辦公室檔案管理工作研究

隋麗婷

摘 要：通過提高對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設和建立完善的檔案管理制度，使得辦公室檔案管理更加規范化，從而推進各項工作的有序發展。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；規范化

檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業單位辦公室檔案管理具有十分重要的現實意義。做好檔案管理工作，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。

一、事業單位辦公室檔案管理存在的問題

（1）檔案管理工作的重要性沒有得到重視。隨著時代的不斷發展，信息科技的進步，對辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進行檔案管理的過程中，現代信息技術的應用對檔案管理工作人員提出了新的考驗，工作人員需要運用相應的辦公軟件協助完成檔案管理工作。在面對以上問題的時候，有時凸顯出檔案管理工作人員的專業水平不夠，缺乏專業的檔案管理技能，運用現代辦公軟件的能力不足等問題。因此，提高對檔案管理工作的重視程度，進一步關注和解決檔案管理人員的素質問題，是事業單位檔案管理亟待解決的問題之一。

（2）辦公室檔案管理信息化建設過緩，設施相對落后。現代技術的發展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求采取不同的方式進行整理和保管。國家檔案行政機構倡導無紙化系統規范，但由于檔案管理的信息化建設沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質文件為主，使得對紙質文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數字化信息處于隨機存儲狀態，有些被不定期銷毀，有些被存儲在臨時可移動設備上，沒有建立系統管理模式。

（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數事業單位沒有建立針對辦公室檔案管理的相應制度和規范，即便有些單位對檔案有相關的管理規范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說一些該銷毀的檔案，由于未定期銷毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實際操作中的執行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發揮真正的作用。

二、如何加強事業單位的檔案管理工作

（1）提高對事業單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對事業單位的相關領導宣傳現代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效率的檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到極其重要的推動作用。要提高對事業單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時，辦公室檔案管理人員應跟隨社會的發展腳步，順應時代的需求，不斷提高檔案管理意識和相關法律意識，尤其要增強辦公室檔案管理人員自身的保密意識，樹立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓，掌握管理相關操作技能，提高自身素質及檔案管理水平，充分認識檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理工作的責任意識。

（2）加快辦公室檔案管理信息化建設。當前，網絡電子信息化檔案管理方式相較于紙質文件管理方式來說，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強了辦公室檔案管理的準確性。充分利用計算機技術存儲，建立網絡信息平臺和電子數據庫，將網絡電子信息化技術應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統的管理模式，不僅能夠將單位內部的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節省大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準確快捷。

（3）建立完善的檔案管理制度。對檔案管理體制進行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業功能，是檔案事業發展的主要任務。在倡導自主更新的時代洪流下，事業單位想長久穩定地發展下去，需要建立適合自身發展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內部各個部門的工作效率，影響著單位的發展。單位應當針對辦公室檔案管理工作制定相應的適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

檔案管理改革是事業單位管理改革的一項重要內容，事業單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到推動作用。通過提高對事業單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設和建立完善的檔案管理制度，使得事業單位辦公室檔案管理更加規范化，從而推進單位各項工作的有序發展。

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（黑龍江省哈爾濱市信訪服務中心）