大型活動策劃策略研究

關筱童 胡雪瑩 包玲玲 張 璐 石愛麗

(遼寧工業大學 文化傳媒學院，遼寧 錦州 121000）

1 大型活動的定義

大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。掌握大型活動的定義要求我們必須把握三個要點：

第一，大型活動的目的性。大型活動的舉辦需要耗費大量的物力、財力和精力，為了取得舉辦活動的預期效果，達到我們舉辦活動想要的目標，并傳達出活動背后的深遠意義，使主辦單位的投資帶來成效并獲得回報，所以活動的策劃不僅要能滿足主辦單位的期望，也要能滿足參與者的期望。

第二，大型活動的計劃性。凡事預則立，不預則廢。大型活動牽涉利益廣泛，更應該有詳細的計劃。要提前策劃好年度和月度的選題立項計劃，還可以按日期排出擬舉辦大型活動的計劃表，并明確舉辦的時間、地點、規模和責任。

第三，大型活動的參與性。大型活動一個重要的概念就是體現在這個“大”字，在人數上就體現在參與人數的眾多，但是大型活動和小型活動的根本區別不僅在于參與人的數量，而是在于活動的社會化程度。

2 大型活動的特點

第一，目的鮮明。大型策劃活動應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。在大型活動策劃中，我們經常會遇到公關目標與社會需求相矛盾的情況，一個組織的形象只有永遠與社會協調同步，才有可能在社會環境中樹立起它的良好組織形象。因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個主辦單位的立場上。

第二，傳播廣泛。大型活動本身就是一個傳播媒體，它的作用像一個大眾傳播媒介一樣。但是在大型活動沒有組織之前這種作用表現的不是特別明顯。就大型活動本身來說，它也會吸引公眾與媒介的參與，而公眾與媒介正是信息傳播的重要渠道。

第三，高投資性。高投資是大型活動的基本特點。一個大型活動往往要投入大量的的資金和費用，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。

第四，嚴密的操作性。在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。策劃大型活動每一次都是現場直播，一旦出現失誤就無法彌補了。所以，大型活動的策劃與實施的周密性是絕對不能掉以輕心的。

3 大型活動策劃步驟

從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執行：

第一，立項。把活動作為一個項目確定下來，活動的計劃、進度、效果都要十分清楚。

第二，進行調查和可行性研究。國家關于大型活動方面的政策和法規、公眾關注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調查的內容?？尚行匝芯浚且粋€十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應性，包括社會環境和目標公眾的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動要有利于節省宣傳費用。還有社會物質水平的適應性，大型活動需要動用許多社會物質，許多創意也需要物質的支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。最后一個是應急能力的適應研究性，需要提前做好應變措施，如天氣變化、安全設施等。

第三，升華創意主題。除了個人創意外，大型活動還特別強調群體創意的概念，但這不是泯滅個人的創意，因為集體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程，作為現代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某一個人的杰作。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優選法，輪轉式優選法和優點移植法。

4 大型活動策劃策略

在這次大型社會主題活動中，我們發現了不少問題，也積累了不少經驗。主要有以下幾個方面：

首先，提高參加人數預估百分比。一般組織大中型策劃活動，都會給參加者準備一些小的禮品。無論禮品價值多少，對于參加活動的人來說都是一份期待。要充分把握人們“愛湊熱鬧”和“占小便宜”的心理。因此，參加活動的人數至少要按照超出四分之一的人數來預估，否則，參與人數一旦超出預估就會很麻煩。

其次，設立特別通道。在活動開始和結束時，注意安排人員入場和退場順序。安排時一定要確保步驟簡潔，避免造成擁堵，以免發生意外。特別是參與者中老人和孩子較多時，最好設立特別通道，以保證弱勢群體的人身安全。

再次，保證團隊溝通順暢。溝通暢通包括兩個方面，一是活動前工作人員的培訓。工作人員對活動的了解程度直接關系到員工的工作積極性，進而影響到整個活動的氛圍。二是活動中工作人員的通信。無論我們在活動前準備的多么充分，都不能保證活動中一定沒有意外出現。而對于意外的處理第一要求是迅速及時，所以在一個大型活動中，工作人員之間要保持信息暢通，以便人員調動部署。

同時，設立特別接待人員。組織大型活動，難免會有些和主辦單位或承辦單位熟識的人員，為避免其他參與人員覺得活動不公正，要做到讓活動參加者感到一視同仁的同時，也接待好特別人員。

最后，準備突發事件處理場所。無論活動場面多大，一定要準備一個專門處理突發事件的接待場所，專門來處理那些“個別”的參與人員。因為活動現場有很多人，只要有一個參與者在宣傳對活動的不滿，就會得到許多其他參與者的情緒。因此，只要發現這樣的人，一定要迅速把他帶到突發事件處理的固定場所，認真接待處理，減少惡性傳播概率。

在大型活動的策劃方面我們需要采取一些策略，以方便我們更好地策劃活動和活動的順利舉辦。

第一，應該設計一個能較好表達我們主題的氛圍的設計，我們應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍烘托出來，但正是在這點上往往引不起大多數人的重視，他們只考慮某一個活動環節上的創意，而忽略了在場地上的創意而影響到了整體的創意。

第二，創造活動的點睛之筆。在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結提高，就一定能創作出更多、更有影響力的大型活動。

第三，策劃意識要超前。強化超前選題立項的策劃意識，強化活動前期的推介炒作意識，可預見性的選題立項后就要進行前期的推介炒作，為活動的最終舉辦宣傳造勢。通過前期宣傳，可以借助節目的特色與賣點吸引企業的眼球，促使企業對該活動進行投資贊助。

第四，策劃環節要周密。一項大型活動能否成功，30%在準備，70%在執行。再優秀的創意僅是開始，還要經過很多環節的落實，好的想法才能變成現實。這就要求在活動的實施過程中，必須任務到人，落實責任。

第五，策劃時刻都要創新。在策劃大型活動時，當主題確定以后，一定要用創新的意識來指引活動的進展，不能因循守舊，要有自己的特色，節目總體上必須有所創新，才能突出自身的特點。這就要求節目策劃人員有獨特的生活體驗和善于長期關注某些社會現象，并對這些社會現象有所思考和感悟。只有具備這種能力，才能在節目策劃過程中別出心裁，打破常規，形成新穎奇特的創意。