淺談計算機在企事業單位檔案管理中的應用

仇艷華

(廣西職業技術學院,廣西南寧 530226)

淺談計算機在企事業單位檔案管理中的應用

仇艷華

(廣西職業技術學院,廣西南寧 530226)

目前計算機被廣泛的應用在企事業單位檔案管理中計,其為各種信息管理提供了非常方便快捷的技術支撐,為企事業單位的檔案管理提供更為深刻的管理內涵,這樣對檔案管理以及企事業單位其他事宜的進展是非常有利的。本文筆者對詳細分析了計算機在企事業單位檔案管理中的應用,闡述了對計算機在企事業單位檔案管理中的內容,應用的重要性、優點以及技巧,提出了目前企事業單位檔案管理信息化應采取的措施。希望能夠為企事業單位檔案管理的計算機化提供參考。

計算機 企事業單位 檔案管理

1 計算機進行企事業單位檔案管理的重要性及其優點

1.1 計算機進行企事業單位檔案管理的重要性

隨著科學技術的不斷發展以及計算機技術的普及,計算機科學技術已經不容置疑的進入了我國不同單位的各個領域,并且在我國企事業單位的諸多方面發揮了不可或缺的作用,這樣就標志著我國企事業單位檔案的管理的企業管理漸漸地向現代化與信息化邁進,計算機科學技術成為了企事業單位檔案管理中不可或缺的重要工具之一。目前企事業單位正面臨著國際化競爭的嚴峻考驗,準確的完成企事業單位的檔案管理、提高自己的財務管理能力以及技術水平,實現企事業單位檔案管理的電子化與信息化,創建一個集成的系統平臺,這樣就可以大大提高企事業單位的綜合管理能力與市場競爭力。

1.2 計算機在企事業單位檔案管理中的優點

計算機科學技術在企事業單位的應用使人員基本信息的管理流程變得流暢,實現了人事部門和項目經理部之間基本信息的共享,使準確及時的掌握員工的基本信息成為現實。企事業單位檔案管理中各項數據的處理也變得更加的快速和準確,數據的準確率都能夠達到百分之九十五以上。企事業單位檔案數據的流動順暢,可以使施企事業單位的各個部門可以在最短的時間獲得該部門或者是其他部門提供的數據,為企事業單位高效準確的掌握各個員工的基本信息提供了有力的科學的依據。因為計算機科學技術在企事業單位的應用,使大部分手工報表逐漸的取消,這樣就大大節省了辦公的費用,又使員工的檔案變得更加準確快速,使檔案實現了資源共享。計算機可續技術運用還實現了員工檔案的收集整理的一體化以及基本信息集成化的管理,使得原來相對混亂的部門銜接,通過措施的合理運用,準確自然地銜接在一快,充分體現了計算機科學技術在企事業單位檔案管理上的優越性。計算機科學技術在企事業單位檔案管理中的應用使得科學的管理方法與先進的技術實現了集成,從而達到了科學管理和先進技術共同發展的目的。

2 企事業單位在檔案管理計算機化采用的措施

2.1 深入做好“四化”工作

企事業單位在對檔案進行管理時要做到檔案工作規范化、裝具標準化、管理現代化、文件材料信息化,企事業單位的相關部門領導更加關心、重視檔案工作,及時研究解決檔案工作中的實際問題,把檔案管理工作的信息化納入單位同步發展規劃,提出盡早做好企事業單位檔案“四化”工作,通過企事業單位檔案工作信息化管理市一級的認定。

2.2 明確工作責任,規范工作步驟

企事業單位在實施檔案管理信息化工作時,檔案接收、移交都要記錄清楚;檔案統計要與事實相符、數據準確;檔案鑒定、銷毀程序規范,手續齊全;檔案庫房溫濕度測定記錄準確,利用空調、除濕機確保庫房溫、濕度符合要求。企事業單位的領導經常關注檔案管理的安全管理,督促制定安全管理規章,做到責任明確。

