高?！皩W生類”檔案工作現狀調查及對策分析

摘 要：本文原刊于《湖南師范大學社會科學學報》2013年12月。

項目基金：本文為2012年陜西工業職業技術學院院級科研立項課題“《高?！皩W生類”檔案管理模式探索與研究》（項目編號ZK12-15）階段性研究成果。

學生是高校的主體，2008年教育部令第 27 號 《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱：教育部第27號令）將“學生類”檔案納入高校檔案工作的范疇，這是高校檔案機構“以人為本、面向教師和學生開展服務”的重要體現和新時代的要求。但由于教育部第27號令沒有“學生類”檔案工作具體實施細則，“學生類”檔案的內涵是什么？目前高?！皩W生類”檔案工作開展的情況如何？檔案工作者如何做好“學生類”檔案工作？這些問題值得我們共同探討，有必要對高?！皩W生類”檔案工作情況進行調研，并針對存在的問題提出具體對策。

1 目前高?！皩W生類”檔案工作的現狀

教育部27號令沒有實施細則，只指出：“學生類”檔案的歸檔范圍“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”。一方面，“學生類”檔案和“教學類”檔案歸檔范圍有重合的地方，都包含了學籍檔案、獎懲檔案等材料；另一方面，“學生類”檔案和學生個人檔案的內容基本基本一致。“學生類”檔案指的是學生的個人檔案，還是學生畢業后檔案部門長期保存的學生產生的檔案材料，還是兩者皆是？“學生類”檔案工作歸口管理部門是教學部門、學生管理部門，還是檔案部門？“學生類”檔案工作該如何開展？這些問題常常困擾著高校檔案工作者。

1.1 調查范圍

本次調查采取問卷調查和實際走訪的方式，選取了陜西省21所高校（其中本科院校12所，包含陜西交通大學在內的5所國家211院校，高職高專院校9所）為調查對象，對“學生類”檔案內涵的理解、工作開展情況、“學生類”檔案利用情況及存在的問題，進行了調查和分析，并針對其中存在的問題，提出了可行性改進意見。

1.2 調查情況分析

通過對陜西21所高?！皩W生類”檔案工作的走訪和調查，陜西高校“學生類”檔案工作的情況如下。

1“學生類”檔案內涵的理解：通過對21所高校檔案工作者的調查，有38%的人認為“學生類”檔案就是學生的個人檔案，33%認為“學生類”檔案是學生個人檔案及學生畢業后檔案部門長期保存的學生產生的檔案材料，24%認為“學生類”檔案是檔案部門長期保存的學生檔案材料，5%選擇了其他；其中有71%認為學生畢業之后檔案部門保存的學生產生的檔案材料屬于“學生類”檔案范疇。

2、學生個人檔案的歸口管理部門調查：2008年教育部27號令發布之前，21所高校中5所高校的學生個人檔案在檔案部門（檔案館或檔案室）進行管理，1所高校在教務部門管理，15所高校在學生工作部門（就業處、學生處、二級學院）進行管理；在2008年教育部27號令發布之后至目前為止，21所高校學生個人檔案歸口管理部門未有變化，仍由原來部門進行管理?？梢钥闯?，由高校檔案部門管理學生個人檔案只占所調查高校的28.6%。

3、高校“學生類”檔案工作開展情況：在對21所高校進行走訪和調查中，6所高校將“學生類”檔案工作納入檔案部門的工作范疇，且已經開展具體工作；8所高校計劃將“學生類”檔案工作納入檔案部門工作范疇，但還沒有開展具體工作；7所高校“學生類”檔案工作沒有實質性開展。可以看出，所調查的21所高校中，15所高校檔案部門并沒有開展“學生類”檔案工作，占所調查高校的71%。

4、學生產生的檔案材料在學生在校期間和學生畢業之后利用率：多數高校學生在校期間的個人檔案利用率較低，而在檔案部門長期甚至永久保存的學生在校期間產生的檔案材料在學生畢業之后利用率較高；在調查“由于學生個人檔案整理不規范（少裝、錯裝等），致使學生畢業后來檔案部門查閱檔案情況”，14所高校選擇“有，但極少”，5所高校選擇“幾乎沒有”，3所高校選擇“比較多”。

2 高校“學生類”檔案工作中存在的問題

檔案工作的最終目的和出發點是為利用者提供服務，從提供利用服務的角度來看，“學生類”檔案工作存在以下幾個問題。

1、部分高校檔案工作者對“學生類”檔案和其工作范疇的理解比較片面。部分高校檔案工作者認為，“學生類”檔案就是學生的個人檔案，“學生類“檔案工作范疇就是管理學生在校期間的個人檔案。為利用者提供服務是“學生類”檔案工作的出發點和最終目的，學生在上學期間產生的，對高校、學生和社會有利用價值的檔案材料都可以納入高?！皩W生類”檔案體系?！皩W生類”檔案和其工作范疇不僅僅是學生個人檔案，還包含了高校檔案部門其他十大類中長期保存由學生產生的檔案材料，比如教學檔案中學生學籍檔案材料、獲獎、實習實訓、優秀畢業設計等，在黨群檔案中學生的黨團組織、社團活動檔案材料等，學生思想道德品質、誠信、心理健康等等，都在高校十大類檔案材料中有所反應。

