論禮儀在秘書工作中的意義和關系

薛琲娜

摘 要：禮儀是秘書人員的一種基本修養與技術能力，在秘書日常工作中具有十分重要的作用，它具有一定的特殊性，在關系協調、決策輔助、自身發展過程中均具有正面意義。因此，秘書要將禮儀修養的提升作為自身素養發展的必要條件。本文針對禮儀要素在秘書工作中的關系與意義作了詳細的分析與研究。

關鍵詞：秘書工作；禮儀；意義

中國自古以來便是“禮儀之邦”，禮儀貫穿人們社會生活的始終，在社會關系的處理中幾乎無處不在。秘書工作是一個輔助性與外向型并存的崗位，在各類公務行為中，秘書必須大量地接觸各色人等，處理各類社會關系，這些行為均具有一定的禮儀性質。因此，作為一名合格的秘書，必須能夠完成各類管理與決策工作，也要代替領導處理各類接待活動。可以說，禮儀內容與秘書工作形成了一種較為特殊的關系。

1 禮儀內容對于秘書工作的意義

1.1 本身的職能作用

自秘書工作誕生與奴隸社會，在祭祀婚喪大禮中禮儀工作均由具體的對象完成，由于該項工作具有輔助性與潛隱性的特點，由此便形成了秘書工作的雛形。可以說自秘書工作誕生之時起，禮儀工作便貫穿其始終。由于秘書需要輔助決策與事務處理，因此秘書必須加強與各類社會關系的交際能力。用秘書之初，也是出于禮儀方面的考量，秘書的良好儀表、姿態、談吐等要素可以在社交活動中給對方留下良好與深刻的印象，有助于重要工作的順利開展。

現代社會中，責任能力強、技術水準好、辦事效率高是秘書優秀素質的真實體現。領導在選秘書的禮儀具有柔性與彈性的特點，這與領導對于工作目標的剛性與強硬要求形成了互補，可以從側面緩沖決策的重大壓力與緊迫程度。在任何文明社會形態中，禮儀均是社會群體共同的需求，所以禮儀對于秘書工作具有特殊的意義。

1.2 公關的輔助方式

公共關系的任務在于：采取一定的傳播或宣傳手段使得社會組織與公眾得以相互適應與了解。秘書工作同時發揮著信息的匯聚與宣揚的作用。因此，促進雙方彼此間的交流與互信，樹立個人的良好形象與聲譽，成為了秘書公關工作的重中之重。

禮儀是人際交往的重要內容，它可以拉近感情、融洽關系，促進公共關系的和諧。所以，公共關系的處理離不開禮儀，秘書在公關工作中需要禮儀的借助。在公關活動中，如果在禮儀方面有所疏漏，可能會導致前期精良的策劃在實施過程中直接落空。從某種意義上說，公關是適用禮儀的最佳領域，公關事務的操作與辦理水平與禮儀的把握、領悟與運用息息相關。

另外，公共關系也是傳播社會組織信息并得到相關反饋，繼而影響最終決策的一類實務活動。秘書在進行公關工作中，需要借助媒介的幫助進行信息的傳播與溝通。傳播溝通的方式較多，但最為基本的還是人際關系的傳播。人際關系的傳播是經過人物的語言、神態、儀表等直覺方式或電話、書信等書面方式進行的，而這些形式內容都離不開禮儀的表現。在公關活動中，發揮好禮儀方面的優勢，可以充分體現出一個團體或組織的實事求是、坦誠相待的態度，這對公關工作具有相當重要的意義。

2 禮儀和秘書工作的關系

2.1 與人際關系處理的關系

秘書在自身工作過程中，與領導形成了較為緊密的固定關系，二者間也具有較強的工作創造力。禮儀的規范性可以幫助秘書把握自身的地位與行為，避免輕浮與僭越的現象發生，以標準的渠道進行彼此間的信息交流。在聯系溝通中，禮儀可以幫助較為陌生的雙方消除彼此間的隔閡，增進雙方的互信，有效提升二者的工作能力。另外，禮儀工作也是同外部交往的一個窗口，在雙方的交流中，堅持有禮、有節、有利、的原則，透過禮儀內容的周密性，可以摸清對方的經營品質，從而幫助決策層的考量。

2.2 與輔助領導工作的關系

領導作為工作中的決策者，具有一定的權威。在事務處理過程中，領導的身份需要有對應的禮儀相稱。秘書的工作性質決定了其應當緊貼領導，直接為領導提供工作服務，并在具體任務中安排必要的禮儀工作。優秀、恰當地禮儀安排，便是對領導工作的最有效的輔助，也是秘書工作素質的標桿。禮儀內容的具體安排往往具有瑣碎性、周密性的特點，這需要秘書全力的工作投入。與公關禮儀工作相對應的便是秘書工作的潛隱性，領導在具體工作中需要秘書的前期周密準備，秘書在完成相關工作后需要及時退場，為領導工作騰出一定的空間。這些內容也是禮儀與秘書工作緊密聯系的鮮明體現。

2.3 與自身素質提升的關系

禮儀在秘書工作中具有重要的意義，它占據了秘書工作的多數部分。但與此相對的是，禮儀工作往往體現在細枝末節的小事之中。禮儀作為一類社會規范，其變更與傳承均和社會的文明程度緊密相關。因此，學習與掌握禮儀內容，可以有效提升秘書自身的文明素養與內涵修養。

在日常工作中，秘書首先要注重個人的禮儀，在儀表、姿態等外在形象上做足功夫，并以真誠的熱情與飽滿的情深面貌投入到工作中去。工作中的禮儀運用要有主次之分，把握好事物的分寸，熟練掌握各類場合的應對技巧，并在實際工作中將各類禮儀與交往知識融會貫通、經過一段時間的磨練，秘書的自身工作素質會有很大程度的提升，在各類禮儀場合中均能做到游刃有余。

3 結語

禮儀作為一類社會規范，是社會文明的具體體現。在現代秘書工作中具有重要的意義。禮儀是秘書工作的固有職能，也是公共關系處理過程中的良好輔助工具。在實踐工作中，禮儀與秘書工作具有緊密的聯系，它既可輔助領導工作、融洽人際關系，又可提升秘書自身的個人素養，促進秘書自身的綜合素質的良性發展。

參考文獻

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