高?！皩W(xué)生類”檔案工作現(xiàn)狀調(diào)查及對(duì)策分析

摘 要：本文原刊于《湖南師范大學(xué)社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)》2013年12月。

項(xiàng)目基金：本文為2012年陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級(jí)科研立項(xiàng)課題“《高?！皩W(xué)生類”檔案管理模式探索與研究》（項(xiàng)目編號(hào)ZK12-15）階段性研究成果。

學(xué)生是高校的主體，2008年教育部令第 27 號(hào) 《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱：教育部第27號(hào)令）將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案工作的范疇，這是高校檔案機(jī)構(gòu)“以人為本、面向教師和學(xué)生開展服務(wù)”的重要體現(xiàn)和新時(shí)代的要求。但由于教育部第27號(hào)令沒有“學(xué)生類”檔案工作具體實(shí)施細(xì)則，“學(xué)生類”檔案的內(nèi)涵是什么？目前高?！皩W(xué)生類”檔案工作開展的情況如何？檔案工作者如何做好“學(xué)生類”檔案工作？這些問題值得我們共同探討，有必要對(duì)高?！皩W(xué)生類”檔案工作情況進(jìn)行調(diào)研，并針對(duì)存在的問題提出具體對(duì)策。

1 目前高?！皩W(xué)生類”檔案工作的現(xiàn)狀

教育部27號(hào)令沒有實(shí)施細(xì)則，只指出：“學(xué)生類”檔案的歸檔范圍“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等”。一方面，“學(xué)生類”檔案和“教學(xué)類”檔案歸檔范圍有重合的地方，都包含了學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲檔案等材料；另一方面，“學(xué)生類”檔案和學(xué)生個(gè)人檔案的內(nèi)容基本基本一致。“學(xué)生類”檔案指的是學(xué)生的個(gè)人檔案，還是學(xué)生畢業(yè)后檔案部門長期保存的學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料，還是兩者皆是？“學(xué)生類”檔案工作歸口管理部門是教學(xué)部門、學(xué)生管理部門，還是檔案部門？“學(xué)生類”檔案工作該如何開展？這些問題常常困擾著高校檔案工作者。

1.1 調(diào)查范圍

本次調(diào)查采取問卷調(diào)查和實(shí)際走訪的方式，選取了陜西省21所高校（其中本科院校12所，包含陜西交通大學(xué)在內(nèi)的5所國家211院校，高職高專院校9所）為調(diào)查對(duì)象，對(duì)“學(xué)生類”檔案內(nèi)涵的理解、工作開展情況、“學(xué)生類”檔案利用情況及存在的問題，進(jìn)行了調(diào)查和分析，并針對(duì)其中存在的問題，提出了可行性改進(jìn)意見。

1.2 調(diào)查情況分析

通過對(duì)陜西21所高?！皩W(xué)生類”檔案工作的走訪和調(diào)查，陜西高校“學(xué)生類”檔案工作的情況如下。

1“學(xué)生類”檔案內(nèi)涵的理解：通過對(duì)21所高校檔案工作者的調(diào)查，有38%的人認(rèn)為“學(xué)生類”檔案就是學(xué)生的個(gè)人檔案，33%認(rèn)為“學(xué)生類”檔案是學(xué)生個(gè)人檔案及學(xué)生畢業(yè)后檔案部門長期保存的學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料，24%認(rèn)為“學(xué)生類”檔案是檔案部門長期保存的學(xué)生檔案材料，5%選擇了其他；其中有71%認(rèn)為學(xué)生畢業(yè)之后檔案部門保存的學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料屬于“學(xué)生類”檔案范疇。

2、學(xué)生個(gè)人檔案的歸口管理部門調(diào)查：2008年教育部27號(hào)令發(fā)布之前，21所高校中5所高校的學(xué)生個(gè)人檔案在檔案部門（檔案館或檔案室）進(jìn)行管理，1所高校在教務(wù)部門管理，15所高校在學(xué)生工作部門（就業(yè)處、學(xué)生處、二級(jí)學(xué)院）進(jìn)行管理；在2008年教育部27號(hào)令發(fā)布之后至目前為止，21所高校學(xué)生個(gè)人檔案歸口管理部門未有變化，仍由原來部門進(jìn)行管理。可以看出，由高校檔案部門管理學(xué)生個(gè)人檔案只占所調(diào)查高校的28.6%。

3、高?！皩W(xué)生類”檔案工作開展情況：在對(duì)21所高校進(jìn)行走訪和調(diào)查中，6所高校將“學(xué)生類”檔案工作納入檔案部門的工作范疇，且已經(jīng)開展具體工作；8所高校計(jì)劃將“學(xué)生類”檔案工作納入檔案部門工作范疇，但還沒有開展具體工作；7所高校“學(xué)生類”檔案工作沒有實(shí)質(zhì)性開展?？梢钥闯?，所調(diào)查的21所高校中，15所高校檔案部門并沒有開展“學(xué)生類”檔案工作，占所調(diào)查高校的71%。

