛單位實行督促、指導，對來館整理檔案的人員實行免費用餐、免費茶水、免費使用檔案裝具等服務。經過4個月的努力，接收各種門類和載體檔案48832 卷115253 件，并錄入案卷級目錄數據48800多條，文件級目錄數據498600多條。

重大活動檔案和專門檔案的接收也是邳州檔案館今年接收的重點。為了加強對我市重大活動檔案的管理，確保重大活動檔案完整和安全，使其更好地服務于全市改革開放和現代化建設，邳州檔案館先后接收了先進性教育、非典等重大活動和突發事件檔案以及婚姻、拆遷、社保、公證、法援等民生檔案進館，極大地豐富了館藏內容，優化了館藏結構。

三、完善“館外工作館內做”工作模式的思考

邳州市檔案館采取“館外工作館內做”的辦法，在檔案接收工作中起到了立竿見影和事半功倍的效果。一是加快了移交速度，節約了工作時間；二是提高了案卷質量，避免了案卷的重復整理；三是減輕了工作強度，避免了檔案局工作人員在各單位間來回奔波指導之苦；四是解決了部分單位無錄入軟件而無法進行目錄錄入的問題。

“館外工作館內做”是邳州在特殊條件下采取的一種解決問題的具體辦法，在特定時間、特定環境下發揮了積極作用，但在某些方面也值得商榷。

筆者認為，完善“館外工作館內作”工作模式要著力解決好四方面問題：一是采取“館外工作館內做”的前提條件是要有集中的場地、場所，這個場所能夠容納一定數量的人員，能夠存放一定量的檔案；二是要建有能夠進行檔案目錄錄入的檔案專用局域網，這個網要有專人管理，要有足夠的數據接口，要配備足夠的電腦（或由移交單位自帶）；三是要統籌安排好人員對各單位整檔人員進行培訓，統籌安排好人員全天候進行現場指導；四是要準備足夠的財力，統籌安排好人員的食宿及檔案裝具等用品的使用。這樣才能做到忙而有序，快而不亂。