高速公路項目檔案管理存在的問題及對策

朱泳珍

摘 要：隨著我國高速公路事業(yè)的發(fā)展進步，高速公路項目的檔案管理越來越受到重視，在高速公路管理中的地位十分重要。因此，對高速公路項目檔案如何進行科學(xué)合理化管理，成為高速公路運營管理中的重大問題。這就要求高速公路有關(guān)部門能夠?qū)椖繖n案管理進行科學(xué)的規(guī)劃和長遠的計劃。本文根據(jù)目前高速公路檔案管理中存在的一些問題，提出了一些針對性的解決措施。

關(guān)鍵詞：高速公路；項目檔案管理；問題與對策

高速公路項目檔案是指從一開始的規(guī)劃以及設(shè)計，然后中期的勘查、施工，再到最后的竣工、檢驗的全過程中所用到的所有有價值的文件材料，它在高速公路項目中占有重要地位。編寫項目檔案主要由施工單位以及監(jiān)管單位在施工過程中共同完成的，主要有設(shè)計文檔、施工文檔、監(jiān)管文檔、驗收文檔等幾個部分組成，主要是為了給項目在建設(shè)過程中以及日后監(jiān)管維護提供參考依據(jù)。我國的高速公路事業(yè)正在飛速發(fā)展進程中，要提高高速公路整體工程的質(zhì)量，高度公路項目的檔案管理在整個高速公路工程實施中占有重要地位。但是我國如今的高速公路項目檔案管理中存在著不少問題，如管理人員質(zhì)量脫節(jié)，管理體系不完善等，因此，就要加強對高速公路項目檔案管理制度的健全和完善。

1 高速公路項目檔案管理中現(xiàn)存的問題

我國的高速公路事業(yè)發(fā)展日新月異，但同時檔案的數(shù)量也與日俱增，如何做好檔案管理已經(jīng)是一件亟待解決的任務(wù)。但是高速公路項目檔案內(nèi)容繁雜，至今未能形成科學(xué)系統(tǒng)化的信息管理體系，而且還存在著一些問題，具體如下：

1、檔案真實性準(zhǔn)確性不能保證。在許多高速公路建設(shè)過程中，很多參與建設(shè)的單位不重視檔案資料的編寫，檔案材料的編寫只是為了應(yīng)付檢查，因此各類材料都屬于胡亂變湊而成，準(zhǔn)確性和真實性不能保證。

2、檔案材料與建設(shè)過程脫節(jié)。有些施工單位在工程實施過程中，工程與材料的編寫不能同步，經(jīng)常出現(xiàn)部分工程已竣工，材料才開始編寫這種情況，記錄不能跟上施工進度，甚至忘記記錄，歸檔不及時會導(dǎo)致檔案材料的記錄的不完整，這是高速公路項目檔案管理中存在的主要問題，需要給予重視。

3、思想認(rèn)識上的缺陷。許多高速公路建設(shè)單位只重視施工過程，對檔案的管理記錄十分輕視。施工單位對檔案管理的認(rèn)識不夠，沒有把檔案管理當(dāng)成工程建設(shè)項目的重要組成部分，容易導(dǎo)致檔案管理各方面問題的出現(xiàn)。

4、各檔案編寫單位不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在有些高速公路建設(shè)過程中，多個參與檔案編寫的單位不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案編寫方式各異，對于后期檔案管理造成極大困擾。例如檔案中對于工程名稱各異，導(dǎo)致后期檔案管理者對項目名稱的混亂而造成管理工作不能順利進行。同時，沒有統(tǒng)一的管理模式也會造成檔案管理工作失衡。

5、檔案管理人才缺乏。一些高速公路施工單位的檔案管理人員素質(zhì)不夠，沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)知識學(xué)習(xí)，難以完成工作需求。而且，檔案管理缺乏復(fù)合型的專業(yè)人才，無法進行高強度大范圍的檔案管理工作。同時由于施工單位對于檔案管理的輕視，往往導(dǎo)致具有專業(yè)知識、綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人才也受到輕視，工資往往也較低，這就導(dǎo)致了專業(yè)人才的流失，對檔案管理工作是十分不利的。

2 導(dǎo)致檔案管理問題出現(xiàn)的原因

作者認(rèn)為目前檔案管理工作方面出現(xiàn)的問題是由多個復(fù)雜方面引起的，主要有以下幾個：

高速公路建設(shè)自身的特點。高速公路建設(shè)具有長期性以及復(fù)雜性，因此建設(shè)任務(wù)十分艱巨。且高速公路施工戰(zhàn)線極長、通?？鐓^(qū)域范圍極廣，使得施工期間的檔案資料收集和整理相當(dāng)困難，管理人員無法及時收集整理信息。這些都給檔案的收集和整理帶來相當(dāng)大的困難。

