信息時代黨校檔案服務策略

孟會杰

隨著信息化時代的到來，社會對于信息的需求越來越強烈，黨校檔案蘊含著大量的公眾必需的信息，如何將這些信息提供給公眾，實現檔案的真正價值，已成為當前黨校檔案管理中必須直接面對的話題。而要想將檔案信息提供給公眾，實現檔案的真正價值，就必須加強黨校檔案服務的策略研究，真正做好黨校檔案服務工作。目前，無論從效率上，還是從效益上，黨校檔案的信息服務的水平依然處于低位，其社會功能也難以得到根本性的發揮。在這種情況下，尋找恰當的檔案服務策略，就成為黨校檔案迫切需要解決的問題。

1 黨校檔案的雙向服務策略

為黨校自身發展服務是檔案信息服務的根本。作為黨校教育教學的重要組成部分，黨校檔案部門的首要職責是為黨校的教育教研、后勤保障以及學生管理提供服務。除了滿足黨校正常工作的檔案需求外，黨校檔案部門還要按照不同時期的工作重點，為黨校提供全面而系統的檔案信息。首先，提升教育教學能力，促進內涵發展是黨校面臨的首要任務。為此，改革與創新教育教學制度，研討與交流教育教學經驗，積累分析并傳播優秀的教育教學案例就成為教育教學管理的中心。而為教育教學管理提供相應的檔案信息服務就成為檔案管理的必然選擇。其次，在促進黨校內涵發展的過程中，除加強教育教學的改革外，黨校還面臨著提高科研水平的重要任務，這樣，黨校檔案部門除做好教育教學方面的信息服務外，還要為黨校的科研活動提供充足的信息。最后，提高黨校學員的政治素養以及專業知識能力，提升其管理能力是當前黨校學員管理的重要任務。認真總結培養與管理學員的經驗，不斷完善學員培育方法也需要黨校檔案部門提供全面的檔案信息。在做好黨校檔案信息服務的同時，黨校檔案部門還要面向社會為社會提供充足的檔案信息，為快速發展的社會主義現代化建設以及人民群眾不斷豐富的物質文化生活提供信息支撐。這樣不但使檔案資源得到了充分的利用，同時還節省了大量的資源。

2 黨校檔案的主動服務策略

為保證主動服務策略的順利實施，提高黨校檔案信息的利用價值，黨校檔案部門必須改變觀念，變被動為主動，借鑒服務行業的經驗，制定一整套行之有效操作性強的服務管理、服務流程以及服務評估方法，全面提升黨校檔案信息服務的質量。為此，黨校檔案部門必須徹底改變檔案工作的封閉性，充分利用各種優質技術和資源，特別是黨校的內部技術以及智力資源，探索研究出一整套符合黨校特征的現代檔案服務體系。目前，黨校人事制度正在發生重大變革，以崗位設置以及聘任制為重點的人事制度正逐漸代替原來的終身制，論資排輩的現象不復存在。新的人事管理制度以崗位業績為評價目標，以完成業績指標為標準完成對工作人員的考核，并將考核結果作為薪資待遇、晉職晉級的依據。直接決定黨校檔案部門工作人員薪資待遇、晉職晉級的不再是工齡的長短，而是其工作業績。在這種情況下，黨校檔案管理部門只有變被動為主動，提高自身的服務水平，提高工作效率，發揮黨校檔案管理的作用，才能真正為黨校人才培養以及教育科研提供信息支持，不斷拓展自身發展空間，在黨校的未來發展進程中贏得一席之地。

3 黨校檔案的網絡化服務策略

隨著互聯網延伸到千家萬戶，人們的生活方式以及工作方式正在發生極大的變化，同樣，作為黨校工作重要組成的檔案管理工作也同樣面臨著互聯網方面的問題。目前，應用互聯網為黨校工作人員、學生以及社會提供檔案信息服務的技術問題已經解決，無論學校以及其他單位，還是普通家庭，通過互聯網訪問黨校檔案資料已經成為現實。大力加強檔案資料的網絡化管理，為公眾提供更加強大的檔案信息已經成為黨校檔案部門必須迫切解決的問題。在這種情況下，黨校檔案部門首先必須將傳統的服務觀念轉變為網絡服務觀念，以用戶為中心，通過互聯網主動了解用戶的檔案信息需求，按照用戶的需求不斷拓展服務的內容與空間。其次，要努力加強黨校檔案的數字化進程，不斷拓展網上信息傳遞、交流、資源共享的途徑，為做好網絡服務奠定堅實的基礎。黨校檔案管理部門要將利用率比較高、已經公開以及珍貴檔案資料的信息化作為首選目標，不斷提高黨校檔案資料的共享程度。不斷提高檔案館藏資料的集成化組織水平，通過網絡下載、傳輸與共享功能豐富虛擬檔案信息。通過網絡不斷加強和外界的聯系，建立健全反饋機制，認真分析各種反饋信息，并在認真分析的基礎上優化信息的質量，調整信息的結構，提高服務的效率。最后，要努力構建網絡服務平臺。各黨校檔案館要大力加強局域網以及門戶網站的建設，以省級、國家級檔案網站為龍頭，以互聯網為依托，構建各黨校檔案館間的交互式檔案館，確保檔案信息平臺能夠在不同的網絡中順利運行。

