高校實(shí)驗文檔資料分類歸檔研究

摘 要：高校實(shí)驗文檔資料分類歸檔是高校實(shí)驗工作的一項重要內(nèi)容，這項工作的好壞直接影響了高校檔案管理工作的開展，本文分析了高校實(shí)驗文件檔案資料的分類歸檔管理現(xiàn)狀及原因，并提出了自己的分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；實(shí)驗檔案；分類；歸檔

目前，絕大部分高校都有實(shí)驗室與設(shè)備管理處這個職能部門，從事相關(guān)的實(shí)驗教學(xué)、實(shí)驗科研、實(shí)驗教研和實(shí)驗管理等工作，為此，會形成許多相關(guān)的檔案文件資料。作為教學(xué)為第一線的高校來講，實(shí)驗顯然為教輔部門，教輔部門的人力資源配備、財力配備等方面可能存在弱勢，因此，許多高校都面臨著如何管理高校實(shí)驗文件檔案資料的問題。筆者在從事高校實(shí)驗工作中，曾負(fù)責(zé)制定相關(guān)的實(shí)驗檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，在制定過程發(fā)現(xiàn)的相應(yīng)問題，引發(fā)了筆者對高校實(shí)驗文件檔案資料分類歸檔的思考。

1 高校實(shí)驗文檔資料分類歸檔現(xiàn)狀、問題及原因分析

從總體來講，高校實(shí)驗文件檔案資料分類現(xiàn)狀不理想。筆者通過期刊網(wǎng)檢索發(fā)現(xiàn)，專門論述這個問題的文章寥寥無幾。而且筆者通過對自己附近的幾所高校的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校實(shí)驗文件檔案資料分類現(xiàn)狀情況的確不容樂觀。主要表現(xiàn)在如下三個方面：

1、從全局來講，高校實(shí)驗文件檔案資料分類歸檔不健全。主要原因是：

（1）從事實(shí)驗管理的人，缺乏檔案管理的知識，也就是說，從人力資源配備來講，具有不合理性。目前，許多高校對實(shí)驗管理人員的要求并不高，從學(xué)歷結(jié)構(gòu)來講，有的高校只要求具有高中學(xué)歷的人就行，有的高校要求具有專科以上學(xué)歷，但據(jù)筆者走訪有關(guān)高校，以及結(jié)合本人的工作經(jīng)歷，發(fā)現(xiàn)：相對教學(xué)第一線來講，甚至相對其他教輔部門來講，具備研究生（含）以上學(xué)歷的人從事實(shí)驗室管理工作的人并不多，在一些地方院校更是如此。從專業(yè)來講，更是五花八門。高校實(shí)驗人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，信息類專業(yè)人員太少。有些高校，將一些在其他部門工作不理想或不想再從事自己相關(guān)工作的教師調(diào)往實(shí)驗部門，這樣做可能存在一個極大的問題，該同志是不是一定會適合做實(shí)驗工作。如果實(shí)驗工作是收編了一些在其他崗位不合格的同志來承擔(dān)，極難相信，這些同志們會在新的實(shí)驗崗位上做出出色的貢獻(xiàn)與優(yōu)秀的成績。

