建好管好企業(yè)人事檔案

左文平

當(dāng)前，隨著企業(yè)的深化改革，人事檔案管理工作如何主動順應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供更好的服務(wù)，是人事檔案管理者需要面對和認(rèn)真思考的問題。

1 企業(yè)人事檔案的重要性

1.1 為企業(yè)選人用人提供服務(wù)。企業(yè)人事檔案工作是對企業(yè)內(nèi)部員工的個人經(jīng)歷、思想品德、工作能力以及獎罰情況進(jìn)行記錄和如實反映的重要管理活動。企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實最全面的個人信息。特別是在新的《勞動合同法》實施以后，企業(yè)用人更加謹(jǐn)慎，嚴(yán)把人才進(jìn)口關(guān)成為企業(yè)降低勞動成本、減少勞動風(fēng)險的首選防范措施，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息。

1.2 為企業(yè)科學(xué)決策提供服務(wù)。通過人事檔案，企業(yè)可以對員工的任免、調(diào)資、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，為企業(yè)制定用人計劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

1.3 直接為個人的切身利益服務(wù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補充，是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料。對于員工個人來說，無論是就業(yè)、考研、調(diào)動、出境政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等手續(xù)，都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)，直接為個人切身利益服務(wù)。

2 企業(yè)人事檔案存在的問題

2.1 人事檔案重視不夠。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為不是企業(yè)的主要工作，只要不丟失、不泄密就行了。企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)效益，使人事檔案工作在企業(yè)的各項工作中提不上重要議事日程。

2.2 歸檔材料存在虛假現(xiàn)象。評價員工在政治態(tài)度、思想品德、業(yè)務(wù)實績等方面的材料存在千篇一律現(xiàn)象，缺乏針對性，不能突出個人工作特點和實績。甚至有些人喪失基本的職業(yè)道德，偽造假材料，如假學(xué)歷、假出生年月、假工作簡歷等，嚴(yán)重影響了檔案材料的真實性，為檔案利用帶來了麻煩。

2.3 人事檔案管理人員缺乏。有些企業(yè)忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強、專業(yè)化程度高的特點，在人事檔案管理上還沒有配備專職人員，負(fù)責(zé)人事檔案工作的人

員通常兼任其他工作，造成了人事檔案管理的混亂，嚴(yán)重影響了企業(yè)人事檔案管理水平。

2.4 存在人為因素。有些企業(yè)員工對自己的人事檔案重視不夠，如部分員工工作調(diào)動后將人事檔案自己存放，未及時辦理歸檔手續(xù)，從而影響了今后個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造等事關(guān)個人切身利益問題。

2.5 管理手段落后。目前仍有一些企業(yè)人事檔案室融辦公、倉庫、閱檔為一間，防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平，也沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案仍采用手工查找，從而嚴(yán)重制約了人事檔案信息的開發(fā)和利用。

3 加強企業(yè)人事檔案管理的措施

3.1 強化責(zé)任意識。各級企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，真正把人事檔案工作作為人事部門的一項重要基礎(chǔ)性工作來抓，高度重視人事檔案管理工作，建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，制定相應(yīng)的獎懲制度，激發(fā)人事檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性。要加大投入，切實幫助解決人事檔案工作中遇到的實際問題，按標(biāo)準(zhǔn)、要求建設(shè)好規(guī)范化的專門人事檔案館（室），建好配套保護(hù)措施，配備必要的電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，不斷提高檔案管理信息化水平。

3.2 健全管理機制。企業(yè)要首先做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，完善其管理體制。人事檔案工作人員必須樹立較強的保密意識，制定嚴(yán)格的接收、鑒別、整理、保管、提供、傳遞和銷毀檔案材料制度，以確保人事檔案的絕對安全。

3.3 樹立服務(wù)意識。人事檔案工作人員必須樹立全心全意為人事工作服務(wù)的思想，端正服務(wù)態(tài)度，時時處處為利用者著想，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好人事檔案利用工作，堅持主動、保密、及時、準(zhǔn)確的原則，為組織人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在服務(wù)中實現(xiàn)自我人生價值。

3.4 加強隊伍建設(shè)。企業(yè)的人事檔案管理人員應(yīng)該具有過硬的業(yè)務(wù)技能和合理的知識結(jié)構(gòu)體系，應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策。熟悉相關(guān)的人事管理工作業(yè)務(wù)，熟練掌握工作流程和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，不斷提高人事檔案隊伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)新形勢下企業(yè)組織人事工作及其他各項工作的需要。

（作者單位：中原油田第九社區(qū)管理中心 來稿日期：2014-04-15）