淺議高中教學檔案管理

李征

教學檔案是指學校在從事教學、教研以及其他各項教學活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子載體材料等不同形式的歷史記錄，是反映教學運行、教學管理和教學建設的重要標志性材料。 它是學校教學方面工作的真實記錄，是教學科研經驗的總結，是教學工作的重要組成部分。教學檔案是否科學、規范、系統對學校教學改革和提高育人質量有著極其重要的影響。

然而，目前普通高中教學、科研檔案從收集到利用都普遍存在著這樣那樣的問題。

首先，檔案人員管理存在問題。檔案工作人員兼職太多，縱使檔案人員長有三頭六臂也未必能靜下心來做好檔案工作。每年能按期做好文書檔案，及時接收教學檔案那已經是很不錯的了，哪有時間從事信息開發，檔案編研工作。許多學校的檔案人員來自教師隊伍中不能擔任教學工作的人員，水平基本處在手工操作階段，學術水平不高，開發信息資源，主動提供利用水平有待于提高。

其次，從領導到職工，對教學檔案重視不夠。很多人意識不到教學檔案在學校建設中的重要性，教學做得很好，教案做得很少。甚至有人認為教學檔案可有可無。大部分學校認為教學、科研部門主要工作是教學管理及學術工作，至于檔案收集、管理應由檔案部門去做，部門立卷很難推行，教學、科研部門對材料收集、歸檔態度冷漠。

再次，教學科室與檔案管理部門缺乏溝通與協調。一個方面，檔案管理人員只在庫房做一些日常工作，很少深入到教學部門，對檔案的重要作用，沒能做到有效的宣傳，在教學檔案的收集方面，始終處于被動地位，人家移交什么就接收什么，不移交也不主動搜集，應該歸檔的珍貴教學實踐和科研材料依然散失在個人手中，結果使教學、科研檔案難以發揮應有的作用。致使教學檔案收集在源頭上就出現問題。

這些問題，導致教學檔案最大的問題----收集資料困難。大多數教學、教研人員對教學管理工作認識不足，甚至對教學、科研材料的歸檔持抵觸態度。有的老師認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，理應由自己來保管，怎么能夠交給學校檔案室呢？自己有用的教學經驗流失了怎么辦？有的教師唯恐材料經檔案部門立卷、歸檔后，把自己整理的系統的材料分散，造成利用不暢。教學檔案收集十分困難。另一方面很多教師的檔案雖然有上交，可學校各處室對教學檔案進行條塊分割，除了一定要歸檔的文件外，其他教學中產生有價值的學案和教學論文都無處可尋，教學的優秀之處沒有任何載體。

這些問題怎樣解決呢，談一下自己的一些看法：

第一，建立科學、規范的檔案管理目標和管理制度。首先要做的就是建立一套適用于本校的教學檔案管理制度。其次，建立學校檔案工作網絡，明確各專、兼職檔案人員的崗位職責。再次，制定目標管理標準考核制度，把檔案工作納入到各部門、有關人員的工作考核當中，獎懲分明，獎優罰劣。

第二，加強業務學習和職業道德修養，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質。

目前學校檔案管理人員的整體素質就整個社會相比仍處于中下游水平。雖然相當一部分同志經過了學歷提升和培訓，基本能勝任本職工作，但離檔案工作科學、規范、系統等要求還相去甚遠。特別是數字信息、電子文件等新生事物的出現，文檔一體化管理手段的應用等，對我們的檔案員提出更高的要求，為此檔案工作者要充分認識到自己的不足，加強職業道德修養，培養工作責任心，利用一切機會充實自己，及時跟上時代發展的步伐，掌握更多的理論知識和現代管理技能。

