關于企業采購業務內部控制的探析與思考

李占國

摘 要：本文首先從采購需求計劃、采購合同以及供應商控制等方面分析了強化企業采購業務全程內部控制環節，接著提出了采購業務不相容部門要做到職務分離以及企業采購內部控制要以憑證為依據的措施。

關鍵詞：企業采購業務；內部控制；措施

隨著我國市場經濟的快速發展，企業之間的競爭也變得越來越激烈。采購業務是企業生產經濟的重要組成部分之一，對于控制企業的成本，進一步提高企業的市場競爭力有著不可取的的作用。但是，企業采購業務內部控制的業務比較廣泛，而且風險系數相對比較高，控制實施的難度也不小，一旦出現企業采購業務內部控制失衡問題，就可能導致企業的負債增加，對企業的工作效率產生比較大的影響。所以，在新時期要根據企業的自身實際，制定相應的采購業務內部控制策略，為企業的持續發展服務。

一、強化企業采購業務全程內部控制

（一）企業采購需求計劃的控制。縱觀企業整個采購業務流程是從需求計劃階段開始的。采購需求計劃也就是在市場上購買一些物資或者進行訂貨的重要依據，包含了采購的物品、時間以及數量等等。可以從三個方面來分析采購計劃的控制：首先，要加強對采購需求計劃的管理與控制，要明確采購項目的方向與資金來源，安排訂貨時間與資金，保證計劃的準確無誤。其次，企業要進行全面的預算，結合采購需求計劃一起管理，在制定采購需求計劃的時候要跟生產、技術等部門進行信息溝通，再次確保采購計劃設計的合理性。最后，要提高計劃審核人員以及提報人員的業務素質，可以定期開展對相關人員的業務培訓，強化專業知識學習，爭取做好計劃的科學性。

（二）企業采購合同和供應商的控制。對于企業來說，要建立相應的合同管理制度，要依據合同簽訂的流程，對相關人員的權利和職責進行確定。對于那些法律關系相對比較復雜的合同，假如在影響比較大的情況下，可以組織其他專業人員參與進來，擬定合適的合同范本，在合同中明確雙方的職責。在合同簽訂的時候要讓專門人員保障合同專用章，避免出現采購欺詐行為。此外，供應商管理也是企業采購控制的重要環節，良好的供應商管理可以有效的減少采購的成本，實現物資供應職能。要科學合理的整理供應商的信息，保證其名稱、開戶行等信息是準確無誤的，這樣就給財務部門的結算提供方便。強化采購渠道管理就能使得供應商的選擇變得公平和公正，要形成一整套合理的供應商管理方案。

（三）企業采購驗收入庫的控制。當采購來的物資需要進行入庫驗收的時候，要嚴格檢查，保證物資符合合同的規定，也要符合產品的質量要求。對于企業來說，要建立相對嚴格的物資入庫驗收制度，對于倉庫管理人員和檢測人員的職責進行明確，保證按照采購驗收的程序來執行。當采購的物資到倉庫的時候，采購人員要及時通知貨物質量監測人員以及倉庫管理人員進行物資的驗收工作。作為質量監測部門的人員 要對貨物進行質量的檢測，當檢測合格之后交給倉庫管理人員，倉庫管理人員要檢測物資的數量、規格、型號，看實際的到貨數量跟采購訂單上的數量是不是符合。當檢測合格完畢之后，倉庫管理人員要按照規定填寫物資入庫單，經過物資送貨人員進行簽字之后再轉交其他部門，并保留憑證。

（四）企業采購付款的控制。這是采購業務流程的最后一個環節，主要是在對采購計劃、采購預算、合同以及審批等手續確定無誤的時候，依照采購合同的規定支付給物資供應商款項的過程。對于企業來說，要建立嚴格的采購付款制度，要進一步對審核人員的權利以及職責進行明確。當財務部門收到物資供應商發來的發票之后，需要由相關財務人員對于付款的依據以及憑證進行相應的審核，當審核確定無誤之后再進行付款手續的辦理。財務人員在取得采購憑證之后，要對原始憑證進行審核，確定其真實合法，根據國家規定來進行記賬憑證的編制。企業要完善預付賬款的審批制度，強化對大額支付賬款的監督與控制。

二、采購業務不相容部門要做到職務分離

在企業采購業務內部控制過程中，一個最重要的原則就是一個人不能同時擔任不相容部門的工作。在企業采購業務中，采購部門、財務部門以及倉庫管理部門是三個不相容的部門。這三個部門的職責是互相獨立的，要防范工作人員在各個業務上的混淆。在采購中有個術語叫做“三員見面”，主要是采購人員在進行相應的材料采購之后跟倉庫保管人員的會面，采購人員在辦理入庫手續之后拿著入庫單以及發表等憑證跟財務人員的見面。財務人員在審核隊長、查驗物資是否全數抵達倉庫的時候跟倉庫管理人員的見面。在這個“三員”會面的環節中，要保證各個環節的公平與透明，不然就會對企業的財產安全產生不利的影響。

三、企業采購內部控制要以憑證為依據

在對企業采購業務進行內部控制的時候，必須嚴格落實以憑證作為工作依據的制度和做法，這樣能夠很好的制止相關工作人員無視法規制度的行為出現。在采購業務中，各項憑證有采購計劃、采購合同、供應商發票以及采購清單等等。各部門要對這些發票、清單等憑證進行核實，確保其準確無誤，還要對采購的物資進行核實，保證憑證跟物資相符合，防止倉庫管理人員或者采購人員可能出現的舞弊行為。

結論：綜上所述，在企業生產經營過程中，企業采購業務內部控制貫穿其經濟活動的全過程。所以，企業管理人員要加強對于企業采購業務的內部控制與管理力度，建立相應的處理制度，加強各個環節的相互制約，杜絕違規操作行為的出現，為企業的健康發展打下堅實的基礎。

參考文獻：

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[2] 李妍. 淺談企業采購業務的內部控制[J]. 管理觀察，2012（32）.endprint