醫院檔案管理現狀以及創新舉措

摘 要：醫院檔案管理是一項技術性、專業性較強的工作，對提高醫院的綜合管理水平、技術進步具有至關重要的作用。在時代發展的潮流中，不斷積極探索醫院檔案管理的制度措施，開拓創新性的檔案管理思路對醫院的檔案建設具有理論指導意義。

關鍵字：檔案； 管理；創新；舉措

醫院檔案是醫院病歷過程、醫患關系、科研成果等方面的集成，是總結醫療技術的活資料。當前，隨著我國社會主義市場經濟決定性地位的確定，與民生密切相關的醫療事業開始走向市場化競爭，醫療衛生事業的改革勢在必行。加強醫院的檔案管理制度，不斷積極適應醫療市場化要求，開拓創新檔案管理的新舉措，對繁榮醫療衛生事業、提高醫院管理水平有著強大的推動力量。

1 檔案管理工作在醫院建設中重要作用

檔案管理制度是醫院建設中的資料庫，為醫院管理層決策提供科學、可行性的參考依據，能夠提高醫院高層決策的正確率，實現醫療技術發展與經濟效益共贏。醫院檔案的價值還體現在能夠為醫院調整技術標準、推廣新的技術檔案等活動提供扎實的研究基礎同時，為醫院的硬件設施建設完善與醫護服務水準的提高保駕護航，使醫院在市場化的過程中平衡醫院利益與社會利益，推廣醫療技術研究成果，促進醫療科研與醫院相關學術活動的蓬勃開展。

2 醫院檔案管理工作的現狀

2.1 缺乏檔案管理建設意識，檔案利用率低下

隨著醫療事業改革步伐的加快，我國目前檔案管理開始凸顯新的問題。醫院檔案管理的總體水平不高，醫院將精力主要集中在改善醫院硬件設施、提高醫院的經濟效益、推廣新技術等方面，反而認為醫院的檔案管理是微不足道的。現在醫院檔案管理往往因思想上的輕視，導致醫院檔案的完備性欠缺，檔案的利用率低下，難以體現信息參考價值。

2.2 缺乏科學的檔案管理措施，有待提高檔案完整度

醫院在發展的過程中，檔案的管理呈現層次化差異。大部分醫院仍然沒有符合醫院實際發展需求的檔案管理標準與模式，檔案歸檔編號不科學、缺乏卷內明細，醫院檔案的管理常處于被動的羅列整理資料的形式過程中，不利于檔案的完整和安全。另外，由于醫院檔案管理遺留的歷史問題以及缺乏統一規范標準，與醫療相關的病理切片、醫療檢察影像等資料不能及時歸檔。另一方面，醫院檔案的管理缺乏規范性措施，多頭齊管，且在醫院的目標體系考核中，檔案管理未納入到考核內容中，檔案難以發揮參考利用價值。

2.3 檔案管理現代化水平不高，技術陳舊、檢索效率低下

在醫院建設快速發展的過程中，新的檔案種類不斷涌現，檔案的數量激增，而之前陳舊、原始的檔案管理方法顯然不能滿足醫院對檔案管理的需求，嚴重制約了醫院檔案管理的發展。最明顯的是目前檔案檢索的效率不高，檔案管理的電子化、信息化水平低，不能借助于先進的科學技術打造檔案管理平臺，實現檔案的再利用；在檔案檢索方式中，傳統的手工查找仍是主要方式，檔案管理人員需要編制大量的檢索工具，造成了大量工作的重復進行、檔案管理工作難以適應時代發展的需要。

2.4 缺乏專業的檔案管理人才，人才儲備不足

目前很多醫院都設置了檔案管理部門，但對檔案管理人才的引進、培養不足，缺乏高素質、專業化強的檔案管理隊伍。在信息化的時代，人才動力的不足與檔案建設之間的矛盾日益突出，檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。在現行的醫院管理中，缺乏對檔案管理人員的培訓與再教育，檔案管理人員缺乏檔案管理的創新能力，缺乏與醫院建設發展相適應的檔案技術。

