加強農業行政執法案卷檔案管理之我見

摘 要：農業行政執法是代表國家行使行政管理權，履行法律法規賦予的職責，依法治農的重要手段。而農業行政執法卷案檔案是執法工作的主要內容，是農業檔案的重要組成部分。

關鍵詞：農業；行政執法；案卷

農業行政執法案卷既是記錄行政機關依法履職、查處違法案件的資料匯編，也是體現行政機關法治理念、執法水平的文書憑證。根據筆者工作體會，淺談幾點關于農業行政執法案卷檔案的認識。

1 農業行政執法案卷檔案的內涵及特點

農業行政執法案卷是指農業行政執法活動中形成的，經過分類整理、按序排列、統一編號、立卷歸檔的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像以及相對人違法事實等各種形式載體的文字材料，包括事實整理、程序記錄、證據材料和法律文書等。

1、客觀性：即必須是基于違法事實、執法程序、裁量基準和處罰執行等相關要素的真實記錄，一般是農業行政執法活動的結果，記載了執法活動全過程的真實情況。

2、獨立性：應遵循一案一卷、一卷一宗或一卷多宗原則，同類不同案的案件資料不能混裝同卷。一個獨立的執法活動，如在農藥市場假冒偽劣農藥案件查處中，從立案到處罰決定形成一套完整的檔案，主要包括立案、調查取證、檢測化驗、送達處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復議等全過程，直到結案形成的檔案是個整體。

3、專業性：農業行政執法檔案，如植物檢疫、動物檢疫、農機監理、農資管理等，它們活動的范圍空間、對象目標等都有明顯不同，表現出較強的專業性，因此在檔案的內容、形成過程及適用的法律法規上各不相同，反映出一定的專業特點。

2 當前農業行政執法案卷存在的問題

眾所周知，農業執法檔案數量大，成分雜，在推進行政執法案卷的標準化、規范建設的進程中，筆者發現，部分案卷資料及其立卷、合成過程中的存有不規范。

1、案卷名稱不固定。案卷名稱是行政執法案卷的定性問題，諸多農業行政執法案卷通常是“案由”與“當事人”分兩格處理，且前后不分。正確的表述應當是“某單位某案”。但有的執法案卷主體資格有問題，實施處罰主體身份不清。行政執法中存在著行政處罰主體不適格，處罰不成立，以及執法人員忽視亮明身份、出示證件等環節，導致執法主體不清等問題。

2、立案程序不規范。有些農業執法部門普遍將“農業違法行為立案審批表”減化為“立案登記表”，忽略了“審批”法律程序。部分案卷中的“立案審批表”、“案件調查終結審批表”、“結案報告”中無法制部門審核意見。個別案卷人為縮短了“立案”與“處罰”的“時間差”。

3、執法文書不統一。有的單位沒有按“一案一卷、一卷一檔”的規定及時歸檔；個別單位的執法案件沒有形成卷宗；有的單位案卷裝訂不規范，沒有案卷目錄和編碼；有部分農業部門未按行政執法案卷制作規范執行，且標示行政執法機關具體行政行為的法律文書用印不統一，案卷中的處罰告知事項中多數存在權利告知不規范問題。

3 規范行政執法案卷檔案的幾點建議

在實踐中，由于制作不統一，往往存在程序顛倒、事實錯誤、記錄不全等問題，在依法行政要求越來越高的情況下，如何規范行政執法案卷的制作，是一個亟待研究和解決的問題。筆者認為，作為行政處理載體的行政執法案卷，其主要功能和首要目標是要實事求是，能夠反映行政執法活動的來龍去脈。因此行政執法案卷檔案制作規范的價值目標是指導和貫穿行政執法案卷制作的根本依據，是評判案卷制作具體要求是否適當的根本標準，應遵循依法、規范、科學的原則規范化設計、法制化辦案、標準化歸檔。

1.卷宗設計要統一標準。封面設計應當有所涉案件名稱、立案時間、執法單位、執法時間、執法人員、行政處罰決定與執行，以及案卷號、歸檔號和保管期限等相關記錄。案卷名稱應明示“某單位某案”，執法單位應完整標示執法機構全稱，注明“行政處罰案卷”。內應備有“卷內備考表”設計，并有完整記錄。因此，各單位要提高思想認識，加強領導，建立健全符合本單位的錯案責任追究制度，健全案件評查長效機制，使執法人員知曉辦錯案要受到責任追究。

2.目錄編排要邏輯科學。目錄是通觀行政執法案卷的索引，應當具有科學性、邏輯性和有序性。編排應將“行政處罰決定書”、“立案審批表”依次排列于卷首，余以執法過程的時間性、遵循一定的邏輯規范依序排列。目錄文件名稱與卷內文件名稱應當保持統一。同時，要加強內部監督，建立完善監督機制，把執法案卷納入考核內容，強化內部辦案監督機制，明確辦案人員責任，提高案件辦理質量。

3.辦案過程要依法規范。一份相對完整的行政執法案卷，應當是由受理、立案、調查、取證、審查、復核、討論、決定、告知、送達、執行等相關程序行為組成的資料憑證和執法文書的邏輯性處理。一般地講，除反映行政機關具體行政行為的“行政處罰決定書”應當列于卷首外，其余執法過程各階段的程序性資料，應當有序排列。因此，各執法單位要組織好執法人員的培訓工作，認真學習法律知識，使其熟悉掌握相關法律知識、執法程序、案卷制作標準及方法，努力提高行政執法文書的制作運用能力；要及時修訂和完善相關執法文書，進一步規范執法行為，提高執法水平和辦案質量。

參考文獻

[1]王霞.淺談農業行政執法檔案管理（J）.農村經濟與科技，2008（07）

[2]張彩紅等.現代農業科技（J）.現代農業科技，2008（08）

作者簡介

智月娟（1976-），女，江蘇大豐人，本科，助理檔案員，研究方向：行政執法檔案管理、檔案數字化。