淺析知識管理服務對企業檔案管理及發展的影響

摘 要：企業檔案部門實施知識服務是順應時代發展潮流、應對市場競爭壓力、解決當前企業檔案工作困惑的需要。知識管理、檔案后保管范式為企業檔案知識服務提供了理論論據。實施知識服務要求企業檔案部門從服務理念、服務目的、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程等諸多方面實現對傳統檔案服務的超越。

關鍵詞：知識管理；企業檔案；影響方向；方式區別

1 知識管理服務與傳統管理服務的區別

1.知識服務首先是一種觀念，一種認識和組織服務的理念，即以信息知識的搜尋、組織、重組的知識和能力為基礎，根據企業決策者、經營者、管理者的問題和企業環境融入他們解決問題的過程中，提供能夠有效支持知識應用和知識創新的服務。從觀念上看，它與傳統的信息服務不同。

2.知識服務是對企業的決策者、經營者、管理者的目標提供的服

務。它關注的焦點和最后的評價不在于是否提供了信息，而在于是否通過服務解決了企業的決策者、經營者、管理者的問題。信息服務的基點、重點、終點都是信息資源的獲取和傳遞。

3.知識服務是面向知識內容的服務。它非常重視的是對企業的決策者、經營者、管理者的需求的分析，根據問題確定他們的需求，通過對信息的分析和重組來形成符合需要的知識產品，并能夠對知識產品的質量和它對企業生存、發展的實用性進行評價。而傳統的信息服務則只是基于簡單的文獻循環式獲取的服務。

4.知識服務是面向解決方案的服務。它致力于幫助企業的決策者、經營者、管理者找到解決方案的辦法。信息和知識的作用最主要的體現是對解決方案的貢獻；解決方案的形成過程，又是一個對信息和知識不斷查詢、分析、組織的過程。知識服務將提供解決企業生存、發展、競爭的方案，而傳統的信息服務則只是滿足于對具體信息、數據或文獻的提供。

5.知識服務是貫穿于對企業決策者、經營者、管理者解決問題的整個過程的服務。這種知識服務應貫穿于企業的決策者、經營者、管理者進行知識捕獲、分析、重組、應用的整個過程的全程式服務，應根據他們的需求動態地、連續地組織服務，而不像傳統信息服務那樣以固有的模式，固有的過程或固有的服務。

6.知識服務是面向企業增值的服務。它關注和強調利用自己獨特的知識匯總編輯能力，對現有資料進行加工形成新的具有獨特價值的信息產品，為企業的決策者、經營者、管理者提供其信息產品解決問題。通過知識和專業能力來為企業的決策者、經營者、管理者創造價值，通過顯著提高庫收藏檔案、資料進行知識應用和知識創新效率來實現檔案的價值；通過直接介入利用知識的創新過程的最困難部分和關鍵部分來提高價值，而不僅僅是像傳統的信息服務那樣基于資源占有，機構的物理式的積累，規模生產等來體現價值。

2 現代企業檔案管理中知識服務的方式

1.知識服務是融入對企業的決策者、經營者、管理者之中和對他們決策過程的服務，而不是基于信息機構的服務，也不是游離于對企業利用者之外的服務。它將需求服務人員和企業的決策者、經營者、管理者之間的聯系更明確、更緊密，要求建立起一種針對企業的具體的利用者或利用過程式的服務責任制。

2.知識服務將是基于專業和個人化的服務。專業化要求按照具

體專業或課題領域、經營目標來組織和實施服務，保證對企業服務的對象，企業環境的把握；保證知識服務的質量；個人化，要求針對個別的企業決策者、經營者、管理者的具體需要和過程提供知識服務，保障對服務對象的了解和聯系，保障對服務對象的決策過程的跟蹤和全面信息服務。

3.知識服務將是基于集成的服務而不是依靠大而全的系統服務。它應當通過系統集成、服務集成等多種方式聯合、協調，利用多種知識、資源、人員、系統、服務來組織和提供對企業的經營和發展的知識服務。

4.知識服務將是基于自主和創新的服務，不再是標準化和事務性工作。它要求知識服務的人員根據實際情況動態地搜尋、選擇、分析、利用各種知識，動態地設計、組織、安排、協調有關服務工作和服務目標，要求具有自主的管理意識和權利，具有創新精神、研究能力和管理能力。

3 知識管理是企業檔案工作走出困境的方向

傳統企業檔案工作要適應外部環境的變化、走出當前面臨的困境，唯有進行根本性的變革和創新。而根本性的變革和創新需要有先進工作者的管理理念與管理模式指導。而能夠指導企業檔案工作創新的管理理念與管理模式就是知識管理。因為知識管理是知識經濟時代的管理范式，它能從各個層面目為企業檔案工作創新提供新的思維。

3.1 知識管理是知識經濟時代的管理范式

當前，全球最根本的社會經濟背景、時代發展潮流是知識經濟的興起。知識經濟是直接依賴知識和信息的生產、分配和使用的經濟。在知識經濟時代，知識成為了關鍵的經濟資源和比較優勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。知識經濟作為一種完全不同于農業經濟、工業經濟的全新的經濟形態，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應。“因為知識社會是一個組織的社會，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識成為有效。”知識管理強調通過知識應用、知識創新，充分發揮知識在經濟生活中的作用，最大限度地實現知識的價值，順應了知識經濟這種“空前關注知識的價值”的要求，因而成為知識經濟時代的管理范式。

3.2 知識管理是企業檔案工作創新的方向

檔案管理不能只重視檔案的悼念、整理和保管，而應該從關注對檔案實體的管理轉移到關注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案悼念過程中，應該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的悼念，從而將檔案悼念活動拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應該在檔案實體分類的基礎上，按照用戶的檢索偏好與利用習慣，進行多、深層次的檔案內容分類（知識分類），從而使檔案整理活動演進為知識組織活動。在檔案鑒定過程中，應該不僅重視檔案的憑證性價值、長遠價值和保存價值，而且關注檔案的情報性價值、現實價值和利用價值，從而是新為知識評價活動。在檔案服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網絡化、智能化手段，開展主動中、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案（而不僅僅是檔案實體本身），從而將檔案服務活動提升為知識服務活動。

4 總結

說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。從知識管理審視企業檔案工作，可以促使企業檔案工作很好地適應外部環境變化的要求，通過挖掘企業檔案的知識價值，為價值創造活動服務，為提升企業核心競爭力服務，以適應現代企業制度建立和市競爭日舉國激烈的要求；通過應用現代信息技術，以應對電子工業文件涌現的沖擊；從而最終走出妝前面臨的困境，進而取得利潤。

參考文獻

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作者簡介

邵興蘭（1975-）， 女， 山東青島， 專科， 廣東大唐潮州發電有限責任公司， 初級，研究方向：檔案管理