（2）從經(jīng)費(fèi)來講，高校的實(shí)驗工作也存在著極大問題，制約了合理而科學(xué)的實(shí)驗文檔資料分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)的出臺。經(jīng)費(fèi)不足，對實(shí)驗工作無論從形式來講，還是從內(nèi)容來講，都會產(chǎn)生很負(fù)面的制約。想一想，連該懸掛各實(shí)驗室的規(guī)章制度都因沒錢而實(shí)現(xiàn)不了，會有井然有序的實(shí)驗教學(xué)、實(shí)驗科研、實(shí)驗評估嗎？因為經(jīng)費(fèi)的問題，還會對其他方面產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。因為沒有錢，該走出去參觀學(xué)習(xí)其他院校，走出去接觸生氣勃勃的社會生產(chǎn)實(shí)踐的機(jī)會都沒有，實(shí)驗工作會做好？也正是因為經(jīng)費(fèi)的問題，使得一方面招不來合適的人才，一方面沒有資金去培訓(xùn)實(shí)驗教師，不能及時跟進(jìn)生機(jī)勃勃的社會；另一方面，也使得管理工具極為落后。盡管有些省市在高等學(xué)校基礎(chǔ)課教學(xué)實(shí)驗室評估標(biāo)準(zhǔn)中，明確規(guī)定實(shí)驗室要有基本的信息和儀器設(shè)備信息的計算機(jī)化管理，如山東省就做了這樣的規(guī)定，但對許多高校來講，因為經(jīng)費(fèi)的原因，可能連實(shí)驗人員日常辦公都沒有計算機(jī)，何談將有關(guān)信息數(shù)字化管理？更談不上制定出參照網(wǎng)上、其他院校分類合理的實(shí)驗文檔資料的分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

（3）缺乏統(tǒng)一的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。因為從目前現(xiàn)有的法律法規(guī)行政規(guī)章行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來看，無論是《高等學(xué)校實(shí)驗室工作規(guī)程》、《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校實(shí)驗室工作的意見》、《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校物資工作的若干意見》、《高等學(xué)校儀器設(shè)備管理辦法》以及地方性法規(guī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《山東省高等學(xué)校基礎(chǔ)課教學(xué)實(shí)驗室評估標(biāo)準(zhǔn)》等，都沒有對實(shí)驗文件檔案分類歸檔做出統(tǒng)一的部署與標(biāo)準(zhǔn)化。

2 高校實(shí)驗文檔資料分類歸檔

實(shí)驗文件檔案分類標(biāo)準(zhǔn)直接影響了其他的文件檔案管理工作，是其他實(shí)驗文件檔案資料管理工作的基礎(chǔ)，基于其重要性，筆者結(jié)合自己的工作崗位及其相關(guān)的檔案管理知識，并結(jié)合有關(guān)的實(shí)驗室工作法律法規(guī)行政規(guī)章地方性法規(guī)等，制定如下的實(shí)驗文件檔案資料分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以供同行參考。

1、高校實(shí)驗檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，由各教研室或系及實(shí)驗指導(dǎo)教師收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交高校實(shí)驗室管理部門。由實(shí)驗室工作人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類排列上架，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將實(shí)驗檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。

2、歸檔范圍

實(shí)驗教案；學(xué)生實(shí)驗報告；實(shí)驗教學(xué)進(jìn)度表；實(shí)驗成績表；實(shí)驗課任務(wù)；實(shí)驗課總結(jié)；實(shí)驗指導(dǎo)教師及專職實(shí)驗工作人員基本情況信息表；學(xué)校、高校領(lǐng)導(dǎo)及實(shí)驗室與設(shè)備管理處有關(guān)實(shí)驗方面的規(guī)章制度、會議記錄；實(shí)驗工作人員在工作中形成的文件材料（如實(shí)驗室工作計劃總結(jié)，每年本實(shí)驗室工作人員的考核材料，實(shí)驗管理制度，本實(shí)驗室工作人員的研究成果材料、論文，實(shí)驗培訓(xùn)材料，每年實(shí)驗室新增、報廢儀器設(shè)備情況記錄，儀器設(shè)備、低值易耗品的賬目等）；以及為迎接院系、學(xué)校、教育部評估等工作而需提交的有關(guān)實(shí)驗材料。