第三，做好宣傳工作，轉變思想觀念，提高教職員工的檔案意識和對教學檔案管理工作重要性的認識。

教學檔案對于正確評估辦學水平，研究教學規律，改進教學方法，提高教學質量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價值體現的唯一途徑。學校檔案部門應不厭其煩地向有關部門、老師解釋，對教學檔案進行歸檔，統一保管并不是想把那些檔案關在鐵箱子里，我們這樣做的目的只有一個，那就是更好地服務于教育教學、科學研究工作，服務于廣大教師、學生。要對檔案進行集中統一保管，是因為這樣更有利于保護檔案的齊全、完整、系統、安全，能夠為利用者提供更全面的信息。整個學校從綜合檔案室、教務處、教科室、教研組到課題組要建立一個完整的工作網絡，指定專人負責相關檔案的收集、歸檔。根據學校實際，學校檔案部門應科學地制訂教學檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時印發給學校教學部門，召集相關人員進行業務培訓，并定期到教學部門了解、檢查教學檔案的收集情況，逐步參與教學管理，使檔案部門成為學校教學、科研工作的信息咨詢部門。

第四，注重平時收集和積累，規范歸檔程序

檔案工作最重要的要屬收集這一環節，對照《學校檔案材料歸檔范圍》，主動參與教學管理工作，督促有關部門和相關人員養成隨辦隨歸的習慣。在文件材料收集齊全后，要考慮保持文件材料的系統性和有機聯系，對它進行科學的分類，然后按照教學檔案材料的歸檔辦法，進行歸檔。

第五，注重教學檔案信息資源的開發和利用。只有注重了教學檔案的開發利用，更好的發揮教學檔案獨一無二的作用，教職工們才能真正體會到檔案的價值?，F在最好用的，就是網絡。實行教學檔案網絡信息化管理，是實現教育教學研究檔案管理現代的必由之路，是順應建設數字化檔案室的時代要求，同時教育教學檔案信息化也是檔案利用工作發展的必然趨勢。只有將紙質檔案數字化，才能克服傳統的保管難題，實現教育教學研究檔案利用價值的最大化。

校園網絡信息管理系統對教育教學研究檔案管理工作帶來的益處。

首先，可以實現資源共享。教育教學研究信息是由學校各部門共同配合輸入，形成合力，避免重復勞動，為資源共享創造了條件。其次，可以及時、準確、全面掌握教師教育教學研究動態。教師可以根據自己所教學科，對癥下藥，制定好下一階段的教育教學研究計劃，教科室能迅速了解各科任教師教育教學研究的質量，成為教師教學評估的和考核的依據，教師能掌握自己的教育教學研究資料，可以對自己晉升職稱、年度履職考核、教研教改、評優推先得心應手的開展工作。

學?？梢栽诮虒W教研管理規定上做文章。教研組、年級組活動每次發言記錄、專題講座、教科室下發承擔課題研究記錄，教務處批準安排的帶有研究性質的專題課教案、政教處安排的觀摩主題班會教案。實驗課題過程記錄、特殊科研成果獎勵、教學、教研方法被教育局或雜志推廣紙質文件，獲獎或者刊載論文，各級各類競賽、比賽成績、經學校批準參加的各級各類正規部門組織的教學大獎賽、課件比賽，高考模擬題征集賽，輔導學生參加國家奧林匹克學科競賽獲獎等等資料，原稿經證實一律由檔案室或者教研室收集，歸檔后按照一定的標準給予計分，計分在評先表模、職稱晉升中可以發揮作用，這樣才能激發教師的歸檔熱情，更好的為檔案工作服務。

檔案管理人員要主動參與管理活動，進行調查研究，及時了解和掌握各部門教學、科研活動情況，主動為教學、科研工作服務，為學校教育教學改革提供信息。要提高教學科研檔案的利用效果，提高服務質量，我們不僅要對這些檔案材料進行科學分類，還需針對利用率較高的一些檔案材料，編寫專題介紹、基礎數字匯集，匯編出刊集子。對教師業務競賽、學生升學情況、學生學科競賽進行數據統計分析，編制基礎數字匯集。對優秀教師教學講稿、優秀學生作文、教學論文進行專題收集，匯編成集，出刊出書。對歷年試題分析、教學經驗編制成教學參考資料。對歷年試卷、優秀教學課件制作成電子文件建立網上試題庫、課題庫。