圖書館卡片式讀者信息檔案的數字化管理研究

劉若瑾

讀者信息檔案是圖書館特有的一種信息來源，是圖書館開展讀者服務工作的依據。但目前讀者信息檔案管理模式并不理想，其信息大都來自流通記錄、讀者座談會、問卷調查，零散且流于形式，給圖書館管理與讀者服務工作帶來極大不便。因此，探索與建立一個科學合理、操作簡便的讀者信息檔案管理模式，對于全面做好讀者服務工作、樹立以人為本的服務理念具有重要的現實意義。

1 卡片式讀者信息檔案數字化管理的必要性

卡片式讀者信息檔案數字化管理是指圖書館按照本館實有讀者數（包括持證讀者與臨時讀者）建立專業的讀者信息數據庫，按照設定的具有固定格式的數字卡片填寫讀者信息。對讀者實行一人一卡，利用數據庫技術完成對讀者信息檔案進行錄入、查詢、統計、匯總、計算等功能需求，實現讀者信息檔案管理系統化和數字化目標，構建對讀者信息方便、快捷、準確的動態管理模式，提高圖書館服務能力和管理水平。

1.1 卡片式讀者信息檔案數字化管理是圖書館自身發展的需要。謀求自身發展是圖書館的天職，而圖書館的可持續發展在于被社會所需要，被讀者所認可。這就需要圖書館更為深入地了解每一位讀者顯性或隱性的個性化需求。而讀者信息檔案無疑是圖書館了解讀者、走近讀者、研究讀者的最佳途徑。

1.2 卡片式讀者信息檔案數字化管理是滿足讀者個性化需求的需要。隨著時代的發展，社會的進步，個體對知識的需求日益呈現出多元化、多樣化、多層次化的特點。圖書館為滿足讀者的這種需求特點，就要利用自身的專業技術優勢與資源優勢，對各類信息進行專業化加工與整理，有針對性地推介給讀者，變“人找知識”為“知識找人”，變被動服務為主動服務，使讀者在最短的時間獲取足夠量的信息。

1.3 卡片式讀者信息檔案數字化管理是圖書館資源建設的需要。隨著數字化服務的發展，圖書館的資源結構與館藏建設方向也處于不斷的發展變化之中。為順應這一變化，圖書館就要進行針對性的調查研究，了解讀者的信息需求及特點，制定符合讀者需求的圖書館藏書發展規劃，合理確定紙質書刊與數字資源的館藏比例，以及各種學科、各類信息載體的經費比例。對讀者群的群體檔案研究，能幫助圖書館在資源建設方面獲得更大的精確性和有效性。

2. 卡片式讀者信息檔案數字化管理的可行性

2.1 免費開放資金的投入給予了經費保障。2011年1月26日，財政部、文化部聯合下發《關于推進全國美術館、公共圖書館、文化館（站）免費開放工作的意見》，同年底，全國公共圖書館全部免費開放。地市級圖書館、文化館的補助標準是50萬元，縣級圖書館、文化館的補助標準是20萬元，鄉鎮綜合文化站補助標準是5萬元。全國公共圖書館免費開放的實施，專項資金的有效投入，緩解了圖書館經費不足，為圖書館成立專門的檔案管理部門提供了資金保障。

2.2 高學歷人才的引進滿足了專業人員需求。受編制的制約，長期以來公共圖書館機構簡單，人員偏少，身兼數職的現象很普遍，嚴重制約了圖書館事業的發展。近年來，隨著人事改革的不斷深入，各地各部門陸續啟動了高學歷人才引進計劃，圖書館作為公益性事業單位也受益匪淺。引進高學歷人才專業技能熟練、創新意識強、年輕有朝氣，且不受編制限制，為圖書館檔案管理部門的設置提供了有力的人才保障。

2.3 圖書館專業技術人員提供了技術支持。北京大學吳慰慈教授在《圖書館學概論》一書中指出，圖書館學與檔案學是直接關聯的學科，具有同族關系，它們都是研究與文獻信息管理和利用相關的工作的學科。特別是在文獻采選、分編、典藏與流通、檢索和利用等方面，具有很大的相似性。由此可見，圖書館在讀者信息檔案管理方面具有天然的專業技術優勢。

