鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”歸檔問題

滄海一粟：鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為我國(guó)最基層一級(jí)政府，每年都會(huì)收到大量的“上級(jí)來文”，這些文件多為需要貫徹執(zhí)行的通知、意見、實(shí)施方案等，也有是帶有告知性質(zhì)的通報(bào)、決定，等等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”歸納起來，不外乎四類：一是普發(fā)性“上級(jí)來文”，即上級(jí)主要是縣（市、區(qū)）里因工作需要普遍下發(fā)的文件；二是告知性“上級(jí)來文”，即具有告知和傳閱屬性的不需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)來文；三是時(shí)效性“上級(jí)來文”，即在某一時(shí)間段內(nèi)有效且需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)來文；四是專指性“上級(jí)來文”，即上級(jí)針對(duì)某一個(gè)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的專門性文件。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件歸檔整理時(shí)，這些“上級(jí)來文”要不要?dú)w檔？如何歸檔？不需要?dú)w檔的“上級(jí)來文”如何處理？

王茂躍：滄海一粟將鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”歸為四類，每一類的處理應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。普發(fā)性“上級(jí)來文”和告知性“上級(jí)來文”，沒有歸檔的必要；時(shí)效性“上級(jí)來文”，可以歸檔暫時(shí)保存起來，但不必進(jìn)行系統(tǒng)整理；專指性“上級(jí)來文”對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)來說是最有查考價(jià)值的檔案，必須歸檔，按照相應(yīng)的保管期限進(jìn)行全過程整理。因?yàn)椴煌奈募胁煌膬r(jià)值，歸檔必須體現(xiàn)出“以我為主”的原則。

呂顏冰：不同意茂躍老師“普發(fā)性和告知性‘上級(jí)來文沒有歸檔的必要”的觀點(diǎn)。我認(rèn)為普發(fā)性、告知性的上級(jí)來文要不要?dú)w檔不能一概而論，在收集歸檔文件時(shí)可適當(dāng)收集少部分告知性、普發(fā)性上級(jí)來文，確定保管期限時(shí)可將這類檔案劃入短期保存。

王建祥：我認(rèn)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的上級(jí)來文需不需要?dú)w檔主要看是否貫徹執(zhí)行和是否與我有關(guān)，同時(shí)還要看相關(guān)事項(xiàng)是否有查考的價(jià)值。

余厚洪：從文書的收文這個(gè)角度來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)的收文量確實(shí)是非常大，但從歸檔這個(gè)角度來說，應(yīng)以“本級(jí)”、“自己”的文件為主，當(dāng)然，上級(jí)來文中與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作情況相關(guān)的，自然也應(yīng)列入歸檔的范圍。對(duì)于不屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)歸檔范圍的，最常用的處理方式應(yīng)該是銷毀。

劉子芳：對(duì)上級(jí)來文，是不是這樣分更好些：一是普發(fā)性來文。二是針對(duì)性來文。普發(fā)性來文包括：涉及方針政策性的來文、涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的來文（重要的、一般事務(wù)性的）、告知性的來文。針對(duì)性來文包括：重要的、一般事務(wù)性的。這樣給人以一目了然的感覺。

亓?xí)匀A：上級(jí)來文按行文目的簡(jiǎn)單地可分為兩種，即普發(fā)性文件和專指性文件，其中普發(fā)性文件又可以分為以下兩類，第一類是臨時(shí)知曉性的上級(jí)文件，比如上級(jí)下發(fā)的臨時(shí)會(huì)議通知，不涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、信息、表彰決定等類文件；第二類是需要貫徹落實(shí)的上級(jí)文件，如上級(jí)制定的辦法、細(xì)則、條例、規(guī)定等法規(guī)性文件。專指性文件主要包括涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的批復(fù)、函、機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、獎(jiǎng)懲，等等。我認(rèn)為普發(fā)性文件不用歸檔，專指性文件必須歸檔。

郭東升：我覺得對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的上級(jí)來文一般分兩類為好。一類是普發(fā)文件。一類是專對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文件。對(duì)普發(fā)文件采取年度——責(zé)任者——文號(hào)（或者時(shí)間）分類法排列。這類文件很難說哪份用著用不著，不如全部歸檔，以齊全完整方便鄉(xiāng)鎮(zhèn)之需。文件雖多，因排列順序嚴(yán)整，調(diào)取自然方便。因不需進(jìn)館，它們的價(jià)值按最低檔次來劃。對(duì)專對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文件另劃保管期限，依年度——問題——責(zé)任者分類。

