淺談企業檔案管理計算機網絡的建立

劉志娟

【摘 要】本文闡述了企業檔案管理計算機網絡建立的必要性和緊迫性，提出了建立企業檔案管理計算機網絡的基本構想，提出了在建庫建網工作中應注重的有關問題。

【關鍵詞】企業；檔案管理；計算機網絡

計算機技術和通信技術的迅速發展及密切結合，產生了計算機網絡。計算機網絡被視為現代信息社會的重要標志。網絡建立已成為國內外各行各業發展的一個熱點，以往企業檔案采用單機條目管理的模式已不能適應信息社會的需求，因而建立企業檔案管理計算機網絡，是擺在我們面前的一個重大而緊迫的課題。

1 企業檔案管理計算機網絡建立勢在必行

1.1 檔案單機條目管理，已難適應信息社會的要求

計算機應用于檔案管理以來，雖時間不長，但發展很快。不但省、市檔案館采用計算機進行管理，而且許多企業也采用單機計算機進行檔案管理，應用計算機進行檔案管理已進入了廣泛應用階段，改變了長期以來人寫手抄、翻本查閱的傳統管理方式，給檔案管理帶來了生機和活力。當前，大多數企業，其應用規模是單機應用狀態，其管理方式是條目管理，也就是說，將檔案資料錄入成條目信息后，輸入和存入單臺計算機，通過計算機代替人工查詢檢索、統計制表。單機條目管理，既不能輸入和存儲全文，也不能遠程傳送，已難適應信息社會網絡化的需要。

1.2 檔案資源建庫建網，是檔案現代化管理的必由之路

隨著掃描技術、光盤技術和網絡技術的發展，不僅可用鍵盤輸入條目信息，還可用掃描儀掃描輸入全文和圖紙（比如清華紫光掃描儀C1880配以清華紫光文字識別軟件。它能同時識別超大字符集<13051字>和超多種漢字字體<近百種>、并且將電子文檔的錯誤率降低到萬分之一以下的、能將復雜報紙雜志文檔經版面分析、識別、理解，最后自動精確重構為原式原樣的標準格式。）；不僅可儲存文字，還可利用光盤和服務器存儲圖紙；不僅可建立局域網，還可聯上互聯網。因而建立企業檔案光盤數據庫、建立企業檔案管理網絡，已具備了成熟的條件。充分利用這種條件，不失時機地建庫建網，使檔案管理從傳統管理的落后方式中解放出來，在單機條目管理的基礎上大大推進一步，這是實現檔案現代化管理的必由之路。

1.3 檔案信息上網，是信息共享的有效途徑

企業檔案信息資源非常豐富，是科技進步和知識經濟取之不盡的寶藏。以前檔案資料多半只局限于本企業和本行業利用，沒有充分發揮其作用。建網聯網后，檔案信息上網，在網上推介，在網上交流，可大范圍內實現信息共享，這是檔案提供利用最有效的途徑。

2 企業檔案計算機網絡建立的基本構想

2.1 網絡建立的基本目標

建立企業檔案光盤數據庫和檔案局域網，將檔案局域網聯入企業信息管理網和國際互聯網，實現檔案資源信息共享。企業檔案部門可參考這一近期的基本目標，制定切實可行的方案。技術、資金雄厚的企業可統一規劃，一步到位；資金不足的企業可采取統一規劃、分步實施的辦法，不斷擴大系統功能。

2.2 網絡建立的基本要求

⑴硬件配置起點要高。針對計算機等設備更新換代快的特點，對硬件的選擇要具有超前意識，在條件允許的情況下，盡量選擇存儲容量大、運算速度快的主機和性能先進的外部設備，以免網絡建起來設備就需要更新。

⑵軟件功能要強。檔案計算機網絡管理軟件包括：系統軟件和應用軟件。系統軟件普遍都是購買，應用軟件既可自行開發，也可直接購買。自行開發難度大、周期長、效率低，最好是購買。由于目前商品軟件五花八門、良莠兼有，因而在購置軟件時應選擇條件成熟、適用性強，擴展性好、功能齊全、安全可靠、標準化程度高、用戶界面友好的軟件。

⑶網絡體系要合理。企業檔案管理網絡建設要符合企業信息管理的總體規劃要求，要綜合考慮企業的原有基礎、當前需要和長遠發展，要根據本企業實際狀況來設計，使建立的網絡體系高效合理。既要防止貪大求全，又要避免拼湊對付。

2.3 網絡建立的基本構想

企業檔案計算機網絡應以服務器為中心，聯接以下幾個基本工作站和若干用戶終端，組成局域網，進而聯入外部網。這是企業檔案管理計算機網絡最基本的構架。

⑴文檔工作站。對外來文件掃描輸入、光盤和服務器存儲、數據轉換，可對庫進行增刪修改，具有自動設置各種表格、目錄、封面、備考表功能，可按組合、模糊等條件進行查詢瀏覽及打印輸出。

⑵工程圖紙工作站。對掃描輸入的工程、設備圖紙進行消藍、去污處理，可對圖紙進行矢量化，可對庫進行增、刪、剪裁等編輯修改，可按組合、模糊等條件進行查詢瀏覽及打印輸出。

⑶多媒體工作站。可將錄像（音）磁帶錄入及照片掃描輸入、光盤存儲，可通過編輯、制作、輸出圖像、動畫、配音和字幕。

⑷文獻資料工作站。可將重要的科技圖書、科技情報文獻掃描輸入、光盤存儲、數據轉換，可實現分類檢索和模糊檢索及打印輸出。

3 企業檔案計算機網絡建立應注重的問題

（1）加強統籌規劃，制定標準規范。鑒于我國檔案現代化管理的落后狀況，國家檔案行政管理部門應組織權威性的專門機構來統籌規劃檔案網絡建立，制訂有關標準和規范，推廣優秀軟件和成功經驗，防止各行其是，避免低水平重復開發。加強組織領導，促進交流協作，加快計算機網絡建立步伐。

（2）注重標引著錄，確保數據庫質量。檔案的標引著錄工作量大，技術性強，標準化程度高。如果輸入的數據不完全、不準確，將直接影響數據庫和網絡的質量，使數據難以共享。

（3）加強人才培訓，提高隊伍素質。檔案計算機網絡建設的成敗，關鍵取決于人才。有高素質的人才，才能建立高水平的網絡，因此，應注重檔案人才的培訓。一方面，要加強檔案業務培訓，提高專業知識水平，另一方面，要加強計算機網絡知識的培訓，不斷掌握新知識、新技術，盡快造就一批既懂檔案業務、又懂計算機技術的復合型人才，以適應檔案計算機網絡建設的需要。

（4）爭取領導重視，加大資金投入。當前，企業檔案管理計算機網絡建立關鍵不是技術問題，而是資金問題，因此，應將檔案現代化管理納入企業領導的議事日程和企業發展規劃，爭取企業領導的重視和支持，加大資金投入，網絡的建立才能得以實現。

當今世紀是信息時代，是網絡世界。抓住機遇，跟上時代的步伐，努力創造內外部條件，加快企業檔案管理計算機網絡建立的步伐，使檔案信息駛上信息高速公路，更好地為科技進步和經濟發展服務。

[責任編輯：薛俊歌]