3 卡片式讀者信息檔案數字化管理模式構建

3.1 卡片式讀者信息檔案數字化管理應遵循的原則

3.1.1 集中與分散相結合。成立讀者信息檔案管理中心（以下簡稱“管理中心”），設立專職檔案管理員，對讀者信息檔案進行集中統一管理，同時還兼顧借閱證的辦理與退證工作。由于服務窗口與讀者的零距離接觸，所以對讀者信息需求更為了解，可考慮服務窗口由一名館員兼職讀者信息檔案工作。

3.1.2 數字與紙質相結合。數字化檔案為開展檔案信息服務工作提供了良好的條件，可以一站式實現讀者信息的查閱、復制和下載等。紙質檔案在使用、整理等方面雖然相對繁瑣，但穩定、不易破壞和誤刪的優勢是數字化無法比擬的。我們要堅持數字為主，紙質為輔，數字與紙質相結合的原則。

3.1.3 重點與普通相結合。讀者的個人偏好、閱讀習慣、閱讀需求等因人而異，臨時讀者與長期讀者的閱讀需求也是不盡相同，因此圖書館應區別對待、分類管理。圖書館可以根據讀者的到館次數、借閱記錄、持證時間等因素，將讀者劃分為普通讀者和重點讀者。對重點讀者實施重點管理與服務的同時，不放松對普通讀者的管理。

3.2 設計讀者信息檔案管理卡片

3.2.1 讀者信息檔案管理卡片格式。讀者信息檔案管理卡片要全面地反映每一位讀者信息，包括讀者的基本信息、興趣、愛好以及特殊需求等，卡片的基本格式為：

3.2.2 讀者信息檔案管理卡片說明：

⑴卡片中表頭項目。編號是所有到館讀者填寫本卡時的序列號，包括持證讀者和臨時讀者。臨時讀者編號用“L”開頭，位數可根據讀者數量情況自定。例如：L000001，則表示本館的第一位臨時讀者的信息卡片。同理，持證讀者的編號則為C000001，表示本館的第一位持證讀者的信息卡片；讀者證號：按照實際讀者證編號填寫；狀態：持證或是退證。

⑵卡片中表格內項目

押金：金額欄根據所收押金情況如實填寫，此卡片也兼有讀者押金明細活頁張的作用；

未交原因：填寫由誰負責免交及為什么免交。退證原因：這一項的填寫尤為重要，它是分析圖書館工作到位與否的重要指標。在讀者辦理退證時，經辦人員有責任認真了解其退證的真正原因，并根據其退證原因即時拿出處理辦法。

利用圖書館的目的、閱讀傾向、興趣、愛好、習慣、特殊需求等，則是圖書館個性化服務的需要，需檔案管理員指導讀者認真填寫。

3.3 讀者信息檔案數字化管理流程

3.3.1 成立讀者信息檔案管理中心。讀者信息檔案管理中心設在圖書館人流交匯的大廳，既負責讀者信息檔案的管理，又負責讀者辦證、退證、咨詢等工作；各部室分設檔案管理員，負責讀者閱讀需求信息的更新與維護工作。

3.3.2 建立讀者信息檔案數據庫。指派或聘請專業人員建立讀者信息檔案數據庫。數據庫管理員主要負責《讀者信息檔案管理卡片》的上傳、更新或注銷等工作。

設計友好的讀者信息檔案界面。主頁面分為新增讀者、更新讀者、重點讀者、退證讀者四大模塊。系統中諸如錄入、查詢、統計、匯總等功能應完備、易操作，以保證讀者信息的快速獲取。另外，還要做好讀者信息檔案的保密工作，以免因管理不善造成侵權，引起不必要的糾紛。

