強化規范管理 提升服務效率——吳江經濟技術開發區檔案工作紀實

孫 潔

（吳江經濟技術開發區，江蘇蘇州，215200）

吳江經濟開發區設立于1992年，1993年升格為省級開發區，2010年升格為國家級經濟技術開發區。近年來，開發區檔案工作以信息化建設為重點，以規范化管理為抓手，全面深化檔案基礎建設、檔案資源建設，提升檔案管理水平和服務效率，實現了開發區檔案事業的持續健康發展。2011年，開發區檔案室被評為“省四星級”檔案室。

一、理念引導，科學定位檔案服務工作

吳江經濟技術開發區堅持檔案工作與時俱進，不斷拓展服務對象和服務領域，緊緊圍繞開發區經濟社會發展的新形勢，把檔案工作與開發區建設、發展的大局緊密結合，在服從服務全局中，牢牢把握工作的主動權。

1. 逐步構建檔案工作新格局。自1995年開始，管委會把開發區檔案工作擺上議事日程，研究和提出開發區檔案工作管理思路，組建成立了檔案室，將開發區各個部門的各種門類、載體的檔案進行集中統一保管，同時建立了開發區檔案管理網絡，組織各室、局新任檔案人員參加市檔案局舉辦的檔案專業崗位培訓班，并取得上崗資格。在建檔階段，及時制定了《吳江經濟開發區分管檔案領導崗位職責》和《吳江經濟開發區檔案員崗位職責》，形成了一套比較完善的檔案管理體系，檔案工作列入部門工作考核內容。2000年3月，開發區檔案室獲得由省檔案局、省政府對外開放辦公室聯合頒發的開發區檔案工作目標管理二級證書。2005年，開發區調整加強檔案工作領導小組、鑒定小組和檔案管理網絡，進一步規范開發區檔案工作，提高檔案管理水平，吳江開發區檔案管理走上了協調可持續發展軌道，并于2011年晉升省四星級檔案室。2013年11月，吳江經濟技術開發區和同里鎮實行“區鎮合一”新體制，原同里鎮檔案納入開發區統一管理。

2. 逐步優化檔案管理網絡。建立了一支自上而下的檔案管理網絡，在吳江區檔案局的業務指導下，開發區明確一名管委會領導分管檔案工作，黨政辦公室主任主管檔案工作，并配備多名專（兼）職檔案人員，專、兼職檔案員保持相對穩定，黨政辦公室、規劃建設局等部門均配備了專職檔案員，管理網絡穩定發展，形成了系統的檔案管理網絡。檔案管理機構逐步明朗化，以開發區管委會作為一個機關的管理對象來進行管理，黨政辦公室下設檔案室，并擁有一支相對穩定、素質高、專業性強的檔案管理人員隊伍。

3. 逐步延伸檔案管理內容。在檔案工作中，逐步突破了狹隘的只是管委會機關文書檔案管理內容的模式，從只管理文書檔案向各種門類載體檔案管理的擴大延伸；從注重開發區建設中重點工程項目檔案的管理到關注開發區拆遷過程中土地檔案、拆遷檔案等關系百姓利益的各類檔案的管理；從注重紙質檔案到重視電子文件等特殊載體檔案的收集管理，從而進一步延伸規范檔案管理內容。

二、強化建設，不斷夯實檔案管理基礎

檔案室是檔案事業的基礎，館庫建設是保證和提升館藏容量、檔案安全和公共服務等重要功能的基礎和前提。在管委會領導的高度重視下，檔案室硬件基礎建設進一步夯實。

1. 加強檔案庫房建設。在規劃新辦公大樓時，黨政辦公室本著檔案用房設計須遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則，向設計部門提出檔案用房的建筑要求。實行檔案庫房、辦公用房、閱檔室“三分開”，現檔案庫房面積達350 平方米，安裝了符合國家質量標準、數量充足的檔案密集架42 組318 立方，基本能滿足今后10年的需要。檔案室設計新穎、功能齊全，它的建成和投入使用，為開發區檔案事業可持續發展提供了堅實可靠的保證。

2. 加強檔案防護設施建設。多年來，我們始終堅持把檔案安全放在檔案工作的首要位置來抓，不斷加強防火、防盜系統的建設，整個庫房使用中央空調、氣體滅火系統及溫濕度自控系統，并且按照“八防”要求做好檔案庫房的安全防護工作，從硬件設施上確保了檔案的完整與安全。不斷加強檔案安全管理，定期對檔案保管狀況進行全面檢查，及時發現和消除安全隱患，確保檔案實體安全。加強對檔案利用的監管，既保證檔案實體不丟失、不損壞，又要保證未開放的檔案信息不失密、不泄密。