2.3 科學管理,培養專業人才

企事業單位要建立規范、科學的計算機檔案管理體系,全面準確地記錄和反映各個員工的基本信息建設與企業項目發展的歷史過程。企事業要部門培養專業人才,就需要舉辦檔案管理人員培訓班,并要求企事業單位內設機構、直屬單位及單位的項目主管領導、及檔案管理人員都要參加該培訓。企事業單位檔案管理人員培訓班要采取理論講解、典型案例分析、現場學習答疑相結合方法,對項目檔案的含義,檔案意識的法律涵義,項目管理辦法、管理流程,檔案的歸檔、整理、分類及檔案的信息化管理等課程進行全方位地培訓。通過培訓,使各單位充分認清檔案管理信息化的重要性,高度重視檔案管理信息化工作,充分發揮檔案信息服務作用。同時也會提高了檔案管理人員的管理與實際操作水平,為積極做好計算機在企事業單位檔案管理的普遍應用起到了積極作用。

3 企事業單位檔案計算機化應解決的問題

3.1 企事業單位檔案計算機化采取相應措施的重要性

檔案信息化過程中,還存在著一些亟待解決的問題,需要注意企事業單位檔案信息化是一個系統性的工程,在工作的前期需要經過充分研究和調研,結合企事業單位檔案信息化相關技術標準規范體系建立數字資源。規劃企事業單位檔案信息化的過程中一定要注意解決存在的問題。

3.2 在企事業單位檔案信息化的過程中突出重點,分層要分明

在企事業單位檔案信息化過程中首先就要做好數字資源的建設,隨著企事業單位數字化項目工作的深入開展,以紙質為載體的檔案內容已經采用圖像掃描等方式以數據集的方法存儲,對于這種數字化檔案的數據應該首先提供利用,確保用最短的時間內以最快的速度達到企事業單位檔案信息化在實際生活中的應用。

3.3 注重對專業人才的培養

在企事業單位檔案信息化的過程中,有關部門一定要注重對人才隊伍的培養,這樣才能夠從根本上改變了傳統檔案的管理模式,應該重新對檔案管理崗位以及管理模式流程做出定位,聘用專業知識過硬的、有工作經驗的復合型人才。另外企事業單位內部也可以對知識結構進行思考整合,一起解決企事業單位檔案信息化過程中存在的問題。

3.4 企事業單位信息系統存在的安全問題

信息系統的安全不單單是一個技術問題,它還與系統的管理以及法律法規的保障有關。另外信息系統的穩定性也是系統安全的重要保障,信息系統除了應該具有處理大量數據而且在短時間內快速處理數據的能力之外,還要能夠提供最好的措施來解決系統災難性恢復,最大限度的避免因為系統的不穩定性所帶來的安全問題。

3.5 對數字化檔案信息進行管理時存在的問題

在工作人員對數字化企事業單位檔案信息進行整理存入檔案時,比較普通的資料保存為一般平臺都能使用的TXT文本格式就可以了,但是對于特殊格式的資料就必須要在歸檔信息中存儲能夠打開該特殊格式資料的軟件以及改軟件如何使用的說明。對已經整理存入檔案的電子文件每隔一段時間就要精心的抽查巡檢,如果出現文件存儲載體損壞的現象時,就要在短時間內對存儲數據進行修復處理,對存入該軟件的存儲載體要進行刻錄備份。企事業單位檔案信息化通過不斷努力一步一個腳印,一步一個階梯來實現的,因此在企事業單位檔案信息化的過程中就要經過不斷的實踐探索和發展,期間一定要遵循實用性的原則,這樣才能夠實現企事業單位檔案管理的跨越式發展。

4 結語

總而言之,我們要深刻的認識到,伴隨著企事業單位人事改革的不斷進行,為企事業單位的檔案管理事業帶來巨大發展機遇的同時,與此同時還帶來了很大的挑戰。企事業單位的檔案管理具有巨大的挑戰性,企事業單位檔案管理是企業知識共享的主要平臺,它能夠反映出知識型企業文化。在日后的工作中,需要工作人員對檔案管理質量不斷地提高,提高檔案的利用率。企事業單位檔案管理的計算機化,使員工檔案檔案管理業務水平得到跨越式提升,也為文書檔案信息化的全方位覆蓋奠定基礎,必將極大地提高檔案管理和利用服務的現代化水平。

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