OAIS在規劃管理GIS業務系統中的應用

胡擁政

(深圳市規劃國土房產信息中心，廣東深圳 518034)

OAIS在規劃管理GIS業務系統中的應用

胡擁政

(深圳市規劃國土房產信息中心，廣東深圳 518034)

規劃管理部門GIS業務系統會產生大量的電子文件，如何有效、及時地抓取這些電子文件進行歸檔管理，一直是個難題。本文從實際應用角度出發，研究基于開放檔案信息系統(OAIS)技術的電子文件管理模式，以期實現GIS業務系統中電子文件的有效管理。

開放檔案信息系統(OAIS)；GIS；電子文件；信息包；前端控制

一、引 言

規劃管理部門日常產生大量的專業檔案，目前多是使用檔案目錄計算機管理與檔案實體掃描件相結合的管理方式，已越來越不能適應業務流程中大量電子文件及時歸檔、妥善管理的實際需求[1-3]。

開放檔案信息系統(OAIS)參考模型是目前國際上較為先進的檔案管理技術，能夠較好地解決業務系統中電子文件及時歸檔、存儲管理、發布應用方面的問題，因此可以考慮將OAIS技術應用于規劃管理GIS業務系統中，以期實現電子文件管理的前端控制和全程跟蹤[4-5]。

二、關鍵技術

OAIS是美國太空數據系統咨詢委員會(CCSDS)與ISO聯合制定的一項國際標準(ISO14721)，旨在對信息的獲取、存儲和長期保存規定概念和參考框架。基于OAIS的電子文件應用技術可以解決規劃管理GIS業務系統中大量專業檔案的管理問題。OAIS信息模型是圍繞“信息包”建立的。所謂信息包，實際是一個邏輯模型，是將信息在系統中輸入、運轉和輸出的結構概念化。信息包貫穿于檔案信息保存功能的全過程，包括信息獲取、歸檔存儲、數據管理、訪問和發布等。信息包的概念和關系如圖1所示。

圖1 信息包的概念和關系圖

信息包分為3種類型：移交信息包(SIP)，是文件從形成者向OAIS移交時所形成的信息包；歸檔信息包(AIP)，是信息在OAIS存儲并保護過程中形成的；發布信息包(DIP)，是應查詢請求將信息包傳送給用戶。OAIS的功能實體如圖2所示。

圖2 OAIS的功能實體圖

基于OAIS的電子文件應用技術是采用“文件連續體”理論，關注文件管理的動態過程，強調從文件產生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀全過程各環節的連續，主張文件的連續管理、全程管理、前端控制[6]。

三、技術思路

1.采用標準

采用國際上先進的電子文件管理技術進行建設，遵循如下相關標準：

1)國際標準ISO14721，即OAIS參考模型：提供一個基本概念框架，可用于實現電子文件的長久保存和存取。

2)國際標準ISO15489，名稱為《信息與文件-文件管理》：提出“機構內的文件管理要實現與業務系統、業務流程的集成”[7]。

3)國際標準ISO23081，名稱為《信息與文獻-文件管理流程-文件元數據》：對元數據的理解、實施和使用提供了指導。

4)《電子文件歸檔與管理規范》(基于OAIS)。

5)信息包基于XML格式封裝。

2.基本思路

按照國內外現行標準、規范的要求，結合工作實際，參考OAIS開放檔案信息模型，通過構建確保規劃審批電子文件真實性、完整性與長期可讀性的系統整體框架，實現對規劃審批業務過程中產生的電子文件的及時抓取、同步歸檔、全程跟蹤，實現對增量與存量電子文件的有效管理，構建起與規劃審批過程緊密融合的電子文件應用模式，全面提升規劃審批文件管理、利用的信息化水平[8]。傳統規劃審批資料歸檔管理模式與面向電子文件的管理模式對比如圖3所示。

圖3 管理模式對比圖

3.基于OAIS的電子文件管理流程設計

應在GIS業務系統中設計自動歸檔功能，對辦文流程中涉及的電子文件進行實時采集，然后自動“推”給檔案管理人員，經其審核鑒定、電子簽章后入電子檔案庫，同時在業務審批數據庫中記錄存儲路徑及元數據信息[9]。