檔案管理意識的薄弱。雖然我國高速公路建設(shè)有相關(guān)的法規(guī)政策，但是許多施工單位對檔案管理還是十分輕視，他們更看重工程的施工而不是檔案的收集管理，使得科學(xué)化的項目檔案管理系統(tǒng)無法建立起來，檔案管理部門缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)性。

管理人員的缺乏。對檔案管理的輕視往往導(dǎo)致微薄的檔案管理投入，這使得檔案管理部門無法高薪聘請專業(yè)人才，可能聘請的只是專業(yè)擦邊，不具備專業(yè)的理論知識，無法掌握檔案管理的要素，不能滿足檔案管理工作的需要。

對管理人缺乏培訓(xùn)。檔案管理人員也需要通過不斷的培訓(xùn)進修來掌握新的知識，有些高速公路施工單位沒有組織經(jīng)常性的員工培訓(xùn)，使得檔案管理人員不能掌握新的檔案管理知識，也無法樹立對檔案管理負(fù)責(zé)到底的精神，導(dǎo)致管理人員自身思想認(rèn)識上無法勝任管理工作。

3 存在問題的解決對策

針對高速公路項目檔案管理方面存在的問題以及形成的原因，作者提出了一下幾條措施，僅供參考之用：

第一，要建立完整的項目檔案管理制度。在高速公路建設(shè)工程開始之前，可以建立起完善的檔案管理制度，例如，可在施工單位及監(jiān)管單位等建立起關(guān)于檔案管理的責(zé)任制度，使其簽訂責(zé)任書，保證其對檔案管理工作的進行。同時，可在相關(guān)單位建立專門的檔案管理室，有專門的人員負(fù)責(zé)看管和監(jiān)管，保持從業(yè)人員的穩(wěn)定性，減少流動性。還可以健全資料管理制度，使檔案資料的收集、整理、編制分開來，交給相關(guān)專業(yè)人才進行處理，避免檔案管理工作陷入混亂。在這方面為了提高檔案管理工作的效率，可以運用新型的管理技術(shù)，例如制定管理結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖等，使得檔案管理工作可以有序進行。

第二，建立完善的監(jiān)察管理制度。解決好高速公路建設(shè)前期的準(zhǔn)備工作之后，在項目工程期間也要建立起完善的監(jiān)察管理制度，對施工全過程進行動態(tài)管理，對各單位的檔案管理工作進行不定期的抽查，及時得知檔案資料的收集整理情況，對不符合規(guī)范的檔案資料進行修補，以完善檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。對此，可將項目檔案管理納入項目建設(shè)管理之中，使檔案資料管理與項目建設(shè)質(zhì)量掛鉤，使檔案的管理也成為工程整體質(zhì)量的一部分。這樣能有效地使檔案管理為各單位所重視，能有效地提高工程檔案管理的質(zhì)量，避免項目檔案發(fā)生缺漏、拖延等現(xiàn)象。

第三，借助新技術(shù)進行檔案管理。我國科技發(fā)展日新月異，檔案管理也開始步入數(shù)學(xué)信息化時代。高速公路項目檔案管理要善于借助新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進行數(shù)字信息化管理。在對紙質(zhì)資料進行管理的同時完善電子文件的管理，更好地對項目檔案進行科學(xué)的管理。

第四，加強員工的培訓(xùn)與進修。要做好項目檔案的管理，在保證檔案管理人員的專業(yè)性同時，要注重對從業(yè)人員的培訓(xùn)和進修工作，在此基礎(chǔ)上還可以組織員工進行相互之間的交流，交換經(jīng)驗方法。可以通過置辦培訓(xùn)班，培訓(xùn)會，以及使員工能免費進修等方法，對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)上和經(jīng)驗上的學(xué)習(xí)，掌握新的檔案管理技術(shù)，解決從前難以解決的問題等。

第五，加強領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)是整個項目工程的核心，要想做好項目檔案的管理，就要使領(lǐng)導(dǎo)對項目檔案管理有足夠的重視和支持，這是提高項目檔案管理質(zhì)量的保證。

4 結(jié)語

高速公路項目檔案是由專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)的，檔案管理人員的理論知識和綜合素質(zhì)在管理工作中是關(guān)鍵，所以要保證檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)性。而作為高速公路項目檔案管理工作的核心，領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，檔案管理制度的健全與完善，都是至關(guān)重要的。高速公路項目檔案的科學(xué)化管理，能夠提高高速公路建設(shè)的整體質(zhì)量，對以后的工程維修與工程反思意義重大。

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