企業(yè)檔案管理信息化研究

韓雪

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展必須的信息統(tǒng)計(jì)資源，運(yùn)行良好的檔案管理信息化系統(tǒng)可以幫助且更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。本文就企業(yè)實(shí)施檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)方面和可施行的具體措施，來(lái)探討檔案管理信息化的具體作用，并對(duì)現(xiàn)今企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展前景中的問題進(jìn)行相關(guān)例舉和對(duì)策分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理信息化；優(yōu)勢(shì)；漏洞與措施

隨著改革開放以來(lái)，我國(guó)的企業(yè)數(shù)量和種類愈來(lái)愈多，而在21世紀(jì)信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天企業(yè)檔案管理的建設(shè)與研究對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常重要的。企業(yè)的檔案信息是對(duì)企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r的記錄，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、可靠的信息儲(chǔ)備資源，在企業(yè)中發(fā)揮很好的作用，為公司開展適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新方向。隨著檔案建設(shè)的逐步展開，人們漸漸開始意識(shí)到檔案管理的重要性，如何適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息化的服務(wù)需要，特別是對(duì)于檔案信息管理部門，單純依靠過去的模式很難做到科學(xué)管理。有些公司已經(jīng)開始進(jìn)行公司檔案網(wǎng)站與數(shù)字信息查詢的建立，讓檔案管理成為信息化建設(shè)的重要組成部分，也是計(jì)算機(jī)技術(shù)的新方向之一。

一、企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展優(yōu)勢(shì)

隨著全球信息化的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和處理不斷向又快有準(zhǔn)的方向發(fā)展。在黨的工作報(bào)告中明確提出了要將信息化作為我國(guó)面向新世紀(jì)的重要戰(zhàn)略舉措，必須要把信息化管理放在重要的位置，是繼工業(yè)化和現(xiàn)代化后一個(gè)很重要的發(fā)展方向。一下給出企業(yè)檔案信息化發(fā)展的幾大優(yōu)勢(shì)分析，具體說(shuō)明信息化工程在企業(yè)內(nèi)部檔案管理中的重要作用。

1.容量大、速度快.企業(yè)檔案信息化管理的最大特點(diǎn)就是電腦數(shù)據(jù)的處理有容量大、速度快的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案管理人員編制相關(guān)目錄，再?gòu)哪夸浿胁檎揖唧w信息存放位置，需要消耗大量人力資源和時(shí)間進(jìn)行記錄和查詢，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

其次，計(jì)算機(jī)的大容量為信息載體的形式提供了很大的空間，隨著掃描技術(shù)、光盤技術(shù)、微縮技術(shù)的發(fā)展，信息儲(chǔ)存的數(shù)量和密度比傳統(tǒng)方式大大提高。它改變了過去以紙質(zhì)文件為主的方式，附加相應(yīng)的圖形、聲音、動(dòng)畫、視頻等方式，讓電子文檔更方便工作的需要。

2.提高人力資本的利用率。如果企業(yè)采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理信息化技術(shù)，可以避免不必要的人員設(shè)置，精簡(jiǎn)企業(yè)的人員配備，合理利用有限資源，提高辦公效率。把不必要的人員設(shè)置變成強(qiáng)化員工辦公的動(dòng)力，提高人力資本的利用率，縮小成本。檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)多次利用并提供信息共享，便于檔案的調(diào)閱。

二、企業(yè)檔案管理信息化方式

1.建立健全相關(guān)規(guī)章制度。企業(yè)應(yīng)針對(duì)本公司在經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等多方面的作用來(lái)設(shè)計(jì)檔案管理信息化的具體規(guī)章制度，切實(shí)可行的制度方法是良好企業(yè)檔案管理的第一步。其次，要加強(qiáng)檔案利用的審批制度，不能所有人都能無(wú)條件的進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部，為保證檔案內(nèi)容的安全完整，必須對(duì)查閱條件進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，保證公司檔案的保密性。切實(shí)將公司檔案納入科學(xué)化的建設(shè)管理軌道，保證電子資源格式的統(tǒng)一規(guī)范，便于長(zhǎng)期可讀。

