大學畢業生檔案管理存在的問題及對策

王建霞

大學畢業生檔案是以大學生本人姓名為特征，證明其身份、學歷，記錄其學生經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等的原始記錄，既是大學生綜合素質的真實反映，也是用人單位分析判斷其素質與能力的重要依據。大學畢業生檔案作為個人人事檔案的重要組成部分，是大學畢業生進入社會的“準入證”，關系到畢業以后就業安排、轉正定級、工齡計算、職稱評定、職務晉升等切身利益，對于考研、出境、公務員考試、工作調動、結婚、生育、辦理各種社會保險等具有十分重要的作用。但是，由于受到新的就業制度和環境的影響，在大學畢業生檔案管理和流轉過程中出現了這樣那樣的問題，本文就此展開討論，作為借鑒。

1 當前大學畢業生檔案管理存在的主要問題

目前的我國人事檔案管理制度是在計劃經濟體制下建立起來的。隨著社會主義市場經濟體制的逐步建立和不斷完善，以及人事制度改革的進一步深入，受就業的多樣性和不確定性影響，大學畢業生檔案的流動更加頻繁，現行大學畢業生檔案管理工作已無法適應時代發展的要求。

1.1 大學畢業生對檔案重要性認識不足。隨著勞動、人事制度改革的深入開展，大學畢業生由國家統一分配改革為本人與用人單位雙向選擇，用人單位由被動接收轉變為主動擇優錄用。許多大學畢業生都是通過簡歷包裝進行自我推薦，通過個人素質及其外在表現實現就業，檔案作用有所弱化。那些未及時落實單位的大學畢業生，四處奔波找到理想工作是首要任務，到人事部門報到后，大學畢業生檔案是否到位也不再過問。由于大多數大學畢業生對檔案重要性缺乏了解，不夠重視，甚至有的畢業幾年了，檔案還在學校放著。還有將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。特別是在非公有制企業就業的大學畢業生，就業后更是對檔案持無所謂態度。

1.2 多頭管理造成混亂。早在1988年，中組部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發[1988]5號）文件規定，流動人員人事檔案統一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務中心等機構負責。其他機構不得承擔人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的原因，現在很多部門都在公開或私自管理大學畢業生檔案，除人事部門所屬人才交流機構外，勞動部門、失業管理部門、勞動保險機構、一些社會團體也在管理，國企在管，私企在管，一些民辦中介機構利用各種名目也在管，大學畢業生不知道檔案該轉交到哪些部門管理，不少私人企業、社會團體、中介機構也難以按照規定妥善保管大學畢業生檔案，甚至一些中介機構把保管大學畢業生檔案當成了牟利的手段，并不惜惡意競爭。

1.3 “棄檔族”越來越多。隨著“改革開放”深入開展，人才流動和競爭愈演愈烈，異地就業現象非常普遍，致使許多大學畢業生與其檔案天各一方，造就了一大批“棄檔族”。特別是那些率先打破“看檔招人”這種傳統思維定式和招聘套路的非公有制企業，在招聘員工時更注重能力考察而非檔案，加之沒有保管這些檔案的權限，來此打工的大學畢業生無奈只有棄檔。還有一些沒有找到穩定工作或工作不理想的大學畢業生，他們日日為生存打拼，根本無暇顧及檔案，慢慢也成了“棄檔族”。至于那些跳槽、異地求職，以及自費出國留學、辦理移民手續的大學畢業生，也因種種原因最終選擇了放棄個人檔案。這種人檔分離現象，對大學畢業生檔案管理工作提出了新的挑戰。

1.4 檔案管理不規范。目前，檔管部門只是照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》開展工作，在管理過程中普遍存在不規范現象：一是收集、歸檔工作被動不及時；二是在管理上流于形式，對接收到的大學畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號；三是檔案管理手段落后，盡管計算機管理運用十分普遍，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出的檢索管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來。這就導致了大學畢業生檔案內容不全、管理混亂、運轉慢、效率低等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性。

2 導致大學畢業生檔案出現問題的原因分析

2.1 社會人力資源管理機制的原因。在當前的人力資源管理過程中，人事檔案已不再是用人單位選拔和使用人才的唯一依據，更多的作用已轉變為提供相關的人事代理服務，這加劇了棄檔者人數的增加。另外，也有不少畢業后暫時找不到接收單位而把檔案留在學校，隨后一直置之不理的。