3.3.3 卡片式讀者信息檔案數字化管理流程

⑴辦證讀者首先到管理中心填寫《讀者信息檔案管理卡片》——檔案管理員據此進行數字化錄入——通過后臺管理平臺上傳到數據庫——具有審核資格的管理員對其進行審核與發布——數據庫主頁面根據上傳時間的先后順序按照讀者證編號對其依次顯示——擁有權限的每一位成員都可以通過主頁面隨意查看讀者信息，了解讀者的需求變化——打印《讀者信息檔案管理卡片》、開具收據收取押金、復印該讀者身份證一并作為該讀者的原始檔案存檔。⑵日常工作中，讀者可隨時在檔案管理中心或窗口填寫自己的閱讀、服務需求，然后由檔案管理員對其進行更新，并將其移至“更新讀者”模塊。⑶讀者退證時，須出示與辦證時留存一致的身份證原件。退證手續辦理完畢，該《讀者信息檔案管理卡片》移至“退證讀者”模塊。年終，按照“編號”整理裝訂紙質的“退證”讀者信息檔案卡并長期存檔。⑷定期進行數據庫的維護與備份，確保數據的安全完整與穩定。⑸定期根據讀者的閱讀量、到館次數、持證時間等指標確定本館的重點讀者，為他們提供專題服務或定題服務。⑹每年終了，檔案管理中心對讀者借閱證增減情況、讀者的需求變化進行統計分析，出具本館資源建設與服務意見，為館領導提供決策參考。

4 結語：

讀者信息檔案的科學管理，是圖書館以人為本的具體體現，是讀者服務工作的重要組成部分。把卡片式讀者信息檔案的數字化管理引入圖書館業務工作中，能夠及時、全面、客觀地反映讀者的信息需求。它是一種全新的讀者信息管理方法，是一種新的嘗試，目前，卡片式讀者信息檔案管理在實踐上尚屬空白，理論研究還不夠成熟。因此，需要專家學者們進一步深入研究，且能在實踐中使之趨于合理和完善，從而使圖書館讀者服務管理工作更加符合讀者需求。

（作者單位：濮陽市圖書館 來稿日期：2014-04-16）

利用圖書館的目的、閱讀傾向、興趣、愛好、習慣、特殊需求等，則是圖書館個性化服務的需要，需檔案管理員指導讀者認真填寫。

3.3 讀者信息檔案數字化管理流程

3.3.1 成立讀者信息檔案管理中心。讀者信息檔案管理中心設在圖書館人流交匯的大廳，既負責讀者信息檔案的管理，又負責讀者辦證、退證、咨詢等工作；各部室分設檔案管理員，負責讀者閱讀需求信息的更新與維護工作。

3.3.2 建立讀者信息檔案數據庫。指派或聘請專業人員建立讀者信息檔案數據庫。數據庫管理員主要負責《讀者信息檔案管理卡片》的上傳、更新或注銷等工作。

設計友好的讀者信息檔案界面。主頁面分為新增讀者、更新讀者、重點讀者、退證讀者四大模塊。系統中諸如錄入、查詢、統計、匯總等功能應完備、易操作，以保證讀者信息的快速獲取。另外，還要做好讀者信息檔案的保密工作，以免因管理不善造成侵權，引起不必要的糾紛。

3.3.3 卡片式讀者信息檔案數字化管理流程

⑴辦證讀者首先到管理中心填寫《讀者信息檔案管理卡片》——檔案管理員據此進行數字化錄入——通過后臺管理平臺上傳到數據庫——具有審核資格的管理員對其進行審核與發布——數據庫主頁面根據上傳時間的先后順序按照讀者證編號對其依次顯示——擁有權限的每一位成員都可以通過主頁面隨意查看讀者信息，了解讀者的需求變化——打印《讀者信息檔案管理卡片》、開具收據收取押金、復印該讀者身份證一并作為該讀者的原始檔案存檔。⑵日常工作中，讀者可隨時在檔案管理中心或窗口填寫自己的閱讀、服務需求，然后由檔案管理員對其進行更新，并將其移至“更新讀者”模塊。⑶讀者退證時，須出示與辦證時留存一致的身份證原件。退證手續辦理完畢，該《讀者信息檔案管理卡片》移至“退證讀者”模塊。年終，按照“編號”整理裝訂紙質的“退證”讀者信息檔案卡并長期存檔。⑷定期進行數據庫的維護與備份，確保數據的安全完整與穩定。⑸定期根據讀者的閱讀量、到館次數、持證時間等指標確定本館的重點讀者，為他們提供專題服務或定題服務。⑹每年終了，檔案管理中心對讀者借閱證增減情況、讀者的需求變化進行統計分析，出具本館資源建設與服務意見，為館領導提供決策參考。