4 黨校檔案的數字化外包策略

盡管當前黨校檔案管理數字化已經初具規模，但是無論在硬件方面還是在軟件方面，都和先進國家的檔案管理存在著一定的差距。為更好地做好檔案服務工作，有效利用檔案資源，可以采取數字化外包方式為用戶提供服務。首先，要認真選擇外包服務商。黨校檔案管理部門要按照自身的需要，認真聽取相關專家的意見，從技術水平、業務水平、財務狀況以及研發新技術的能力進行全面評估，選擇具有絕對優勢的外包服務商。其次，要加強對外包業務的管理。黨校檔案的數字化外包是一件非常復雜的事情，為保證外包業務的正常進行，黨校檔案管理部門要制定切實可行的合同，明確雙方的義務和職責，明確出現重大問題情況下的賠償機制，制定偶發或突發事件的應對方案。加強對外包服務商的監督與管理，黨校檔案管理部門必須成立專家管理團隊，對外包服務商服務的用戶展開滿意度調查，通過和外包服務商有業務聯系的部門對其進行全面評價，將其整體服務水平與競爭對手的整體服務水平相比較，對合同中規定的業務進行嚴格的審查，以便早期發現問題，降低風險。最后，黨校檔案管理部門要加強與外包服務商之間的協調與溝通。定期舉行雙方專家參與的協調會議，統籌調配項目計劃的實施，全面掌握各項工作的實際進展情況，指導并協調解決其中出現的問題，及時對其工作情況進行總結。將黨校檔案進行數字化外包，并不說明黨校檔案管理部門的管理人員就可以袖手旁觀，相反，黨校檔案管理人員要主動切入外包服務商的工作安排及進展，及時發現其中存在的問題，加強指導并且幫助其解決問題。同時，還要定期對其工作進行抽查，避免重大事故的發生。

5 黨校檔案的“服務品牌”策略

隨著我國市場經濟的深入發展，品牌已經成為大眾選擇商品的主要目標，在這種情況下，黨校檔案管理部門要創建屬于自己的品牌，通過品牌向用戶介紹檔案管理工作及館藏內容。同時，黨校檔案還要認真組織本校教職員工、校外相關人員定期或不定期參觀黨校檔案館，由檔案管理人員向其介紹館藏內容，或者通過電腦、多媒體等現代化手段觀看查檔演示，讓用戶熟悉、了解黨校檔案館，不斷提高黨校檔案館的開放程度。黨校管理部門還要通過開設培訓班等方式加強對黨校檔案管理人員的業務培訓，提高其整理、歸檔、編輯能力，為推出黨校檔案的“服務品牌”奠定基礎。上述工作完成后，黨校管理人員要認真組織檔案管理人員對館藏資源以及用戶的不同需求進行認真的分析，按照用戶的不同需求研制層次不同、系列不同的服務品牌。例如，通過編纂檔案、資料、文獻或者出版年鑒、校志、校史、文件匯編等編研成果，以及明信片、畫冊、紀念品、聲像資料等文化產品，形成專業性較強的品牌。同時，黨校檔案管理部門還可以將承辦、協辦優秀畢業設計、論文展，杰出校友展、名師名人展、校史展等多種形式的展覽，創建優質檔案品牌，為用戶提供貼心的優質服務。

總之，隨著社會主義市場經濟的不斷深化，檔案資料在社會主義現代化建設中所起的作用將會越來越大。在這種情況下，黨校檔案管理部門只有大力加強檔案服務策略研究，不斷提高檔案服務水平，真正實現檔案的價值。

（作者單位：中共濮陽市委黨校 來稿日期：2014-04-01）