加強企業基層單位檔案管理工作

摘 要：隨著社會信息化時代的到來，信息管理越來越多樣化。作為原始信息憑證，基層單位檔案的存在有著重要的意義，企業檔案是企業在各項實踐活動中形成的真實可靠的原始依據，記錄了企業的發展歷程。良好的企業基層檔案的管理規劃在維護企業健康發展的方面具有戰略意義，本文就如何加強企業基層檔案的管理工作，結合實際談一些見解。

關鍵詞：基層；檔案管理；規范

就企業而言，檔案可以說是一個企業的豐碑，記錄著一個企業的成長過程。檔案工作的好壞，直接或間接地影響著一個單位的工作質量、工作效率和服務質量。因此，如何做好基層檔案管理工作是當今管理者必須考慮的重大問題。

1 目前基層檔案管理分析

1.1 管理者管理意識不強

當今，許多的企業基層單位由于管理者管理意識不強，忽視了檔案的管理工作，即使有一些單位把檔案管理提到了日程上，但是在管理的時候，由于管理人員身兼數職、人事經常變動原因經常會出現檔案整理不及時、檔案質量不高、業務素質欠缺、服務標準降低等情況，從而造成企業單位檔案管理不到位。

1.2 管理體制不夠完善

隨著經濟改革的不斷深化，企業內部機構和單位的撤并、重組、遷址逐漸增多。在單位撤并的交接過程中，領導把主要精力都放在安全穩定和平穩交接上，對基礎的檔案移交工作重視不夠，沒有納入議事日程，沒有建立健全完善的檔案交接體制，加上個別人員對檔案的集中管理的意識不夠強，致使交接程序簡化，交接事項不清、交接手續不嚴而造成檔案信息丟失，為以后的檔案利用造成了很大的不便。

1.3 企業單位檔案管理的不規范

在檔案管理中，檔案管理者對基礎檔案管理的重要性和必要性沒有足夠的認識，對檔案管理不積極，僅僅是為了應付檢查、應付差事，對檔案的管理沒有建立嚴密有效的檔案管理制度、對信息的收集整理到保存沒有做到系統規范，甚至有些管理者把文件隨意丟放，沒有盡到一個管理者的責任。

1.4 提高檔案規劃質量，加強檔案信息化管理

隨著信息化時代的到來，許多基層單位檔案的管理體系并未創新，由于長期未更新檔案信息系統的版本，造成了目前企業的電子信息檔案管理混亂，加之單位在檔案的管理方面沒有制定相應的規定，許多檔案沒有進行合理的范圍劃分，導致了文件的保管的混亂，從而降低了檔案的管理質量。

1.5 檔案管理環境惡劣

為了檔案能夠完整的存放，檔案的存放環境是極為的重要，檔案室最好能保證良好的通風條件和干燥條件。除此之外，防止蛀蟲也是重中之重。在目前的檔案管理工作中，基層單位并未重視這些問題，檔案室的溫度和干燥度經常不達標，在防止蛀蟲方面，目前的企業單位多采用藥物殺蟲，這種方法雖然能抑止蛀蟲，但對管理人員的身體也造成了很大的傷害。

2 加強基層檔案管理工作的具體措施分析

2.1 優化檔案管理制度，提高檔案管理者專業能力

為了能夠改變當前的檔案管理弊端，管理者積極了解當前的檔案管理現狀，積極與其他檔部門溝通討論，改革管理體系，制定相應的管理規章，其中主要分以下幾個方面。

（1）加強培養檔案管理者的責任心和職業道德素質，為企業樹立良好的形象，為檔案利用者提供更好的查詢服務，在檔案的管理中，管理者不但要堅持實事求是的思想，保證檔案的真實性，完整性。還應該具有保密意識，以確保檔案的政治安全。

（2）檔案的管理人員不僅要具備專業的理論知識，還應該熟悉檔案的管理工作，熟悉現代化信息技術，使傳統的檔案管理逐漸向現代信息化管理靠攏。此外，要注重提高工作人員的實踐能力，規范管理流程。

2.2 提高檔案管理者的綜合能力

檔案的管理好壞在很大程度上都是與管理者的能力直接掛鉤，所以檔案管理工作人員的綜合能力是十分重要的，這對檔案管理工作質量上的影響非常顯著，為了提高檔案材料的收集效率，檔案管理人員要具備幾下幾個方面的條件。

（1）檔案管理人員除了對檔案管理的理論知識的全面了解以外，檔案管理人員還必須了解其他各個學科的知識，如信息、分類、編輯等方面都要有一定的了解。當今社會，計算機的應用已經無處不在，計算機的存在為人類的工作和生活都帶來了極大的便利。檔案管理者不但要對傳統文化熟記于心，還要對計算機操作了如指掌，只有管理者不斷地學習新知識，并加以創新改革，才能更好地推動檔案管理的健康發展。

（2）企業應該鼓勵檔案管理人員多參加一些創新、直觀、生動的培訓課程。企業也可以定期的組織一些多媒體教學課程，為檔案管理人員提供與其他企業相互學習相互交流的平臺，以提高檔案管理人員的管理技術水平。

（3）企業應培養檔案管理人員的自學能力，培養檔案管理人員的管理能力，提高管理人員的責任心和社會感。

2.3 加強檢查力度，提高管理質量

（1）在檔案管理工作中，管理者應加強檢查的力度，實行年檢制度，把年度檢查結果同年終考評、先進評選結合起來，從而強化檔案管理的規范性。

（2）企業各基層單位間要聯合檢查，相互督促，主動匯報實施狀況。

（3）嚴格檢查，嚴格執法，對于檢查發現的問題要立即通知單位，對于情節極為嚴重的情況應追究其法律責任。

（4）積極溝通。在檢查工作結束以后，應立即與檢查單位就檢查問題進行溝通討論，向有關領導和人員通報，積極整改。

2.4 充分使用當前信息化技術，合理管理

隨著信息化技術的提高，紙質檔案已逐步被電子信息所替代，電子檔案不但彌補了紙質檔案不易長期保存的缺點，還具有便于快速檢索和遠距離傳輸的優點，提高了工作效率，節省了人力、物力、時間和空間，實現了具有現代特色和規律的辦公自動化科學管理與人工管理的有效結合。

2.5 普及檔案知識，提升檔案質量

檔案質量的提高與機關工作人員對檔案工作的認知程度、檔案知識密不可分，針對當前機關工作人員對檔案工作認知匱乏、知識欠缺問題需要做好以下兩點。

（1）充分認識檔案宣傳工作的重要性，加強領導，配足必要的宣傳設施設備，提高檔案宣傳工作的質量和效率。

（2）利用檔案宣傳展板、知識競賽、檔案知識揭掛、成立檔案QC小組方式進行檔案知識學習。

3 結束語

隨著社會的不斷發展，信息化已經是當今發展的主題，作為原始的信息資源，我們應該充分認識到信息的重要性，檔案管理的重要性。只有充分的認識到當前檔案管理所存在的弊端，才能去更好的去管理，為檔案的保管與利用提供了強有力保證，讓“歷史的豐碑”古今可鑒。

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作者簡介

趙鳳云（1968-），女，河南鄭州人，大專，助理館員，基層檔案管理工作。