采購方式應用與分析

汪俊峰

（中國石化江漢油田分公司 鹽化工總廠，湖北 潛江433121）

近幾年，因項目建設和產能提升，企業采購量有所增加，采購工作作為一項直接影響投資、成本的管理工作，我們一直將其放在很重要的位置。 采購管理是一項系統工作，采購項目成立后首要工作是選擇采購方式，確定采購方式既明確了工作的操作程序。 不同的采購方式應用中會產生不同的問題，下面結合實際情況，對各采購方式特點、選擇方法及應用中存在的問題進行分析，為完善采購工作提供參考。

1 采購方式分類

采購方式主要有公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源和其它方式，優缺點如下：

1.1 公開招標

所有符合條件的單位均可參加投標，其優點是競爭最強，擇優率高，能較大程度上避免招標中的違法行為，其缺點為程序最復雜、成本最高、費時最長。

1.2 邀請招標

邀請三家以上特定單位參加投標， 與公開招標同屬招標采購范疇，都有法律法規的硬性規定，優缺點雷同但與公開招標相比程度稍弱。

1.3 競爭性談判

邀請三家以上單位就采購事宜進行談判， 優點為具有一定競爭性，采購周期短，成本較低，供需雙方可充分討論；缺點為程序沒有嚴格規定，在公開透明方面不如招標，易人為操縱，結果公正性易被質疑，同時談判人員個人能力對談判結果影響較大。

1.4 詢價

對多家供應商的報價進行比較確定采購對象。 可采用傳真、電郵等方式報價，只允許一次報價，不得就報價進行談判。這種采購方式優點顯而易見，時間短成本低，但其報價方式易造成泄密，且文件簡單，權利義務規定不明確，易產生糾紛。

1.5 單一來源

向唯一供應商采購，這種采購方式無優點可言，選用這種采購方式必須存在不得不選的理由。因為沒有競爭性，賣方處于強勢地位，易增加采購成本，談判中容易滋生索賄受賄現象。

1.6 其它

其它采購方式結合油田實際主要包括內部單位互供和上級部門要求的指定采購。

受物資供應網的限制，油田內企業物資采購基本未采用公開招標方式，其它采購方式有其特殊性，因此實際操作中我們可以自主選擇的采購方式有邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源四種。

2 合理選擇采購方式

結合可選的四種采購方式的特點，從競爭性和程序公開公正透明的角度考慮，在優先選用邀請招標方式的前提下，針對每個采購項目的實際情況，選擇合適的采購方式，才能更好的實現采購目的。

2.1 要保證采購方式選擇的合規性

必須嚴格執行各級相關文件規定， 按要求上報采購項目申請表，特別是達到一定金額原則上要求進行招標，因故采用其他方式時要說明原因，在取得審批后方可按批準的采購方式開展業務，未經主管部門同意不得隨意變更采購方式。

2.2 項目金額不能作為采購方式選擇的唯一指標

油田相關制度要求達到一定金額的采購項目原則上應進行招標，貫徹制度的同時，我們也應結合實際，不能以金額作為采購方式選擇的唯一指標。 首先，要考慮生產需要，影響生產的急需物資，招標耗時長未必能滿足生產要求；其次，金額較小的采購項目也不能全部一詢了之，比如我單位批量采購金屬加工件，預算金額一般8 萬元左右，可不采用招標方式，但因周邊有多家生產企業，投標成本低，供應商響應積極，仍采用了招標方式進行采購；第三，要結合項目復雜性綜合考慮，對項目復雜、標的難于計算的采購項目，即使達到招標的金額要求，但競爭性談判采購方式的靈活談判更有利于實現采購目的；另外部分生產用原料，如純堿、硫酸等，批量采購有時會達到需招標采購的金額，但對供應商來說，采購量仍較小，吸引力不足，我們曾就此類物資組織招標，但供應商并不響應，而且該類采購項目簡單明了，市場價格公開透明，評標的原則也是最低價中標，詢價采購更為合理。

2.3 靈活轉換采購方式

每種物資的采購方式不是一成不變的。以我單位出口產品包裝用木方為例，最初用量少、金額小，供應商為油田改制企業，出于對改制企業的支持，我們采用單一來源方式采購。隨著用量增加，引入同類企業，改用招標方式進行采購，木方采購價格有所下降。 在木方使用中，客戶投訴木方有霉變現象，我們對木方含水量提出更高要求，并要求供應商承諾賠償因木方質量對我廠造成的損失，僅一家供應商敢于承諾，因此選用單一來源方式與該供應商進行談判采購，確保木方質量、避免客戶流失、規避企業風險。通過調整網內供應商，條件成熟時可重新用招標方式采購。

3 采購方式實際應用中存在的問題

邀請招標：一是，招投標文件編制較為復雜，企業內部及與被邀請投標單位之間的溝通較為繁瑣，因招標文件漏洞或者投標單位文件編制錯誤，容易造成招標工作失??；二是，存在領取招標文件、技術交底、現場勘察等時間安排不合理，使投標單位提前相互見面，可能導致串標行為；三是，資格審查工作力度不能放松。我單位在一次閥門邀請招標采購中，本已邀請網內三家供應商投標，后經了解其中一家不久前已控股另一邀請投標單位，因而取消了此次招標，另選合格供應商重新組織招標，網內供應商我們一般認為已審核合格，資格審查容易走過場，這個事件提醒我們在資格審查方面不能放松警惕。