2.2 高校畢業生檔案管理體制方面的原因。高校畢業生檔案工作缺乏必要的管理制度。目前，各個高校學生檔案管理體制不一，多數高校沒有專人負責，一般都是在學生畢業前后臨時突擊性整理，完成畢業生檔案轉遞過程。由于沒有專門的管理機構和人員，日常整理不及時，導致用人單位需要查詢時，很多檔案材料難以查找，繼而影響畢業生就業工作。

2.3 高校畢業生對人事檔案認識方面的原因。大部分高校畢業生認為找工作看重的是能力，檔案不怎么重要，需要檔案時再說，對人事檔案的重要性認識不夠，不知道如何看待自己的檔案，這為他們今后的發展埋下了“隱患”。如，有些職稱評定需具有三年工齡記錄，而這個條件只有在檔案上才能體現，如果檔案沒有得到正常管理，工齡的記錄就不完整。

2.4 高校畢業生檔案管理隊伍方面的原因。由于高校對學生檔案重視程度不高，管理投入有限，并沒有配備專職的學生檔案管理人員。同時，多數學生檔案管理者自身檔案意識淡薄，專業知識欠缺，未形成規范化、科學化的管理觀念，對學生填寫的歸檔材料沒有嚴加管理，涂改、漏填、缺頁現象多有發生，檔案存放無序，整理不規范，致使查閱不便，甚至還存在丟失、損壞等現象。

3 新時期加強大學畢業生檔案管理的對策和建議

為使大學畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：

3.1 切實增強大學畢業生的檔案意識。學校要切實負起責任，在大學生畢業離校前，要向學生講清楚人事檔案的重要意義，告知他們在離校后應怎樣到生源地人事部門報到的有關事項，并積極協助報到地人才服務機構做好人事檔案的轉移工作。作為管理大學畢業生人事檔案的人才服務機構，在學生報到時要向學生講清楚個人檔案的重要作用，并按照有關程序做好大學畢業生人事檔案的轉接。用人單位要按照相關規定要求被錄用大學生將人事檔案轉移到工作地，解決人檔分離問題，同時也便于及時補充檔案。

畢業生應當慎重對待自己的人事檔案，在離開學校之前，弄清楚自己的檔案在什么時間被轉到哪個地方去了。對于畢業時順利就業的畢業生，要詢問清楚用人單位的性質，能否接收檔案，并及時辦理轉檔手續。在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權之前，不要把檔案轉入這個單位，應該把檔案轉遞到這個單位所在地的人才交流中心去。對于那些已經與單位簽訂三方協議的畢業生，學校將依據三方協議為學生轉檔；未落實戶檔去處的，學校將為其辦理二分回省手續，畢業生應在規定時間內到報到證所指單位報到，辦理人事檔案相關手續，否則就會被認為是棄檔。

3.2 切實加強對大學畢業生檔案的規范化管理。對接收到的大學畢業生檔案應重新整理，剔除無用的資料，對應保留的資料，按照人事檔案劃分類別入檔，并規范編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂入盒，重新組卷。在日常工作中，要重視檔案資料收集工作，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，結合單位實際，全面收集材料，完善檔案內容。特別要注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修、科研成果、論文發表等新記錄補充進檔案中，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。要重視建立專門的大學畢業生人事檔案庫，將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找、利用，實行科學、規范的管理。

3.3 創新檔案管理模式，強化開發利用。檔案工作者要切實增強創新意識，利用計算機技術、數碼技術、影像技術、條形碼技術等進行技術革新，解決比較繁瑣的操作問題，提高管理效率和水平。將大學畢業生人事檔案統一輸入到計算機實行統一管理，并建立以姓名、年齡、學歷、專業等為標題的多種檢索方式，建立專門的大學畢業生人事檔案信息資源庫，形成各地政府的人才儲備庫，并將人才儲備庫推向市場，形成政府的人才品牌，利用多種渠道向社會宣傳這一品牌，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。通過市場運作，使各地人才資源配置更為科學、合理。

3.4 加大人事代理工作力度，徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行，大學畢業生擇業時間進一步延長。針對這種新情況，應加大人事代理工作力度，使人事代理成為畢業生就業的有力保障。一是不斷擴大人事代理范圍，在繼續做好“個人代理”的基礎上，積極與各高校聯系，宣傳人事代理政策，并制定對畢業生實行人事代理的優惠政策，對畢業生實行以學校為單位的“集體代理”；二是進一步完善人事代理內容，對畢業生的干部身份、轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位代理，徹底解除畢業生的后顧之憂。

（作者單位：鶴壁市森林病蟲害防治檢疫站 來稿日期：2014-04-14）