在載體形態(tài)上既有紙質(zhì)文件材料又有照片、錄音、錄像帶、磁、光盤等材料。

3、歸檔時間

各教研室或系及相關(guān)實(shí)驗指導(dǎo)教師、實(shí)驗專職人員要按時收集、整理各類實(shí)驗文件材料。實(shí)驗教學(xué)進(jìn)度表要在每個學(xué)期開始前兩周內(nèi)由實(shí)驗指導(dǎo)教師填寫完畢；實(shí)驗教案、學(xué)生實(shí)驗報告、實(shí)驗成績表、實(shí)驗課任務(wù)、實(shí)驗課總結(jié)要在每個學(xué)期末的最后兩個星期內(nèi)由實(shí)驗指導(dǎo)教師整理完畢。實(shí)驗專職工作人員要及時收集整理有關(guān)實(shí)驗文件檔案材料，養(yǎng)成每項工作任務(wù)完成后的有關(guān)材料及時歸檔的好習(xí)慣。

4、歸檔要求

凡歸檔的實(shí)驗文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、行文規(guī)范、書寫工整、字跡清晰、簽署手續(xù)完備、并一律使用碳素墨水、蘭黑墨水或其它中性筆書寫。不得使用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水。卷內(nèi)文件排列遵循專業(yè)有關(guān)要求。

5、歸檔份數(shù)

凡是高校實(shí)驗室管理部門報校級、本院系級領(lǐng)導(dǎo)、高校實(shí)驗室與設(shè)備管理處等的文件材料，均需留存實(shí)驗室一份。實(shí)驗教案、學(xué)生實(shí)驗報告、實(shí)驗教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗成績表、實(shí)驗課任務(wù)、實(shí)驗課總結(jié)等均需由實(shí)驗指導(dǎo)教師歸檔一份。endprint

6、歸檔手續(xù)

各教研室或系及有關(guān)實(shí)驗指導(dǎo)教師將有關(guān)實(shí)驗文件檔案材料收集整理后按規(guī)定向高校實(shí)驗室管理部門歸檔，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

7、實(shí)驗文件檔案分類

（1）體制與管理：

1-1、實(shí)驗室的建立：實(shí)驗室建立批準(zhǔn)文件或認(rèn)可文件、實(shí)驗室任務(wù)說明、實(shí)驗室簡介、軟件申請等。

1-2、管理機(jī)構(gòu)：證明高校實(shí)驗室主管領(lǐng)導(dǎo)的文件等。

1-3、建設(shè)計劃：學(xué)校實(shí)驗室建設(shè)計劃方面的文件、建設(shè)整體規(guī)劃和有關(guān)工作計劃，如三年規(guī)劃等。

1-4、體制：高校對實(shí)驗室管理體制方面的文件、實(shí)驗室負(fù)責(zé)人任命文件、人財物管理體制等。

1-5、管理手段：實(shí)驗室基本信息和儀器設(shè)備信息計算機(jī)管理文件。

（2）實(shí)驗教學(xué)：

2-1、教學(xué)任務(wù)：實(shí)驗課教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、實(shí)驗指導(dǎo)記錄、工作量計算辦法、計劃內(nèi)計劃外學(xué)時人數(shù)證實(shí)材料等。

2-2、教材：實(shí)驗教材、實(shí)驗指導(dǎo)書、實(shí)驗教案等。

2-3、實(shí)驗項目管理：實(shí)驗卡片、計算機(jī)項目管理數(shù)據(jù)庫。

2-4、實(shí)驗考試或考核：考試或考核辦法、1-2年試卷或成績記錄。

2-5、實(shí)驗報告：原始實(shí)驗數(shù)據(jù)記錄、實(shí)驗報告。

2-6、實(shí)驗研究：實(shí)驗研究計劃和成果、開放性實(shí)驗。

2-7、每組實(shí)驗人數(shù)：實(shí)驗課班級名單、實(shí)驗分組情況、實(shí)驗課表、計算機(jī)臺數(shù)、實(shí)驗項目數(shù)、上課教師數(shù)（及每個教師帶學(xué)生數(shù)）。

