關于獨立學院畢業論文（設計）歸檔管理與建設的若干思考

周玉芬

【摘 要】畢業論文（設計）作為高等院校教學計劃的重要組成部分，是檢驗教學效果、衡量教學質量和人才培養質量、評估教學水平的重要依據之一。與普通高校相同，獨立學院的畢業論文（設計）收集整理和歸檔建設同樣是一項系統工程，本文筆者結合自己目前所在的獨立學院——廣州大學華軟學院對畢業論文歸檔管理的現狀進行探討，提出一些希望有助于推動獨立學院畢業論文（設計）歸檔建設的幾點建議。

【關鍵詞】獨立學院；畢業論文（設計）；歸檔管理與建設

獨立學院是我國在助推大眾化教育的一種新型辦學模式，經過10多年的發展，很多學校都已培養出成千上萬的畢業生。而畢業生的論文（設計）是學校辦學質量的一項重要體現，然而在傳統的檔案管理模式下，年復一年的畢業論文檔案積累越來越多，但利用率卻很低，幾乎無人問津。隨著教學檔案的信息化，如何科學規范地進行畢業論文歸檔和如何開發畢業論文檔案的信息資源，已成為我們很多獨立學院檔案管理人員思考的問題。

1 獨立學院畢業論文（設計）歸檔管理的重要性

對于獨立本科院校來說，畢業論文（設計）同樣是最后一個綜合性實踐教學環節，是教學工作中的歷史記錄，反映著學院的教學思想與理念。所以，加強對畢業論文（設計）的歸檔管理建設對全面促進獨立本科院校改進教學工作、提高辦學質量有著重要的作用。

1.1 可以有效地記載教學活動、成果與思想

畢業論文（設計）既是對學生學習成果、創新能力和綜合素質的檢驗，又是對教師的教學質量進行的全面、綜合的檢查。畢業論文質量的高低，不僅反映了學校的教學水平和教學質量，還充分反映出學校的科研水平與管理水平。所以，與別的教學檔案一樣，畢業論文（設計）能夠真實地記載學生學習、教師教學的活動過程和成果及其思想、方法和經驗，并完整、準確、客觀地反映教學管理的全過程。它是學校積累教學管理經驗、進行科研儲備的工具和手段。

1.2 畢業論文（設計）的歸檔管理為教學評估提供了真實的憑據

畢業論文（設計）的撰寫是學生綜合運用所學的基本理論和知識，運用分析問題和解決實際問題的能力，進行科學研究的實踐過程。從選題、調查研究（做實驗）、查閱資料、撰寫等一系列活動過程中，蘊含了指導教師的辛勤勞動和學生的調研能力、運用知識的能力、理解分析問題的能力和文獻駕馭能力等。它是高校教學工作的真實反映。評估專家通過對畢業論文的審查，可以迅速地對學校的教學計劃、人才培養質量和教研成果進行定量分析和準確判斷，因此，畢業論文（設計）的歸檔管理是教學評估工作的重要基礎。

1.3 畢業論文（設計）的歸檔管理可以服務于師生，滿足開發、研究和利用的需要

畢業論文的知識涉及面廣、覆蓋面寬，具有一定的科技含量。一篇好的畢業論文（設計）甚至能反映學科領域的最新動態，具有一定的學術價值和社會價值。同時，往屆畢業論文對后來者來說具有極大地激發作用，后來者可以在往屆學生論文的基礎上創意。所以，提高畢業論文歸檔的認知度和創新畢業論文管理與服務方式，有利于提高使論文使用效率和價值。

2 畢業論文（設計）歸檔管理工作中存在的主要問題

以我們學校為例，根據我在工作中發現，畢業論文（設計）歸檔管理的工作方面存在的問題主要有以下：

2.1 管理粗放，缺乏科學性

我們院校共設置三十多個專業的學生。近年來，畢業生已上萬人。但從目前畢業論文的整理情況看，只是簡單地根據年度和順序號為每本畢業論文編制檔號，并沒有科學地按照系部和專業設置代碼，這樣容易出現畢業論文檔號不清晰等現象，很難保證畢業論文歸檔的完整性和系統性，嚴重影響檔案管理人員的工作效率。