3 開展醫院檔案管理工作創新的舉措

3.1 更新檔案管理理念

醫院檔案是醫院建設的重要方面，醫院需要轉變固有管理觀念，組建專業化的檔案管理隊伍，制定統一的檔案管理規范與規則，最大效能的發揮檔案管理的效能。首先，轉變檔案管理的被動觀念，積極參與檔案建設保證檔案的完整度，使檔案具有高度的參考價值；其次，醫院檔案管理者需要創新管理思維，創新檔案管理方式，樹立檔案雙重管理理念，在傳統的實物媒介存儲方式上擴展到電子信息化檔案管理模式，實現實體與信息的互補，制定醫院行政公文的流轉程序，能夠熟練完成檔案的電子管理；同時能夠在醫院局域網范圍內實現醫療資源的共享，建立醫院檔案的資源數據庫，促進醫療交流與醫療技術進步。

3.2 創新檔案管理方式

科技信息化促進了檔案管理逐漸向電子化、信息化方向發展，檔案管理方式需要積極進行創新，實現電子檔案程序化、科學化、現代化管理。這就要求檔案管理人員不斷拓寬電子信息化領域的知識，將檔案信息化建設納入到醫院的整體規劃建設中。一方面，檔案管理人員需要結合具體的實踐要求制定檔案管理辦法，將檔案文件與電子檔案統一起來，避免信息的不對稱；制定嚴格規范檔案的收集整理、歸檔保密、利用銷毀等環節，規范檔案管理的環節。另一方面，借助于現代科技技術，提高檔案利用率，例如可以使用條形碼作為檔案編號提高查找檔案的準確率；注重電子信息化檔案的安全維護，及時更新查漏補缺，及時備份儲存，實現電子檔案實體與電子存儲的雙重安全管理。另外，還需要構建電子檔案的網上服務平臺，建立分類醫療資源數據庫，設置瀏覽權限，在確保檔案數據安全的前提下實現對檔案的現代化管理。

3.3 注重轉變檔案管理的服務方式，提高檔案的利用率

新的行業不斷的發展，檔案管理人員應該努力提高自身的檔案學科專業知識、拓展知識，向復合型人才發展。傳統的檔案管理將關注點定格在“管理”上，現代化的檔案管理模式需要將檔案管理從管理發展到服務層面。檔案管理需要運用檔案資源為醫護人員、患者、學術建設等積極服務。檔案管理者可以采取有計劃、有程序的立案指導工作，積極主動地開展檔案工作的歸檔與整理。檔案管理部門擔任起檔案整理與利用的橋梁，積極編制有價值的檔案信息檢索工具，提高檔案檢索的效率。加強醫院之間檔案室之間的交流，探討檔案管理的先進模式不斷完善檔案管理制度。

3.4 建立專業的檔案管理人才培養機制

人才是實現檔案管理現代化的重要主體，醫院檔案建設的發展離不開人才的推動。第一，形成常規化的檔案管理人員培訓機制，夯實檔案管理的基礎知識，了解檔案管理相關的法律法規，提高檔案管理的專業水平，切實加強檔案管理人員理論轉換能力。加強對檔案管理人員計算機知識的拓展，熟練掌握電子檔案的常規操作，例如數據庫建設、局域網管理、光盤備份索引等技能。第二，專業人才的引進與儲備是保證檔案管理連續性的條件。在人才培養的計劃中力求引進專業檔案管理人員，發揮專業才能，鼓勵檔案管理人員創新檔案管理方法，形成專業、敬業的檔案管理隊伍，實現檔案管理人才的價值。第三，調動檔案管理人員工作積極性和創造性。增強人才的激勵機制，引進競爭激勵制度，建立行之有效、科學的考核系統，強化檔案管理人員的責任意識；獎勵檔案管理突出貢獻的個人，激發人才個體創新的熱情，實現檔案管理人盡其責，最大限度地挖掘檔案管理的價值。

4 結語

醫院檔案管理看似普通，實則關系著醫院建設的發展，需要不斷解放思想、與時俱進，創新醫院檔案管理，提高檔案的利用率。這是積極促進醫院檔案管理工作的完善，實現檔案資源持續性利用，最終保證醫院建設多方位、全面持續發展的重要舉措。

參考文獻

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[2]淺談醫院檔案管理工作的現狀及創新；《中國實用醫藥》；2012年第7卷第13期 262-263頁，共2頁.

[3] 郭曉麗；醫院檔案管理的現狀與思索《企業家天地》 2012年06期.

作者簡介

吳鵬章（1972-），男，湖北應城人，中專，職稱：中級，研究方向：醫院檔案管理。