田潤(rùn)：贊同郭老師的意見，上級(jí)來文把握不準(zhǔn)用不用歸檔時(shí)，就用糊涂的方法，按照自己認(rèn)為便于日后查找的方式進(jìn)行匯集成冊(cè)，普發(fā)性和告知性的“上級(jí)來文”可以直接按照來文先后裝訂成冊(cè)，時(shí)效性“上級(jí)來文”可以按照辦結(jié)完畢的先后順序裝訂成冊(cè)，對(duì)于專指性的“上級(jí)來文”則要?jiǎng)澅９芷谙蓿滥甓取獑栴}——責(zé)任者分類進(jìn)行歸檔，因?yàn)檫@類文件日后利用率相對(duì)高于其他三類，雖然行文單位也會(huì)歸檔，但從實(shí)踐上看，還是自己保存好自己日后利用率較高的文件比較妥善。自己的檔案比較集中齊全，避免多全宗查找和節(jié)省了查找時(shí)間。

李宗富：鄉(xiāng)鎮(zhèn)的基層檔案工作者大都是兼職人員，正如一塵總編在《檔案行政執(zhí)法手冊(cè)》中所說的：對(duì)基層檔案工作者來說，可能更需要方法流程標(biāo)準(zhǔn)等明白如話的指導(dǎo)。目前，在實(shí)際工作中，有沒有一個(gè)（或一些）既符合實(shí)際又切實(shí)可行、易于操作（或者說可以直接拿來參照指導(dǎo)運(yùn)用）的鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”歸檔指導(dǎo)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)？

李正平：從檔案的憑證作用看，上級(jí)來文只要不涉及本鄉(xiāng)人、財(cái)與事，不歸也罷；從工作查考看，普發(fā)性文件只要照辦了，只存自己辦理的結(jié)果就可，如要報(bào)個(gè)報(bào)表或統(tǒng)計(jì)之類的。但一些規(guī)范性文件，不是一次性使用，這次工作上用了，明天還要用，就應(yīng)考慮保存了，有些還應(yīng)長(zhǎng)永保存。要注意事情的來龍去脈，來文是怎么說的，我們是怎么辦的，應(yīng)是一個(gè)有機(jī)體，特別是涉及政策性的。從編史修志角度，是歸檔越完整越好，因?yàn)樗麄円酪粋€(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的工作如何運(yùn)行的，為什么要這樣運(yùn)行，也就是注重細(xì)節(jié)。這與我們組卷時(shí)要注意保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是一樣的原理，因?yàn)槲覀円芯繗v史的人會(huì)盡最大可能去還原歷史。記得一外國(guó)專家說過，我們不僅要看結(jié)果，還要注重事情的一個(gè)過程。這從一些重大歷史事件因缺少細(xì)節(jié)資料而不得不還要以口述歷史資料來補(bǔ)證就知道了。記得有一個(gè)村，新中國(guó)成立后歷年材料都保存得相當(dāng)完整，成為研究這段村史的不可多得的珍寶。所以，我認(rèn)為，鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”歸檔問題，應(yīng)當(dāng)具體問題具體分析。

一井水：鄉(xiāng)鎮(zhèn)上級(jí)來文歸檔應(yīng)該區(qū)別不同情況進(jìn)行：一類是針對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的如人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、土地利用、項(xiàng)目審批等重要文件材料應(yīng)該永久存檔；二類是方針、政策、規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)等需要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的文件材料應(yīng)該按保管期限10年歸檔，這樣既方便各部門利用，又可以避免移交進(jìn)館的大量重復(fù)；三類是近期有一定查考價(jià)值的文件材料按照年度——責(zé)任者——形成時(shí)間排列裝訂成冊(cè)，保管幾年后再銷毀，這樣既節(jié)省時(shí)間，又方便利用。

王鳳珍：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室如果把“上級(jí)來文”全部整理歸檔，額外增加了工作量和庫(kù)房壓力不說，從實(shí)際利用情況來看也是沒必要的。滄海一粟將鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”歸為四類，我認(rèn)為在檔案收集整理時(shí)可以只考慮后面兩類，也就是時(shí)效性“上級(jí)來文”，即在某一時(shí)間段內(nèi)有效且需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)來文；再就是專指性“上級(jí)來文”，即上級(jí)針對(duì)某一個(gè)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的專門性文件。至于前面兩類只要是與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)無關(guān)的都可以當(dāng)作資料存入資料室。

小魚兒：鄉(xiāng)鎮(zhèn)收到的上級(jí)來文有以下幾種歸檔方式：其一，針對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的任免、表彰和有關(guān)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)事情的文件，這部分文件日后查找利用率相當(dāng)高，歸檔時(shí)應(yīng)歸入永久保管。其二，上級(jí)下發(fā)的關(guān)于一些方針、政策性且需要貫徹執(zhí)行的文件，這部分文件雖然日后利用率不太高，但是，領(lǐng)導(dǎo)在一兩年內(nèi)也許會(huì)用到，為更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，歸檔時(shí)應(yīng)歸入定期10年。其三，至于其他的上級(jí)文件，基本都屬于普發(fā)文，但是有時(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)其他人員也有可能會(huì)用到，但又不屬于歸檔范圍，可以裝訂成文件匯集保管。

