加強醫院檔案規范化管理 促進醫院檔案事業不斷進步

夏洪偉

摘 要：近年來醫院改革關注的重點之一是醫院檔案的規范性發展，規范的檔案管理是提升醫院形象的軟實力，促進了醫療學術進步與發展。但遺憾的是，很多醫院對檔案規范性建設仍然處于起步階段，檔案管理混亂、檔案完整度差、檔案利用率低等問題日益突出，需要建立完善的檔案管理制度促進醫院建設的全面發展。

關鍵詞：醫院檔案；檔案缺失；創新舉措

醫院檔案主要是醫院管理工作過程的記錄，是醫院研究的參考資料，是醫院重要的信息資源財富，在醫院的現代化建設過程中起著不容忽視的作用。在醫療事業不斷改革的大背景下，轉變傳統的檔案管理模式，提高檔案的利用率，是發揮檔案有效價值的重要途徑。現就醫院檔案管理過程中如何規范檔案制度進行探討，并提出檔案管理的有效措施。

1 醫院檔案規范化管理中呈現的問題

1.1 檔案管理人員專業知識匱乏，技術手段落后

醫院建設多是注重醫院硬件設施的更新，對軟實力的檔案管理層面缺乏足夠的重視，淡化了對社會效益的關注。目前在醫院設置的檔案管理室中，檔案管理隊伍具有不穩定性，多來自于轉崗或工作輪換，流動性因素過大；管理人員缺乏專業的檔案管理知識和技能，管理素質參差不齊，檔案管理效能低下。檔案管理人才的后續動力不足，檔案管理是一項長期的專業性技術工作，實踐中檔案管理人員缺乏再學習與培訓的機會。另外，檔案室設備陳舊落后，檔案檢索方式過于單一造成檔案管理效率不高，影響檔案充分發揮價值，阻礙了檔案規范化建設與發展。

1.2 醫院檔案管理制度松散，管理意識有待提高

目前醫院檔案室設置成為常態，但檔案管理制度并不完善。檔案管管理所涉及的財務、病理過程、光片等資料常分散于各個科室，檔案的完整度較差，后期的更新與利用更是少之又少。檔案意識不強，檔案利用率較低，難以正確認識檔案管理的重要性與必要性；對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明。檔案管理制度的松散導致檔案管理人員工作責任心不強，信息資源落后，創新能力差，嚴重滯后于醫院建設發展。

1.3 檔案管理技術落后，管理設施不健全

隨著我國醫療事業的改革，醫院檔案日趨規范，但是檔案室陳舊落后的設備與管理技術還是不能滿足醫院檔案現代化建設。檔案工作的基礎設備投入不足，導致檔案室用房較為狹小，光線昏暗，不適宜檔案保管。檔案室人工檢索依然占據主導地位，停留在原始的檔案管理狀態，工作效率低下，導致檔案過程中的收集、篩選、檔案借閱歸還周期過程，影響檔案管理的效率與質量。管理設施的不健全使檔案管理停留在傳統的手工操作上，不符合檔案現代化建設、電子化建設的要求，檔案資源利用率低下。

2 醫院檔案規范化管理的具體措施

2.1 實現硬件與檔案管理人員素質的全面提升

醫院檔案管理的規范化需要一支高素質的人才隊伍做為保障。醫院的檔案管理人員做為醫院檔案管理的執行者，對于檔案管理水平的高低有著重要的作用，對進一步實現檔案管理的規范化也有著重要的意義。所以說擁有一支高素質的醫院檔案管理隊伍對于規范化管理的實現意義重大。在我國的《檔案法》中對此方面有著明確的規定，具體內容是“檔案管理的工作人員必須忠于職守，嚴格遵守各項紀律，不斷充實自己的專業知識”。對于檔案管理人員素質的提高我們可以組織醫院檔案管理人員進行有計劃的培訓，以此來使他們發現自身的差距，提高工作熱情，認真學習相關知識，熟練掌握工作的具體流程與方法；積極推行崗位責任制，提高檔案管理人員的責任心。院方要根據醫院的實際情況，抓好硬件建設，盡最大努力配置攝像機、計算機、打印機、預警系統以及空調等設備。在最大程度上實現硬件與檔案管理人員素質的全面提升。

2.2 進一步完善醫院檔案管理制度

由于醫院檔案管理工作的特殊性決定了醫院檔案管理工作中滲透著嚴肅性與條理性，所以醫院管理水平的提高來不開比較完善的檔案管理制度。在醫院檔案管理制度的完善過程中要積極地查漏以往管理制度存在缺陷。在一些醫院檔案的信息管理中要認真展開調查，有效設立標準化管理程序，建立行之有效的規章制度。認真的把檔案管理的收集、整理、錄入等各個環節安排好，實現醫院內部多種載體存檔與檔案統一有效監管。有效克服檔案管理過程中存在隨意性與盲目性，實現檔案管理的有效開展，進一步日后檔案資源的利用與開發工作。

2.3 加強領導重視

各級領導檔案管理意識的提高對于提高醫院規范化管理的水平有著重要的作用。領導家加強對規范化管理的意識能夠幫助檔案管理人員樹立堅定的信心。檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分與對醫院的現代化建設意義重大，是比較重要的信息資源，對于未來的領導者而言，未來的領導能掌握全局的狀況，在決策時做出科學的分析，為醫院的發展提供有效的依據，進而促使人員的工作效率不斷提高。通過各項檔案資料為醫院的科研教學以及醫療預防工作提供服務，這樣也有利于科研信息的交流與溝通。只有不斷強化領導的檔案管理意識，才能做好檔案管理工作。

2.4 實現檔案信息的創新管理

醫院檔案管理制度的信息化、創新化是建立在一定的程度上的，管理者創新意識的實現它對于醫學檔案管理的規范化具有重要意義。進一步加強檔案管理的水平，結合現代化的醫療系統和醫療服務項目力爭實現檔案管理的信息開發性與實用性。檔案信息化的建立及表現與設計和形式上，也表現在他的規范化和具體化上。所以保證醫院檔案資料的準確性、完整性和可信性，為醫院檔案管理的進一步開發和為醫療的服務做好基礎性保障，是實現現代化醫學檔案管理的價值性體現。大型醫院體系龐大，部門林立，各部門都要從思想加強對檔案信息的重視，結合自身條件和科室的不同，因地制宜的打造出多元化的檔案信息管理手段，逐步形成一支與現代化醫學管理相接軌的，有一定價值性的信息化管理體系。

3 結語

隨著醫療機構科學技術水平的不斷提高，醫院檔案管理的規范化顯得日益迫在眉睫，及時更新落后的管理理念，盡快發現在檔案管理中的不足，有效完善醫院檔案管理體系，對于助力醫療企業的健康發展具有重要的意義。結合目前現狀，盡管有的醫院已經開始著手與醫療檔案的規范化管理；但是因為醫院檔案的特殊性，還存在許多亟待完善之處，所以我們要把它當成一項持久性的，不斷進步的事業。

參考文獻

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[3] 楊衛敏. 淺談醫院檔案管理的新思路[J]. 才智 2011年31期

作者簡介

夏宏偉（1975-），男，湖北應城人，學歷：本科，職稱：中級，研究方向：醫院檔案管理