2.2 缺少開放性，缺乏服務功能

在現行的檔案管理模式下，檔案室往往對往屆畢業論文（設計）的開發利用價值認存在識不足，歸檔工作只限于一種以收集——保存為主的模式，忽視了其應用價值。再且，所存的論文很少對外開放。就此，那些同一導師的連續幾屆學生都在研究的同一課題，不能吸取前人成果，沒地方去尋找參考相關資料。不能給教師和學生提供實效性的服務，將會使得論文資源的利用嚴重滯后。

2.3 缺乏信息化建設

目前，我們學校畢業論文（設計）的歸檔還主要停留在紙質管理上，數字化和信息化程度低，這大大地阻礙了論文資源發揮其應有的價值。而最后匯總到檔案室相關表格信息大多是由各系教務員手工操作，由于論文信息錄入工作繁雜，容易出現格式多樣和產生信息錯誤，因此經常出現重復勞動。所以說，手工整理論文的方式已不能滿足我院的發展需要。

其實，畢業論文（設計）管理是一項系統性工程。作為重要的教學檔案，它的歸檔建設工作不僅影響了學校檔案工作的發展，還直接影響到教學管理水平的評價與教學質量的提高。然而，長期以來，學校只會投入大量的人力物力、財力精力致力于提高教學質量，而對一些教學檔案的收集整理、開發利用工作卻重視不夠，措施不力，沖淡了教學檔案的管理，弱化了教學檔案工作，造成了畢業論文（設計）的歸檔管理也出現比較滯后的局面。

3 加強獨立學院畢業論文歸檔管理建設的策略

針對畢業論文管理出現的問題，筆者閱讀了一些關于檔案管理編研書籍資料并結合工作實際，就此對畢業設計歸檔體系構建提出以下幾點建議，以供參考。

3.1 規范和完善論文歸檔管理制度

畢業論文（設計）管理與其他檔案管理的工作一樣，通常分為收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統計等7方面。鑒于此，畢業論文（設計）的管理也應體現在具體的一些實施細則方面。如：

（1）每年度終結時及時完成畢業論文（設計）收集整理的工作，并采用紙質存檔和論文電子版兩種收集方式，力求最大限度地保全論文。

（2）畢業論文（設計）的歸檔材料務必保證清晰完整。包括作者姓名、專業、論文（設計）題目、指導老師、職稱、論文完成時間、開題任務書、論文主要內容、指導評閱答辯的評語及成績等。

（3）創新畢業論文檔號和目錄編制，并按照一定的規律排序上架，以便于提高查閱的效率。我校可以結合實際，為每個系或專業設置專用代碼，以保證各個系部或專業的歸檔論文檔號能夠區分開來。

3.2 構建論文數字資料庫，強化資源的開發和利用

實際上，畢業論文（設計）的歸檔并不是我們收集與整理檔案的最終目的，而歸檔的主要作用應該是服務于全校師生 ，最大限度地發揮其使用價值。現在很多高校都利用計算機和網絡化手段，自行開發適合于本校的論文管理數據庫系統。我們學校也可以效仿，著手開發畢業論文管理系統，這樣不僅可以使得畢業論文的檔案管理水平以及開發利用效率得到一定程度的提高，也可以在保全畢業論文的基礎上拓展畢業論文的利用空間和服務方式。

3.3 增強管理人員的檔案意識，全面提升業務素質

要搞好畢業論文（設計）的歸檔工作，提高管理人員的檔案意識也非常重要。所以，學院應當重視對檔案管理人員的培養。首先必須使其充分認識畢業論文（設計）的歸檔與管理的重要性，從而系統地掌握檔案管理的知識、規律和方法，然后在工作中做到教學管理工作與檔案工作能夠真正有機結合。條件允許的話，學院增可以加經費投入支持檔案人員的崗位培訓，為他們提供各種形式的業務培養與教育，使管理人員能夠有效地成為信息資源的管理者、組織者和信息檢索利用的傳播者。

總之，畢業論文（設計）的歸檔管理和利用水平是高校辦學水平的其中一個重要標志，做好歸檔建設工作是必要和緊迫的，只有這樣它才能更好地服務于學校的其他各項工作。

【參考文獻】

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