4、學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料在學(xué)生在校期間和學(xué)生畢業(yè)之后利用率：多數(shù)高校學(xué)生在校期間的個(gè)人檔案利用率較低，而在檔案部門長期甚至永久保存的學(xué)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料在學(xué)生畢業(yè)之后利用率較高；在調(diào)查“由于學(xué)生個(gè)人檔案整理不規(guī)范（少裝、錯(cuò)裝等），致使學(xué)生畢業(yè)后來檔案部門查閱檔案情況”，14所高校選擇“有，但極少”，5所高校選擇“幾乎沒有”，3所高校選擇“比較多”。

2 高?！皩W(xué)生類”檔案工作中存在的問題

檔案工作的最終目的和出發(fā)點(diǎn)是為利用者提供服務(wù)，從提供利用服務(wù)的角度來看，“學(xué)生類”檔案工作存在以下幾個(gè)問題。

1、部分高校檔案工作者對(duì)“學(xué)生類”檔案和其工作范疇的理解比較片面。部分高校檔案工作者認(rèn)為，“學(xué)生類”檔案就是學(xué)生的個(gè)人檔案，“學(xué)生類“檔案工作范疇就是管理學(xué)生在校期間的個(gè)人檔案。為利用者提供服務(wù)是“學(xué)生類”檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的，學(xué)生在上學(xué)期間產(chǎn)生的，對(duì)高校、學(xué)生和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案材料都可以納入高校“學(xué)生類”檔案體系?！皩W(xué)生類”檔案和其工作范疇不僅僅是學(xué)生個(gè)人檔案，還包含了高校檔案部門其他十大類中長期保存由學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料，比如教學(xué)檔案中學(xué)生學(xué)籍檔案材料、獲獎(jiǎng)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)等，在黨群檔案中學(xué)生的黨團(tuán)組織、社團(tuán)活動(dòng)檔案材料等，學(xué)生思想道德品質(zhì)、誠信、心理健康等等，都在高校十大類檔案材料中有所反應(yīng)。

2、多數(shù)高校并未從滿足利用者的需求角度開展“學(xué)生類”檔案工作。一方面，教育部27號(hào)令頒布至今，21所高校中多數(shù)高校并未制定“學(xué)生類“檔案相關(guān)政策制度，歸口管理部門依然未有變化（除5所由檔案部門管理，其他高校依然由教學(xué)部門或?qū)W生管理等部門進(jìn)行管理）；另一方面，21所高校多數(shù)并沒有將“學(xué)生類”檔案工作納入檔案部門的工作范疇，沒有開展具體工作。可以看出，“學(xué)生類”檔案工作至今并沒有實(shí)質(zhì)性開展。

3、高校對(duì)“學(xué)生類”檔案工作重視程度不高。一方面，在學(xué)生在校期間，作為臨時(shí)保管在教學(xué)部門或檔案機(jī)構(gòu)的學(xué)生個(gè)人檔案，學(xué)校為教育和管理學(xué)生查閱的很少，一般是在接收檔案時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行核對(duì)和對(duì)學(xué)生是否冒名頂替等信息時(shí)進(jìn)行核查，以及在學(xué)生臨近畢業(yè)時(shí)將學(xué)生產(chǎn)生的一些檔案材料裝入個(gè)人檔案袋。同時(shí)，學(xué)生個(gè)人檔案在學(xué)生畢業(yè)之后，按照有關(guān)規(guī)定一般會(huì)以機(jī)密件由機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞到有人事管理權(quán)的單位或是單位所在地的人才服務(wù)中心，但是由于很多大學(xué)生就業(yè)單位是沒有人事管理權(quán)的民營企業(yè)或三資企業(yè)，學(xué)校無法通過機(jī)要通信方式郵寄檔案。因此，很多高校特別是一些民營高校和高職院校學(xué)生畢業(yè)后自己攜帶檔案，導(dǎo)致個(gè)人檔案檔案丟失、私自拆封等情況比較普遍。另一方面，學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料沒有收到充分重視，無論是學(xué)生個(gè)人檔案中，還是其他十大類中，反映學(xué)生在校期間活動(dòng)的內(nèi)容比較單一，如反映學(xué)生學(xué)生道德品質(zhì)、誠信檔案、心理健康情況、各方面特長、各種技能證書等綜合素質(zhì)方面的材料比較少。

3 做好“學(xué)生類”檔案工作的幾點(diǎn)建議

“學(xué)生是高校的主體，為利用者提供服務(wù)是“學(xué)生類”檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。能不能最大限度的滿足利用者的需求，最大限度的發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，是衡量“學(xué)生類”檔案工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是檔案工作者面臨的根本問題。因此，學(xué)生在校期間產(chǎn)生的，對(duì)高校、學(xué)生和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案材料都可以納入高?！皩W(xué)生類”檔案體系。高?！皩W(xué)生類”檔案由兩個(gè)部分組成：學(xué)生的個(gè)人檔案（畢業(yè)之后也叫人事檔案）和保存于高校檔案部門的作為長期或永久保存的學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料。