（3）儀器設(shè)備：

3-1、儀器設(shè)備管理：儀器設(shè)備賬卡（單價800元以上儀器設(shè)備）。

3-2、低值耐用品管理：單價800元以下儀器設(shè)備賬卡。

3-3、儀器設(shè)備維修：儀器設(shè)備維修記錄。

3-4、儀器設(shè)備完好率：儀器設(shè)備完好率統(tǒng)計。

3-5、精密儀器及大型設(shè)備管理：有關(guān)規(guī)章制度及執(zhí)行文件、大型軟件或套件資料及其管理形成的文件。

3-6、儀器設(shè)備的更新：更新規(guī)定、更新率統(tǒng)計、有關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

3-7、教學(xué)實(shí)驗常規(guī)儀器配置套數(shù)：實(shí)驗項目常規(guī)儀器統(tǒng)計。

（4）實(shí)驗隊伍：

4-1、實(shí)驗室主任（負(fù)責(zé)人）：實(shí)驗室主任（負(fù)責(zé)人）信息情況表、對實(shí)驗室主任（負(fù)責(zé)人）綜合考評材料。

4-2、專職人員：專職人員信息情況表。

4-3、人員結(jié)構(gòu)：實(shí)驗專職工作人員結(jié)構(gòu)分析表（高級技術(shù)職務(wù)、中級技術(shù)職務(wù)、技術(shù)工人等）。

4-4、教學(xué)與實(shí)驗技術(shù)人員的比例：實(shí)驗指導(dǎo)教師與實(shí)驗專職人員結(jié)構(gòu)分析表。

4-5、崗位職責(zé)：實(shí)驗指導(dǎo)教師職責(zé)、實(shí)驗專職人員工作崗位制、專職技術(shù)人員工作記錄。

4-6、人員考核：實(shí)驗室專職工作人員考核制度、實(shí)驗室主任（負(fù)責(zé)人）考核表、實(shí)驗室技術(shù)人員考核表、實(shí)驗問卷調(diào)查表及其分析、實(shí)驗指導(dǎo)教師考核制度及考核材料等。

4-7、人員培訓(xùn)：實(shí)驗室專職人員培訓(xùn)計劃、執(zhí)行材料。

4-8、實(shí)驗指導(dǎo)教師：實(shí)驗教師首次上崗的培訓(xùn)要求及記錄、首開實(shí)驗試講、試做記錄等。

（5）環(huán)境與安全：

5-1、學(xué)生實(shí)驗用房：通用規(guī)定。

5-2、設(shè)施及環(huán)境：實(shí)驗室用房標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定。

5-3、安全措施：安全規(guī)定。

5-4、特殊技術(shù)安全：相關(guān)的證件文件等。

5-5、環(huán)境保護(hù)：環(huán)境保護(hù)規(guī)定、執(zhí)行材料。

5-6、整潔衛(wèi)生：衛(wèi)生規(guī)定。

（6）管理規(guī)章制度：

6-1、物資管理制度：儀器設(shè)備損壞丟失賠償制度、低值耐用品管理辦法、儀器設(shè)備管理制度。

6-2、安全檢查制度：安全制度、安全記錄本。

6-3、學(xué)生實(shí)驗守則：學(xué)生實(shí)驗守則。

6-4、工作檔案管理制度：實(shí)驗室工作檔案管理制度、實(shí)驗室主任工作記錄、實(shí)驗工作匯報等。

6-5、人員管理制度：實(shí)驗室崗位制。

6-6、基本信息的收集整理制度：實(shí)驗室任務(wù)、實(shí)驗室教學(xué)、人員情況等的基本信息收集、整理、匯總上報制度。

8、以上規(guī)定自頒布之日起實(shí)行，解釋權(quán)在高校實(shí)驗室管理部門。

3 結(jié)論

筆者僅是對高校實(shí)驗文件檔案資料分類歸檔進(jìn)行了初步研究，并提出了自己的一孔之見，高校實(shí)驗文檔資料分類歸檔是否合理與科學(xué)，有待在實(shí)踐工作中進(jìn)一步驗證。

作者簡介

王炳榮（1971—），女，山東安丘人，教師，碩士。endprint