從寫奏折學(xué)習(xí)給領(lǐng)導(dǎo)寫郵件

陸路

奏折，是古代帝王和官員溝通的主要工具。這些原有的朝廷機(jī)密，現(xiàn)今已大量公示天下，無需擺案焚香、磕頭謝恩便可任君閱讀。而奏折系統(tǒng)，跟現(xiàn)代公司里面的郵件系統(tǒng)有著異曲同工之妙。

各種拍馬屁，戳脊梁骨，請(qǐng)功述過，嘉獎(jiǎng)任免，都通過這個(gè)系統(tǒng)上傳下達(dá)。能直接上奏的官員，在今天看無不是999千足金領(lǐng)，我們不妨發(fā)揮一下八卦精神，一探這些金領(lǐng)前輩在與領(lǐng)導(dǎo)書信溝通之中留給我們的過失啟示。

●搞清自己的身份

雍正元年，湖廣總督楊宗仁給新主上了一道精心準(zhǔn)備的請(qǐng)安奏折。這個(gè)折子的內(nèi)容與其他所謂請(qǐng)安奏折無異，正文只有“請(qǐng)皇上圣安”五字，類似今天英文里的“just to say hi（僅僅打個(gè)招呼）”。但楊宗仁是下了心思去奉承這個(gè)新主的，奏折封皮黃綾上畫了躍在壽山福水之中的五爪騰龍，騰龍角上繪霞彩龍珠，龍珠中書“奏”，煞是好看。

可惜，此番苦心并沒有獲得垂青，反倒是抬頭“湖廣總督奴才楊宗仁”被雍正爺像小學(xué)語文老師改作文一樣，用朱筆圈起了“奴才”二字，并在旁邊改正為“臣”。為了避免這個(gè)不上道的大臣不明白，他還語重心長地加上一句“向后稱臣得體”。原來按照清例，漢臣連稱奴才的資格都沒有。

這個(gè)熱臉貼了冷屁股的故事告訴我們，給上級(jí)寫郵件，首先要搞清楚自己的身份，切勿隨便用稱謂套近乎。我司新人小紅剛進(jìn)公司那個(gè)月，就曾用淘寶體回復(fù)資深總監(jiān)的郵件，喚之曰單字“親”。該郵件所求之事理所當(dāng)然地被斷然拒絕，還成就了公司茶余飯后一著名段子。

●取一個(gè)恰當(dāng)?shù)念}目

在現(xiàn)存的清朝奏折當(dāng)中，絕大部分是上述所謂請(qǐng)安奏折。可以想象，天朝地廣臣眾，作為臣子的不三天五頭“just to say hi”，過兩天主上就要忘了此號(hào)人，便無從談仕途了。因此，請(qǐng)安，既是禮儀也是利益。

康熙朝規(guī)定，除了請(qǐng)安奏折，其他折子封面不得用黃綾，可見主上對(duì)于大臣空洞無物的打招呼習(xí)慣其實(shí)也是很樂在其中的。康熙五十七年，湖廣總兵高其位奏報(bào)破獲地方搶匪的奏折在折面上裱了黃綾。這本來是一個(gè)請(qǐng)功帖子，不想康熙爺?shù)慕裹c(diǎn)完全不在高總兵如何智勇雙全上，而是御批：“知道了。凡奏折不是請(qǐng)安用不得黃面黃封。”

相信那些在大公司工作的人都能多少理解康熙爺?shù)男那椤Ｒ驗(yàn)槊刻焓盏降泥]件實(shí)在太多，常常不能按順序一一閱讀。于是不同的人往往隨著當(dāng)天的心情不同有不同的閱讀習(xí)慣。外企中就有在郵件開頭標(biāo)注FYI （for your information）和FYA （for you ractions）的習(xí)慣，以讓那些日理萬機(jī)的領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分郵件的性質(zhì)到底是只是知會(huì)性質(zhì)還是要求馬上處理的。

不難想象，皇上跟領(lǐng)導(dǎo)一樣，心情不好的時(shí)候會(huì)先挑選那些知會(huì)性質(zhì)，特別是只是聯(lián)絡(luò)感情的請(qǐng)安帖子來看看緩沖心情。沒想到在一聲聲親切的問候當(dāng)中居然夾雜了一個(gè)折子說天朝盜匪橫行，心情當(dāng)然是不爽的。

因此我們給上級(jí)寫郵件，一定要在郵件的題目上說明白郵件的主旨，到底是聯(lián)絡(luò)感情知會(huì)，還是要求得到幫助和解決問題。這就像給奏折選對(duì)封皮，不僅能幫助清晰表達(dá)自己的意思，還少受無妄之災(zāi)。

●慎用緊急等字眼

在不少古裝電視劇里面都會(huì)有這樣的鏡頭。常常是一個(gè)使者，有時(shí)候背上還插著兩支箭，下馬奔到皇上面前，大呼一聲“八百里加急”，然后呈上文書吐一口血暈倒。而事實(shí)上，皇上看到所謂八百里傳遞的奏折的機(jī)會(huì)比我們?cè)陔娨暽峡吹降倪€要少。天大的事情諸如太平天國的重要戰(zhàn)役，才用得上所謂的八百里加急。

根據(jù)事情的輕重緩急，負(fù)責(zé)傳遞重要奏折的驛站提供三百里、四百里、五百里、六百里的不同速度投遞服務(wù)。乾隆三十五年，署理云貴總督彰寶啟動(dòng)驛遞，以日行六百里的速度回奏了緬甸邊防的情況，雖然涉及國防用兵，但還是得了乾隆爺“此尋常覆奏，何亟亟六百里為也”的批示。

今天的郵件系統(tǒng)雖然都是一秒送達(dá)，無所謂幾百里之分，但是作為下屬，我們?nèi)匀灰饔绵]件系統(tǒng)里面的重要郵件標(biāo)注或者“緊急”等字眼。在署理云貴總督的反面案例里，雖然所奏事情已經(jīng)涉及邊境防御，對(duì)總督而言是頭等大事，但總督大人沒能從皇上的角度去考慮這個(gè)事情的重要程度。

同理，如果我們絲毫不考慮郵件對(duì)閱讀者的真正價(jià)值，經(jīng)常隨意添加重要標(biāo)簽，狼來了效應(yīng)就不免會(huì)發(fā)生，等真正重中之重的事情發(fā)生的時(shí)候反而會(huì)得不到及時(shí)注意，也會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)留下不夠沉穩(wěn)、咋咋呼呼的印象。

總而言之，所謂“有事早奏，無事退朝”，給領(lǐng)導(dǎo)寫郵件宜精簡到點(diǎn)，務(wù)求把事情說清楚。那些聯(lián)絡(luò)感情的請(qǐng)安帖，在現(xiàn)代社會(huì)大可以留給微博、微信、短信。雖然手機(jī)打字比較費(fèi)事，可幸所需字也不多——“恭請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)圣安”足以。