3. 加強檔案信息化建設。按照《江蘇省檔案信息化建設安全保密管理辦法》的要求，采取防火墻、殺毒軟件、權限設定、身份識別等方式，確保檔案數據、上網檔案信息和檔案系統的安全。在開發區檔案室不僅配備了計算機、光盤刻錄機、復印機、掃描儀、數碼相機、檔案工作專用服務器等專用設備，還在吳江經濟技術開發區門戶網站上以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳的網頁。在檔案管理專用計算機上安裝符合《歸檔文件整理規則》《文書檔案案卷格式》等法規性文件的PDE 軟件，將文書檔案保管期限為永久、長期（30年）的全部文件資料，均按《蘇州市紙質檔案數字化加工標準（試行）》的通知要求進行了全文掃描掛接，對照片檔案、實物檔案也進行了掛接工作，其它類別的檔案的卷內目錄、案卷目錄全部錄入計算機。檔案人員具備一定的計算機應用能力，能較熟練運用檔案管理系統。

目前正在研究如何用開發區辦公自動化系統設立檔案管理功能模塊，逐步實現在線歸檔，推進檔案的現代化管理。

三、多措并舉，逐步健全檔案管理制度

1. 始終堅持依法治檔。為了提高開發區干部職工的檔案管理意識，普及檔案管理知識，專門組織全區人員學習了《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理條例》《蘇州市檔案條例》等檔案法律法規，積極參與市檔案局組織的檔案條例知識競賽，組織檔案人員到太倉經濟開發區、張家港開發區、吳江市國土局等單位學習考察。區檔案局部署的各項工作任務都能高質量高效率地完成，在區鎮機關檔案工作年度檢查中都達到了合格或優秀標準。

2. 不斷理順管理體系。結合開發區實際情況制定了《吳江經濟開發區檔案管理制度》。明確規定了檔案分管領導、專兼職檔案員的職責和《檔案保密制度》《檔案利用借閱制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定銷毀和移交制度》等多項規章制度。還逐步實行“三納入”、“四參加”制度，要求規劃建設局的檔案人員深入到各參建單位，協助項目負責人抓好工程各時期檔案資料的收集，特別是抓好重要階段資料的收集。按照《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》，對各門類檔案進行了全面清理、歸類。在2010年、2014年重新調整了吳江經濟開發區鑒定小組，對部分超過規定保管年限的會計檔案進行了鑒定。檔案室對每年移交進檔案室的檔案都及時辦理檔案交接文據，對各類檔案進行了統計，報送市檔案局。

3. 認真開展編研工作。高度重視和加強檔案資源開發利用工作，檔案編研工作取得顯著成績。除了做好《全宗介紹》《大事記》《組織機構沿革》《領導干部任免匯編》等編研材料的每年續編工作，還新推出了《開發區通訊》《吳江經濟開發區機構設置文件》《招商引資優惠獎勵文件》專題匯集，以及《吳江經濟開發區重點工程項目簡介》《科技新城 跨越發展》吳江經濟技術開發區開發建設20 周年紀念畫冊匯編資料、《崛起與跨越》吳江經濟技術開發區開發建設20 周年紀錄片等形式多樣的編研材料。

四、凸顯成效，持續提升檔案利用水平

開發區積極開拓創新，大力提升檔案接待利用服務水平，取得顯著實效。

1. 進一步擴大利用服務的覆蓋面。堅持檔案資源為黨工委、管委會、企事業單位、人民團體服務與為廣大人民群眾服務并重的理念，使檔案服務社會、促進開發區社會經濟發展的作用發揮好。如檔案在開發區文明單位創建、申報國家級開發區、招商引資、幫助企業辦理業務等重要工作中，提供了大量有價值的信息。

2. 切實滿足不同利用群體的不同需求。檔案利用服務要堅持“便民、利民、惠民”的宗旨，努力構建多種形式的信息查閱載體和平臺，最大限度地發揮政府機關和普通群眾相連接的橋梁作用。檔案室室藏檔案涉及經濟建設、教育科技、醫療衛生、勞動人事、社會保障、財政貿易、住房制度等各個方面，查檔接待做到一視同仁、全心全意。

3. 不斷營造良好的檔案利用服務氛圍。據統計，近三年開發區檔案室接待查檔540 余人次，調閱檔案875 卷（件）。黨政辦還將各單位利用檔案取得效果典型事例進行匯編后分發給各個單位，加強了檔案工作的宣傳。開發區在企業投資服務中心大樓設有面積為350 平方米的開發區陳列展示廳，并以豐富的內容、多樣的形式，反映開發區的歷史沿革和發展歷程，展示了開發區的重大活動、重大事件、重要成果和主要榮譽，成為開發區開展職工教育的基地和對外宣傳接待的窗口。