檔案室的檔案管理與方法

馬豐蘭

眾所周知，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的綜合檔案室是統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，檔案室保存的檔案，不僅對(duì)本單位的工作有現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值，而且其中具有永久保存價(jià)值的部分，是國家的檔案財(cái)富，因此，檔案室肩負(fù)著為國家檔案館積累和輸送檔案文化財(cái)富的職責(zé)，它是國家檔案工作的基礎(chǔ)。由此可見檔案室的管理極其重要。下面筆者就自己在檔案管理工作的體會(huì)，共同探討一下機(jī)關(guān)檔案室檔案管理工作中應(yīng)做的幾項(xiàng)工作：

1 檔案收集

檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的前提條件，對(duì)促進(jìn)檔案學(xué)理論發(fā)展、推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)有重要作用。收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業(yè)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點(diǎn)。做好收集工作對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要意義。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個(gè)人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本的內(nèi)容。其內(nèi)容主要是檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案的接收；其指導(dǎo)思想是：歸檔檔案應(yīng)齊全完整；加強(qiáng)室外調(diào)查和指導(dǎo)；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個(gè)機(jī)關(guān)、單位的檔案全部收集完整。要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對(duì)檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責(zé)是依法進(jìn)行的，使他們認(rèn)識(shí)到檔案收集工作是檔案工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。讓他們了解相關(guān)知識(shí)，從而提高檔案歸檔的質(zhì)量，增強(qiáng)各有關(guān)部門對(duì)文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到的一切問題就好解決。為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質(zhì)量，各室、科可明確一人負(fù)責(zé)本部門、科室的文件材料的平時(shí)歸檔工作，到來年歸檔時(shí)，由各部門的檔案負(fù)責(zé)人統(tǒng)一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。

2 檔案整理

檔案整理，就是按照一定的原則和方法，對(duì)零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使檔案系統(tǒng)化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統(tǒng)、由無序到有序的問題。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發(fā)揮檔案作用的重要條件。檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，如不經(jīng)過系統(tǒng)整理，處于零亂狀態(tài)的檔案，查找起來如同“大海撈針”，而且也不能反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史聯(lián)系和面貌。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能使保存的檔案條理化、系統(tǒng)化，為檔案的管理和提供利用創(chuàng)造良好條件。檔案整理是整個(gè)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，促進(jìn)其改善和提高，并為全面確定檔案的價(jià)值和建立檢索體系奠定基礎(chǔ)；同時(shí)，又為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和查找提供了基本單位和完整體系，有利于保護(hù)檔案的完整與安全。檔案整理與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，是檔案利用、開發(fā)，發(fā)揮檔案作用的一個(gè)前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)建設(shè)，它為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案整理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接、廣泛的影響。

3 檔案保管

檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的物質(zhì)安全。檔案保管工作的具體內(nèi)容主要包括：（1）檔案庫房管理，包括庫房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作；（2）檔案?jìng)鬟f、流動(dòng)過程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)和利用過程中的安全防護(hù)；（3）保護(hù)檔案的具體措施，即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制、數(shù)字化和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理，這三個(gè)方面的工作，有的要與收集、整理和利用等工作的有關(guān)業(yè)務(wù)項(xiàng)目同時(shí)結(jié)合進(jìn)行，有的則須單獨(dú)組織進(jìn)行。因此檔案的保管，既是整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)的一個(gè)方面，又是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的環(huán)節(jié)。檔案保管工作者必須學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)的技術(shù)知識(shí)，具有高度的政治警惕性和嚴(yán)格的紀(jì)律性，使檔案的保管處于最佳狀態(tài)。

4 檔案利用

檔案利用就是檔案信息資源的開發(fā)利用即將集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應(yīng)該集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案。因此，要?jiǎng)?chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位工作利用檔案的特點(diǎn)，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，健全和熟悉檔案資料是開發(fā)利用檔案信息資源的基本前提，熱情主動(dòng)提供服務(wù)是開發(fā)利用檔案信息資源的必備條件。檔案信息資源開發(fā)與利用，既要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。在檔案利用工作中還應(yīng)對(duì)利用效果的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中存在的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把檔案信息資源的開發(fā)工作做得更好，使之發(fā)揮出更大作用。

5 檔案管理人員素質(zhì)

提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員如不具備高尚的情操，不掌握各種基本理論和各種管理、服務(wù)技能，不具備扎實(shí)的、淵博的專業(yè)知識(shí)，沒有敏銳的目光和應(yīng)有的智慧，沒有操作和使用“硬件”的本領(lǐng)，沒有探索和創(chuàng)新的能力，檔案管理就不可能跟上社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，滿足社會(huì)的需求，為此，檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，要努力學(xué)習(xí)有關(guān)的方針政策，努力學(xué)習(xí)文化科學(xué)知識(shí)，熟悉本單位業(yè)務(wù)職責(zé)范圍和工作規(guī)律，提高工作能力，努力學(xué)習(xí)有關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，認(rèn)真總結(jié)檔案管理人員工作的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，精益求精，提高檔案管理人員工作的質(zhì)量和效率。養(yǎng)成良好的工作作風(fēng)，實(shí)事求是，雷厲風(fēng)行，認(rèn)真踏實(shí)，一絲不茍。遵守保密紀(jì)律，執(zhí)行保密制度，確保文件的安全。以應(yīng)對(duì)新時(shí)代發(fā)展的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高科技和信息化快速發(fā)展的社會(huì)，檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。現(xiàn)代社會(huì)的檔案工作者不能僅把自已當(dāng)作檔案保管員，還要有參謀意識(shí)，積極主動(dòng)地當(dāng)好“參謀”，向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。檔案工作者面對(duì)的將是一個(gè)知識(shí)的海洋，只有不斷學(xué)習(xí)，全面涉獵歷史的、現(xiàn)實(shí)的各種知識(shí)，才有可能適應(yīng)新的形勢(shì)，在各項(xiàng)工作中發(fā)揮作用，積極主動(dòng)的搞好檔案，提高檔案的管理水平。

總之，檔案室在檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案利用的各項(xiàng)工作中要遵循我國《檔案法》規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。“檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)”的職責(zé)。這是我國用法律形式確定下來的我國檔案工作的基本原則和職責(zé)。檔案室應(yīng)對(duì)本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，以保證歸檔檔案的質(zhì)量，這是國家賦予檔案室的權(quán)力。檔案室的管理不僅要配備專管人員，做到機(jī)構(gòu)健全，人員落實(shí)，而且每年檔案工作要定目標(biāo)、有計(jì)劃，并列入分管領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程，檔案工作任務(wù)分解到部門，職責(zé)要明確，制度健全規(guī)范，歸檔有范圍，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，只有這樣才能確保檔案室管理工作水平的不斷提高。endprint