競爭性談判：一是，談判操作程序不夠嚴謹。 因允許多輪報價，談判過程的保密性要求更高，我們要求在與一家供應商談判期間，其他供應商在固定場所等待， 但存在供應商違反規定停留于談判會場附近現象。對談判最終報價，存在按談判次序在各供應商最后一輪談判結束后直接報價，導致談判順序靠前的供應商最終報價存在泄漏的可能；二是，談判小組成員分工不明確，談判時出現各自為陣，重復談判現象；三是，談判人員談判水平有待提高，部分談判人員在談判中對談判技巧、談判策略、談判節奏把握不到位，容易使談判陷入僵局，難以取得預期的談判效果。

詢價：一是，目前我們較多采用傳真或郵件的方式要求供應商報價，信息泄漏點多。組織詢價的工作人員辦公場所不可能是封閉環境，網絡病毒盛行，郵件被竊助并不困難，報價信息保密性差；二是，詢價文件一般較為簡單，往往是一張報價表，技術要求、合同條款等內容不全面，容易產生不必要的糾紛。具體操作中我們出現過這種情況，在詢價文件中明確規定了保質期及合同質保金，供應商傳真報價僅寫明價格、交貨期，對保質期及質保金未做說明，我方視同其默認響應，并通知其以最低價中標，最終在簽訂合同時該供應商提出其報價基于貨到全款付清，若留質保金需要提高報價。 糾紛的產生需要花時間和精力去溝通解決，嚴重時可能導致整個詢價工作失敗重來。

單一來源：相比其他采購方式，談判前標的價格的測算在單一來源采購工作中顯得由為重要，掌握了價格范圍談判時才能做到心中有數。 該項工作是建立在具有完善的價格信息庫的基礎之上，我們在此方面尚有所欠缺，一是，部分采購過的設備有整機價格但配件價格不全，而配件大多是必須采用單一來源方式采購的；二是，工作缺乏前瞻性，對未采購過但企業可能需要的設備，價格信息平時未進行收集；另外單一來源采購由于沒有競爭對手，供應商相對更為強勢，談判的過程更為艱難，談判人員的談判技能更為重要，這方面也有待加強。

4 改進的措施與建議

通過了解各種采購方式的優缺點，總結分析過去各種采購方式在實際應用中碰到的問題，對如何進一步完善采購工作，我認為可以采取以下幾點：

4.1 做好采購計劃工作，為采購工作預留足夠時間

該項工作是選擇采購方式的基礎條件之一， 采購部門要主動把握企業生產和項目進展情況，對各單位的采購需求做到心中有數，盡量避免緊急采購情況發生。 一是，防止本可采用邀請招標、競爭性談判方式進行采購的項目因時間關系采用其他采購方式；二是，避免本可以用密封報價進行詢價采購的采用傳真、電郵等方式報價；三是，避免因時間緊溝通不充分而導致招投標文件編制不完善； 四是有利于分別安排供應商進行領取招標文件、現場勘察等工作避免互相之間提前見面。

4.2 動態管理供應商網絡

對不能保證至少有三家合格供應商響應的采購項目進行梳理，清除長期不響應我單位采購項目的供應商，引入新的合格供應商，杜絕出現網內有足夠數量供應商卻只有一或二家響應采購項目，避免網內供應商原本就不足三家的情況；關注因專有技術等因素長期選用單一來源采購的單位， 了解市場上可與其形成競爭的企業或技術成長情況，條件成熟時引入以形成競爭機制；掌握供應商股權變更情況，避免發生互有關聯供應商同時參加同一采購項目的情況。 總體來說，除特殊情況外每個采購項目在網內能保持四到五家積極響應的合格供應商，更有利于形成競爭局面。

4.3 完善制度，規范工作程序

完善各種采購方式操作程序，在實際操作中發現問題解決問題并要形成制度，防止再犯。對一些細節的問題要引起重視，比如競爭性談判中限定供應商活動范圍使之與會場絕對隔離，最終報價提供便利條件采用密封報價方式等等，要加強制度和工作程序的宣講力度，對違反規定的工作人員、評委、談判代表和供應商不能講情面，處罰要落到實處，全力創造公平競爭的環境，避免糾紛。

4.4 進一步完善價格信息庫

價格信息的收集整理是一個長期積累的過程，需要長抓不懈。 一是，要將價格統計工作納入日常工作，由專人進行信息匯總和更新；二是，在進行設備采購時要求供應商提供配件及其他輔助設備的明細報價，有利于價格信息的收集；三是，通過信息梳理了解缺失的價格信息并重點收集，在與外界的交流、考察調研中注意收集企業可能需要的設備、材料的價格信息并錄入價格信息庫，以備不時之需。 總的來說，價格信息越準確越全面越有利于采購工作。

4.5 加強學習，提高業務能力

工作人員要提高文件編制能力，要增強工作責任心，學習并完善文件編制的方式方法，編制前做好充分的內部溝通，編制后進行細心的檢查核對，確保文件的編制格式規范內容清晰全面，避免因文件錯漏，特別是針對容易引起大意的詢價文件，從文件編制的角度考慮，可以要求供應商按我方編制的報價單進行報價；采購人員要提高談判能力，體現集體談判的優勢，談判小組中，成員之間應事先進行明確的分工，在談判過程中，要注重互相之間的配合，注意談判技巧、談判進程和談判的整體節奏，掌握談判的主動權，避免來而不談、各自為陣和簡單粗暴的談判方式。