在辦文流程中對數據進行采集時，應分兩種情況：一種是有電子數據的情況，可直接“推”給檔案管理人員進行審核鑒定、電子簽章、入電子檔案庫；另一種是沒有電子數據的情況，則需要通過掃描功能對紙質材料進行掃描并存儲在臨時目錄中，然后“推”給檔案管理人員進行審核鑒定、電子簽章、入電子檔案庫，之后清除臨時目錄中相關數據。

基于OAIS并結合規劃管理業務實際情況的電子文件管理流程設計如圖4所示。

圖4 電子文件管理流程設計圖

4.對GIS業務系統進行改造

為實現電子文件在GIS業務系統中的前端控制、全程管理，需按照設計的流程對現有的電子政務平臺進行改造，以便能實時采集規劃審批申報、審批中和審批完成的電子文件，技術框架如圖5所示。

5.業務流程及崗位優化

相應的，需對業務流程進行優化，并設置電子文件管理崗位。在辦文與業務審批流程方面，主要是增加CA認證和電子簽名環節、增加電子文件自動監控點，對原業務流程不會有大的影響；同時需建立電子文件管理中心，增設數據接收與集成處理、數據檔案存儲管理與發布兩個崗位，或對原有檔案管理崗位配置相應職能，前一個崗位主要是接收電子文件、實體檔案等并進行集成處理，后一個崗位主要是進行數據管理、檔案存儲管理、數據訪問與發布管理等。業務流程及崗位優化框架如圖6所示。

圖6 業務流程及崗位優化框架

四、應用效果

按以上設計進行實踐應用，創建起以電子文件管理為核心的，以工程管理、業務辦公和信息服務為主要內容的，技術先進、結構合理、功能齊全的電子文件應用環境，實現電子文件的標準化、流程化、精細化管理，提高相關決策的科學性和前瞻性，為檔案信息資源建設的質量提供堅實的保障[10]。系統應用界面如圖7—圖9所示。

圖7 系統應用界面1——建設項目分布圖

五、結束語

經實踐發現，在規劃審批業務流程中建立基于OAIS的電子文件全程管理環境，能夠有效實現電子文件的及時歸檔和查詢利用，有益于無紙化進程。

圖8 系統應用界面2——查詢某項目信息

圖9 系統應用界面3——調出該項目相關檔案

[1] 馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學出版社，2009：51-54.

[2] 吳寶康.檔案學研究中的一些想法[J].檔案學通訊，1996(3)：12-13.

[3] 劉家真.電子文件管理——電子文件與證據保留[M].北京：科學出版社，2009：48-55.

[4] 薛匡勇.現代檔案觀研究[J].檔案學通訊，2006(2)：17-21.

[5] 王德俊.當前國際檔案界學術新動態新觀點[J].北京檔案，1998(1)：24-27.

[6] 李澤鋒.基于OAIS電子文件管理系統體系研究[M].北京：世界圖書出版公司，2010：20-30.

[7] 安小米.基于ISO15489的文件檔案管理核心標準及相關規范[M].北京：中國標準出版社，2008.

[8] 黃存勛，倪道善.文檔一體化[M].成都：四川大學出版社，2000：65-69.

[9] 吳升，王家耀.近年來地理信息系統的技術走向[J].測繪通報，2000(3)：20-24.

[10] 嚴榮華，王發良.城市規劃管理信息系統的開發與實踐[J].測繪通報，2001(8)：29-30.

Application of OAIS in Planning Management GIS System

HU Yongzheng

P208

B

0494-0911(2014)09-0112-03

2013-06-06

胡擁政(1971—)，男，山東榮成人，高級工程師，主要從事規劃國土信息化工作。

胡擁政.OAIS在規劃管理GIS業務系統中的應用[J].測繪通報，2014(9)：112-114.

10.13474/j.cnki.11-2246.2014.0309