2.建立良好的檔案服務(wù)體系。公司應(yīng)對(duì)檔案管理員工強(qiáng)化信息服務(wù)意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)等信息平臺(tái)，主動(dòng)開發(fā)和維護(hù)公司檔案資源。同時(shí)，避免出現(xiàn)懈怠、被動(dòng)的情緒，主動(dòng)了解公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，了解不用員工對(duì)檔案信息的需求，主動(dòng)提供檔案服務(wù)，注重檔案信息總結(jié)預(yù)測(cè)性，為公司長(zhǎng)期科學(xué)發(fā)展提供相應(yīng)的堅(jiān)實(shí)后盾。

3.構(gòu)建公司檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著社會(huì)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不斷深入，公司必須建立相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便公司數(shù)據(jù)的匯總、歸納和利用。同時(shí)，公司的信息很容易存在流失和盜用現(xiàn)象。

4.完善檔案管理信息化與整個(gè)企業(yè)管理信息化的對(duì)接。檔案管理信息化是企業(yè)管理信息化的一個(gè)重要組成部分，檔案管理信息化應(yīng)該要適應(yīng)企業(yè)管理信息化的需要，注重整體利用價(jià)值，避免孤立設(shè)計(jì)實(shí)施。要重視企業(yè)綜合效率，向企業(yè)未來(lái)發(fā)展有利方向方面建立，在滿足基本檔案管理信息化需要的同時(shí)，顧大局，重發(fā)展，保持為企業(yè)服務(wù)的核心，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與整個(gè)企業(yè)管理信息化的對(duì)接。

三、企業(yè)檔案管理信息化漏洞分析與對(duì)策

1.忽視檔案管理人員培訓(xùn)教育。檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，這對(duì)于檔案管理人員的素食有很大的要求。面對(duì)社會(huì)日新月異的今天，要想滿足企業(yè)的發(fā)展需要，必須要加強(qiáng)相關(guān)檔案工作人員的培訓(xùn)工作，以滿足社會(huì)的需要。由于現(xiàn)代檔案管理的核心是計(jì)算機(jī)信息化的處理和應(yīng)用，所以為保證電子時(shí)代公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能被完整詳細(xì)的記錄，檔案工作人員必須要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化的檔案管理手段，了解計(jì)算機(jī)的電子文件歸檔和管理，否則不論是對(duì)檔案管理，還是對(duì)整個(gè)公司的發(fā)展都是沒有任何幫助的。在熟練進(jìn)行電子設(shè)備操作的同時(shí)，要懂得信息維護(hù)工作的開展，學(xué)習(xí)檔案管理的開拓創(chuàng)新意識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，把檔案管理信息化變成促進(jìn)公司綜合發(fā)展的新平臺(tái)。

2.公司檔案管理信息化投入與產(chǎn)出性價(jià)比不高，盲目性大。有些公司應(yīng)于過度重視企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程而忽視了資金消耗和產(chǎn)出價(jià)值的對(duì)比，認(rèn)為只要投入檔案管理信息化建設(shè)就一定是對(duì)企業(yè)有利的，因而出現(xiàn)了很多盲目建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)象。檔案管理信息化是要求公司在發(fā)展到一定階段后，在大量的檔案信息無(wú)法及時(shí)做出整理的情況下，引進(jìn)檔案管理信息化項(xiàng)目，用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)來(lái)處理公司大量檔案的管理工作。

3.忽視檔案信息的安全保障工作。很多企業(yè)建立檔案管理信息化的目的就是為了能夠更好的利用檔案信息進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，但是企業(yè)管理者在重視檔案管理利用的同時(shí)很可能忽視了檔案信息的保密工作。檔案的信息安全包括檔案信息儲(chǔ)存實(shí)體的安全和檔案利用流轉(zhuǎn)過程中的安全，前者的安全大多數(shù)企業(yè)都能很好的控制，比如通過設(shè)置相關(guān)歸規(guī)制度，但是如何在信息流轉(zhuǎn)的過程中控制檔案的保密工作，這是每個(gè)公司都要考慮的問題，以確保檔案信息的穩(wěn)定性和安全性。

總體來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)發(fā)展過程中壯大自我的一把利劍，把握好建立與否和建立過程中的易疏忽點(diǎn)，定能為企業(yè)發(fā)展?fàn)幦∽畲蟮睦妗?/p>

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