淺談民營(yíng)企業(yè)檔案管理存在的問題及其對(duì)策

趙艷紅

（棗陽市計(jì)生執(zhí)法大隊(duì)，湖北 棗陽441200）

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形式日益成為人們所關(guān)注的重點(diǎn)，它已經(jīng)成為縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主題。 所謂民營(yíng)企業(yè)就是由若干私有經(jīng)濟(jì)組織或個(gè)人按照平等互利的原則經(jīng)國家工商行政管理部門批準(zhǔn)而設(shè)立的一種股權(quán)式的合資企業(yè)或獨(dú)資企業(yè)。它的迅速發(fā)展與不斷壯大，給我們檔案部門提出了新課題，如何做好民營(yíng)企業(yè)檔案工作呢？下面僅就我們?cè)诠ぷ髦杏龅降膶?shí)際問題和具體做法談些粗淺認(rèn)識(shí)，以供同行參考。

1 民營(yíng)企業(yè)在內(nèi)地發(fā)展的現(xiàn)狀

就我市而言，企業(yè)共有517 家，其中民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形式在九十年代中后期開始出現(xiàn)，當(dāng)時(shí)僅寥寥幾家；近兩年，隨著國有企業(yè)的改制和破產(chǎn)，國營(yíng)和集體企業(yè)在我市已所剩無幾，而民營(yíng)企業(yè)則達(dá)到481 家；占全市企業(yè)的93%。 目前其進(jìn)展?fàn)顩r大致可分為以下三種情況：第一類，發(fā)展較早，已初具規(guī)模，比較成熟的民營(yíng)企業(yè)有南城盛隆聯(lián)合公司、北城西園盛康實(shí)業(yè)公司、市金銀首飾廠等;第二類,制定了章程,準(zhǔn)備發(fā)行股票的有琚灣糧油加工廠、太平草柳編制工藝廠等;第三類,正在考察學(xué)習(xí),準(zhǔn)備制定章程發(fā)行股票的有環(huán)城燈具廠、南城塑料廠、興隆預(yù)制廠、鹿頭輕機(jī)廠等。 其中金銀首飾廠屬中外合資的股份制企業(yè),僅占全市股份制企業(yè)的4.3%;由此可見,股份制企業(yè)在內(nèi)地尚屬起步階段,有廣闊的發(fā)展前景。 目前主要形式是當(dāng)?shù)氐男∑髽I(yè)走向聯(lián)合,成立較大的股份制廠家、 公司等以發(fā)行股票來擴(kuò)大企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng);中外合資企業(yè)在內(nèi)地所占比例不大,但有發(fā)展的趨勢(shì)。

2 民營(yíng)企業(yè)檔案管理存在的問題

從對(duì)民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查情況來看，民營(yíng)企業(yè)檔案管理普遍存在著許多問題。 其中最為突出的是集中統(tǒng)一管理問題。 我市481 家股份制企業(yè)中建立綜合檔案室、設(shè)專職檔案員的只有家，只占21.7%，民營(yíng)企業(yè)的組成形式比較松散，例如：棗陽市北城西園盛康實(shí)業(yè)公司就是北城西園村將村辦的花木公司、紙箱廠、房產(chǎn)開發(fā)公司、電鍍廠、西城賓館等5 個(gè)企業(yè)協(xié)調(diào)起來組成的;這種松散的形式給企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理帶來了諸多不便； 同時(shí)企業(yè)管理者在企業(yè)成立之初急功近利，對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，舍不得投入人力，物力，檔案東一堆，西一堆，分散在各處，無專人保管，亦無專庫保存；檔案“散、亂、缺、損”現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案工作難以正常開展。

其次，是檔案收集不全。一個(gè)民營(yíng)企業(yè)從其發(fā)起到成立，要形成大量的文件材料；包括企業(yè)的設(shè)立方案、章程、提交申請(qǐng)報(bào)告、企業(yè)發(fā)起人情況、招股說明書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、成立董事會(huì)、理事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)等所形成的文件材料以及其成立后在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研、基建等一切活動(dòng)中形成的文件材料都屬其檔案收集的范圍;但股份制企業(yè)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)是股東大會(huì)或監(jiān)事會(huì)而不是政府,企業(yè)合資者們檔案意識(shí)又比較薄弱,再加上檔案工作與其它工作相比屬于長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的事業(yè),這樣就不容易得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和管理人員的重視;致使許多重要材料不能及時(shí)收集歸檔,時(shí)間一長(zhǎng)也就散失,無處尋找,嚴(yán)重影響了股份制企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。比如：有一臺(tái)商欲與北城塑料廠合資開發(fā)一個(gè)新項(xiàng)目，但由于廠方的檔案資料殘缺不全，拿不出令人信服的證據(jù)，臺(tái)商遲遲難以決策，終使項(xiàng)目告吹。