4 結語：

讀者信息檔案的科學管理，是圖書館以人為本的具體體現，是讀者服務工作的重要組成部分。把卡片式讀者信息檔案的數字化管理引入圖書館業務工作中，能夠及時、全面、客觀地反映讀者的信息需求。它是一種全新的讀者信息管理方法，是一種新的嘗試，目前，卡片式讀者信息檔案管理在實踐上尚屬空白，理論研究還不夠成熟。因此，需要專家學者們進一步深入研究，且能在實踐中使之趨于合理和完善，從而使圖書館讀者服務管理工作更加符合讀者需求。

（作者單位：濮陽市圖書館 來稿日期：2014-04-16）

利用圖書館的目的、閱讀傾向、興趣、愛好、習慣、特殊需求等，則是圖書館個性化服務的需要，需檔案管理員指導讀者認真填寫。

3.3 讀者信息檔案數字化管理流程

3.3.1 成立讀者信息檔案管理中心。讀者信息檔案管理中心設在圖書館人流交匯的大廳，既負責讀者信息檔案的管理，又負責讀者辦證、退證、咨詢等工作；各部室分設檔案管理員，負責讀者閱讀需求信息的更新與維護工作。

3.3.2 建立讀者信息檔案數據庫。指派或聘請專業人員建立讀者信息檔案數據庫。數據庫管理員主要負責《讀者信息檔案管理卡片》的上傳、更新或注銷等工作。

設計友好的讀者信息檔案界面。主頁面分為新增讀者、更新讀者、重點讀者、退證讀者四大模塊。系統中諸如錄入、查詢、統計、匯總等功能應完備、易操作，以保證讀者信息的快速獲取。另外，還要做好讀者信息檔案的保密工作，以免因管理不善造成侵權，引起不必要的糾紛。

3.3.3 卡片式讀者信息檔案數字化管理流程

⑴辦證讀者首先到管理中心填寫《讀者信息檔案管理卡片》——檔案管理員據此進行數字化錄入——通過后臺管理平臺上傳到數據庫——具有審核資格的管理員對其進行審核與發布——數據庫主頁面根據上傳時間的先后順序按照讀者證編號對其依次顯示——擁有權限的每一位成員都可以通過主頁面隨意查看讀者信息，了解讀者的需求變化——打印《讀者信息檔案管理卡片》、開具收據收取押金、復印該讀者身份證一并作為該讀者的原始檔案存檔。⑵日常工作中，讀者可隨時在檔案管理中心或窗口填寫自己的閱讀、服務需求，然后由檔案管理員對其進行更新，并將其移至“更新讀者”模塊。⑶讀者退證時，須出示與辦證時留存一致的身份證原件。退證手續辦理完畢，該《讀者信息檔案管理卡片》移至“退證讀者”模塊。年終，按照“編號”整理裝訂紙質的“退證”讀者信息檔案卡并長期存檔。⑷定期進行數據庫的維護與備份，確保數據的安全完整與穩定。⑸定期根據讀者的閱讀量、到館次數、持證時間等指標確定本館的重點讀者，為他們提供專題服務或定題服務。⑹每年終了，檔案管理中心對讀者借閱證增減情況、讀者的需求變化進行統計分析，出具本館資源建設與服務意見，為館領導提供決策參考。

4 結語：

讀者信息檔案的科學管理，是圖書館以人為本的具體體現，是讀者服務工作的重要組成部分。把卡片式讀者信息檔案的數字化管理引入圖書館業務工作中，能夠及時、全面、客觀地反映讀者的信息需求。它是一種全新的讀者信息管理方法，是一種新的嘗試，目前，卡片式讀者信息檔案管理在實踐上尚屬空白，理論研究還不夠成熟。因此，需要專家學者們進一步深入研究，且能在實踐中使之趨于合理和完善，從而使圖書館讀者服務管理工作更加符合讀者需求。

（作者單位：濮陽市圖書館 來稿日期：2014-04-16）