1、出臺(tái)切實(shí)可行實(shí)施細(xì)則是做好“學(xué)生類”檔案工作的前提。2008年教育部第27號(hào)令只指出了“學(xué)生類”檔案的歸檔范圍，即“學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等”。并沒有明確“學(xué)生類”檔案是學(xué)生的個(gè)人檔案，還是學(xué)生個(gè)人檔案及高校檔案十大類中學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料，也沒有指定實(shí)施細(xì)則。這導(dǎo)致了高校檔案工作者對(duì)“學(xué)生類”檔案理解分歧很大，也導(dǎo)致了大部分高校“學(xué)生類”檔案工作并未有實(shí)質(zhì)性開展。因此，教育部或國家檔案局應(yīng)該針對(duì)27號(hào)令出臺(tái)實(shí)施細(xì)則，作為“學(xué)生類”檔案工作開展的依據(jù)，使“學(xué)生類”檔案工作有切實(shí)可行的實(shí)施細(xì)則和方案。

2、夯實(shí)檔案的收集環(huán)節(jié)，是做好“學(xué)生類”檔案工作的重要基礎(chǔ)。檔案收集是整個(gè)檔案工作的起點(diǎn)，沒有收集環(huán)節(jié)其他檔案工作就無從談起，也直接影響著利用者對(duì)檔案的利用效果。學(xué)生在學(xué)校期間的教育、學(xué)習(xí)和成長等都會(huì)形成各種形式的檔案材料，這些檔案材料是否被全面完整的收集、整理、歸檔，納入學(xué)生個(gè)人檔案，及經(jīng)過系統(tǒng)整理并長期保存在高校檔案機(jī)構(gòu)，直接影響著利用者對(duì)“學(xué)生類”檔案的利用效果。特別是學(xué)生畢業(yè)之后，其個(gè)人檔案材料和學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)中的學(xué)籍、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)關(guān)系、道德品質(zhì)、心理健康情況、各方面特長、各種技能證書等信息，是單位考察學(xué)生最直接、最可靠的參考材料，是學(xué)生就業(yè)和晉升重要的依據(jù)，也是學(xué)生在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造（如出國、考研）、考公務(wù)員等必須的材料。

3、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是做好“學(xué)生類”檔案工作的重要保障。我國《檔案法》明確指出：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則”，既強(qiáng)調(diào)了集中統(tǒng)一，又強(qiáng)調(diào)了分級(jí)負(fù)責(zé)。高?！皩W(xué)生類”檔案工作的開展亦應(yīng)該遵循這一原則，即在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的規(guī)范、統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)前提下，分級(jí)別、分層次進(jìn)行管理。對(duì)高校來說，其綜合檔案部門必須按照統(tǒng)一的法規(guī)制度，對(duì)“學(xué)生類”檔案進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管，對(duì)長期保存在檔案部門的學(xué)生檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)、集中管理，學(xué)生個(gè)人檔案由學(xué)生工作部門或教務(wù)管理部門進(jìn)行分管（學(xué)生個(gè)人檔案在高校屬于臨時(shí)存放，學(xué)生入校帶入，學(xué)生畢業(yè)轉(zhuǎn)出，學(xué)生個(gè)人檔案材料的利用和產(chǎn)生主要有學(xué)生工作部門和教務(wù)管理部門），高校檔案機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生個(gè)人檔案的分室管理情況進(jìn)行監(jiān)管（定期和不定期對(duì)對(duì)學(xué)生個(gè)人檔案管理的目錄歸檔情況、查閱情況以及檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出情況等），以便隨時(shí)掌握學(xué)生個(gè)人檔案管理現(xiàn)狀。

學(xué)生是高校的主體，要做好“學(xué)生類”檔案工作就要，“以人為本”，以提供利用服務(wù)為最終目的和出發(fā)點(diǎn)，制定出切實(shí)可行的政策制度，不斷豐富“學(xué)生類”檔案資源，優(yōu)化“學(xué)生類”檔案結(jié)構(gòu)，由高校檔案機(jī)構(gòu)和分級(jí)負(fù)責(zé)部門各負(fù)其責(zé)，不斷學(xué)習(xí)和改進(jìn)工作方法，才能更好的滿足學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)的需求。（本文原刊于《湖南師范大學(xué)社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)》2013年12月）

作者簡(jiǎn)介

張娟（1980-），女，漢族，中共黨員，館員；2004年本科畢業(yè)于西北大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)，2011年西北大學(xué)行政管理專業(yè)碩士畢業(yè)；2004年畢業(yè)之后至今在陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院從事高校檔案工作，2008年、2013年連續(xù)兩次榮獲陜西省高教系統(tǒng)檔案工作先進(jìn)個(gè)人。