白樺：我非常贊同“小魚兒”老師的做法。關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”歸檔這個(gè)問題，還是要把握“以我為主，突出重點(diǎn)”的原則進(jìn)行收集整理。我認(rèn)為，一般對(duì)于專指性“上級(jí)來文”采取永久保存，時(shí)效性“上級(jí)來文”定期保存，普發(fā)性和告知性“上級(jí)來文”采取暫存方式整理存放，不入檔案庫(kù)房。并定期對(duì)暫存文件進(jìn)行鑒定與清理，將失去保存價(jià)值的文件及時(shí)剔除，這樣既做到了不耽誤工作，又不占用庫(kù)房面積。

丁崇健：鄉(xiāng)鎮(zhèn)的“上級(jí)來文”主要包括縣級(jí)以上（含縣級(jí)）黨委政府及其所成立的工作領(lǐng)導(dǎo)小組、人大、政協(xié)、紀(jì)檢監(jiān)察、人武部、檢察院、法院以及縣級(jí)以上（不含縣級(jí)）職能工作部門等上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話等。這些“上級(jí)來文”是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展工作的重要依據(jù)，必須貫徹執(zhí)行的，應(yīng)當(dāng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室按文件材料歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定進(jìn)行全部收集、歸檔整理和保存在綜合檔案室。鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作部門的上級(jí)機(jī)關(guān)——縣級(jí)工作部門對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的行文則不應(yīng)當(dāng)按“上級(jí)來文”處理（現(xiàn)行體制下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府與大多數(shù)的縣級(jí)工作部門是平級(jí)機(jī)關(guān)），鄉(xiāng)鎮(zhèn)只需要區(qū)分其工作職能職責(zé)安排到相關(guān)承辦工作部門進(jìn)行辦理并督促落實(shí)。這類“上級(jí)來文”在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案中占據(jù)著相當(dāng)大的成分，應(yīng)由承辦工作部門在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室的指導(dǎo)下進(jìn)行收集、歸檔整理、移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。個(gè)人以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”歸檔的范圍適當(dāng)寬泛一些好，即便不歸檔也可作為資料保存下來，確實(shí)沒有留存價(jià)值的除外。

鞏磊：?jiǎn)螁螐臍w檔的角度來講，鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級(jí)來文”可分為需歸檔的“上級(jí)來文”即上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行并且辦理的文件材料和不需歸檔的“上級(jí)來文”即上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的普發(fā)性不需鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)辦理的，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件材料和上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的任免、獎(jiǎng)懲非本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員的文件材料以及供工作參考的一般性無借鑒價(jià)值的一些抄件等。

陳少敏：鄉(xiāng)鎮(zhèn)上級(jí)普發(fā)文件中，有國(guó)家政策、法規(guī)、法律執(zhí)行情況的，需要保存在檔案室，以便于自己利用并存檔。轉(zhuǎn)發(fā)的告知性上級(jí)文件則不需要存檔。時(shí)效性強(qiáng)的則更不需要保存。專指性上級(jí)來文則需要認(rèn)真收集、整理、入室。

王富忠：個(gè)人認(rèn)為，鄉(xiāng)鎮(zhèn)普發(fā)性“上級(jí)來文”不需要?dú)w檔，即使需要鄉(xiāng)、鎮(zhèn)按文件辦理的事情，從行動(dòng)上把事情辦理完畢就可以了；鄉(xiāng)鎮(zhèn)告知性“上級(jí)來文”，不需要?dú)w檔，“告知”，顧名思義，就是讓每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)知道一下就可以了；鄉(xiāng)鎮(zhèn)時(shí)效性“上級(jí)來文”不需要?dú)w檔，“時(shí)效”文件在某一時(shí)間段內(nèi)有效，而對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)多年后的查閱和編史修志等沒有什么實(shí)際價(jià)值；鄉(xiāng)鎮(zhèn)專指性“上級(jí)來文”，即上級(jí)針對(duì)某一個(gè)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的專門性文件均屬歸檔范疇，且大都作為永久檔案保存，是該鄉(xiāng)鎮(zhèn)將來編史修志的重要依據(jù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)普發(fā)性、告知性、時(shí)效性的“上級(jí)來文”雖然一律不歸檔，但不歸檔并不意味著不整理保存，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室應(yīng)該把“上級(jí)來文”按照不同級(jí)別、不同文號(hào)等特征，裝訂成發(fā)文匯集，和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件形成的發(fā)文匯編一起，分別編目、排架，以方便查閱利用。

（摘自《檔案界》網(wǎng)站）