第三，就是股份制企業(yè)的專兼職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較差,不熟悉檔案業(yè)務(wù),承擔(dān)不了企業(yè)董事會(huì)交給的檔案管理職責(zé),主要表現(xiàn)在:閱卷跨年度,組卷不分問題和類別;有的則干脆將每年的檔案資料往角落里一塞了事, 檔案管理處于混亂狀態(tài); 這些都不能適應(yīng)股份制企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的需要。

3 加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案管理的措施

3.1 大力宣傳貫徹《檔案法》,提高民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者和管理者的檔案意識(shí)

民營(yíng)企業(yè)的主要特點(diǎn)是企業(yè)私營(yíng)、自負(fù)盈虧和自擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。 因此企業(yè)的投資者希望把企業(yè)辦好，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；而檔案管理的好壞，直接影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平和發(fā)展后勁。 我們檔案部門要利用各種方式和方法大力宣傳《檔案法》及檔案工作的意義。比如可以利用廣泛散發(fā)《檔案法》小冊(cè)子、收集編發(fā)《檔案利用效果選》等來引導(dǎo)他們重視檔案工作。 只有企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的檔案意識(shí)提高了，才有可能在民營(yíng)企業(yè)成立之初，就把檔案工作納入民營(yíng)企業(yè)管理層的議事日程；在企業(yè)中建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,設(shè)立機(jī)構(gòu),配備人員,為企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理創(chuàng)造必備的條件, 為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造良好的氛圍。

3.2 多途徑引導(dǎo)，不斷推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的深入發(fā)展

一是，輿論宣傳引導(dǎo)；二是，政策規(guī)范引導(dǎo)；三是，工作典型引導(dǎo)。《檔案法》是開展各項(xiàng)檔案工作的法律依據(jù),面對(duì)股份制企業(yè)這一新的事物,我們要用好、用足、用活《檔案法》。 在實(shí)際工作中可依照其有關(guān)條款,建立檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書制度,聯(lián)合股份制企業(yè)的監(jiān)事會(huì),對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行督查,發(fā)現(xiàn)有不足之處和違法現(xiàn)象,比如有人將重要檔案資料占為已有而不交出歸檔或私自銷毀、更改檔案等,就給違法者寄一檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書,限期改正,到期不改的,將依法追究其責(zé)任。 檔案法制觀念的增強(qiáng),對(duì)于維護(hù)歷史面貌和檔案資料的齊全完整等都有重要的作用。

3.3 調(diào)整業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式，搞好對(duì)民營(yíng)企業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

縣級(jí)市的業(yè)務(wù)指導(dǎo)科一般只有三、五個(gè)人，卻要擔(dān)負(fù)全市眾多單位以及機(jī)關(guān)檔案管理、大型工程、專題活動(dòng)、文書立卷等的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)，所以業(yè)務(wù)工作往往處于被動(dòng)指導(dǎo)地位；面對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案，我們應(yīng)調(diào)整業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式，改被動(dòng)指導(dǎo)為主動(dòng)指導(dǎo)，采取電話咨詢、主動(dòng)登門、親自動(dòng)手等方式強(qiáng)化其業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其檔案員能盡快地掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，以適應(yīng)工作需要；在此基礎(chǔ)上，還要引導(dǎo)他們從事編研利用工作，以開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

3.4 采取多種形式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高民營(yíng)企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理水平的高低，因此我們應(yīng)該著重做好檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。 采取基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、專題講座、外出參觀學(xué)習(xí)等形式幫助他們提高業(yè)務(wù)水平，以民營(yíng)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)對(duì)檔案的需要。

總之，在經(jīng)濟(jì)浪潮不斷奔涌，祖國建設(shè)日新月異的今天，民營(yíng)企業(yè)如雨后春筍，以其嶄新的姿態(tài)在內(nèi)地出現(xiàn)，其迅猛發(fā)展之勢(shì)，要求檔案工作也要及時(shí)跟進(jìn)，并與之匹配；這樣民營(yíng)企業(yè)檔案工作也就顯得迫在眉睫，非抓不可了。 檔案部門應(yīng)對(duì)其給以足夠的重視，早宣傳、早準(zhǔn)備、早動(dòng)手；通過各種方式和渠道，引導(dǎo)私營(yíng)業(yè)主及其檔案人員切實(shí)做好民營(yíng)企業(yè)檔案工作，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和整個(gè)和諧社會(huì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。