2、多數高校并未從滿足利用者的需求角度開展“學生類”檔案工作。一方面，教育部27號令頒布至今，21所高校中多數高校并未制定“學生類“檔案相關政策制度，歸口管理部門依然未有變化（除5所由檔案部門管理，其他高校依然由教學部門或學生管理等部門進行管理）；另一方面，21所高校多數并沒有將“學生類”檔案工作納入檔案部門的工作范疇，沒有開展具體工作?？梢钥闯觯皩W生類”檔案工作至今并沒有實質性開展。

3、高校對“學生類”檔案工作重視程度不高。一方面，在學生在校期間，作為臨時保管在教學部門或檔案機構的學生個人檔案，學校為教育和管理學生查閱的很少，一般是在接收檔案時對檔案材料進行核對和對學生是否冒名頂替等信息時進行核查，以及在學生臨近畢業時將學生產生的一些檔案材料裝入個人檔案袋。同時，學生個人檔案在學生畢業之后，按照有關規定一般會以機密件由機要通信方式轉遞到有人事管理權的單位或是單位所在地的人才服務中心，但是由于很多大學生就業單位是沒有人事管理權的民營企業或三資企業，學校無法通過機要通信方式郵寄檔案。因此，很多高校特別是一些民營高校和高職院校學生畢業后自己攜帶檔案，導致個人檔案檔案丟失、私自拆封等情況比較普遍。另一方面，學生產生的檔案材料沒有收到充分重視，無論是學生個人檔案中，還是其他十大類中，反映學生在校期間活動的內容比較單一，如反映學生學生道德品質、誠信檔案、心理健康情況、各方面特長、各種技能證書等綜合素質方面的材料比較少。

3 做好“學生類”檔案工作的幾點建議

“學生是高校的主體，為利用者提供服務是“學生類”檔案工作的出發點和最終目的。能不能最大限度的滿足利用者的需求，最大限度的發揮檔案的價值和作用，是衡量“學生類”檔案工作的重要標準，也是檔案工作者面臨的根本問題。因此，學生在校期間產生的，對高校、學生和社會有利用價值的檔案材料都可以納入高?！皩W生類”檔案體系。高?！皩W生類”檔案由兩個部分組成：學生的個人檔案（畢業之后也叫人事檔案）和保存于高校檔案部門的作為長期或永久保存的學生產生的檔案材料。

1、出臺切實可行實施細則是做好“學生類”檔案工作的前提。2008年教育部第27號令只指出了“學生類”檔案的歸檔范圍，即“學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”。并沒有明確“學生類”檔案是學生的個人檔案，還是學生個人檔案及高校檔案十大類中學生產生的檔案材料，也沒有指定實施細則。這導致了高校檔案工作者對“學生類”檔案理解分歧很大，也導致了大部分高?！皩W生類”檔案工作并未有實質性開展。因此，教育部或國家檔案局應該針對27號令出臺實施細則，作為“學生類”檔案工作開展的依據，使“學生類”檔案工作有切實可行的實施細則和方案。

2、夯實檔案的收集環節，是做好“學生類”檔案工作的重要基礎。檔案收集是整個檔案工作的起點，沒有收集環節其他檔案工作就無從談起，也直接影響著利用者對檔案的利用效果。學生在學校期間的教育、學習和成長等都會形成各種形式的檔案材料，這些檔案材料是否被全面完整的收集、整理、歸檔，納入學生個人檔案，及經過系統整理并長期保存在高校檔案機構，直接影響著利用者對“學生類”檔案的利用效果。特別是學生畢業之后，其個人檔案材料和學校檔案機構中的學籍、獎懲、黨團關系、道德品質、心理健康情況、各方面特長、各種技能證書等信息，是單位考察學生最直接、最可靠的參考材料，是學生就業和晉升重要的依據，也是學生在辦理養老保險、繼續深造（如出國、考研）、考公務員等必須的材料。

3、統一領導、分級管理是做好“學生類”檔案工作的重要保障。我國《檔案法》明確指出：“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則”，既強調了集中統一，又強調了分級負責。高?！皩W生類”檔案工作的開展亦應該遵循這一原則，即在統一的標準、統一的規范、統一的管理機構前提下，分級別、分層次進行管理。對高校來說，其綜合檔案部門必須按照統一的法規制度，對“學生類”檔案進行統一領導和監管，對長期保存在檔案部門的學生檔案材料進行系統、集中管理，學生個人檔案由學生工作部門或教務管理部門進行分管（學生個人檔案在高校屬于臨時存放，學生入校帶入，學生畢業轉出，學生個人檔案材料的利用和產生主要有學生工作部門和教務管理部門），高校檔案機構必須加強對學生個人檔案的分室管理情況進行監管（定期和不定期對對學生個人檔案管理的目錄歸檔情況、查閱情況以及檔案轉入轉出情況等），以便隨時掌握學生個人檔案管理現狀。

學生是高校的主體，要做好“學生類”檔案工作就要，“以人為本”，以提供利用服務為最終目的和出發點，制定出切實可行的政策制度，不斷豐富“學生類”檔案資源，優化“學生類”檔案結構，由高校檔案機構和分級負責部門各負其責，不斷學習和改進工作方法，才能更好的滿足學生、學校和社會的需求。（本文原刊于《湖南師范大學社會科學學報》2013年12月）

作者簡介

張娟（1980-），女，漢族，中共黨員，館員；2004年本科畢業于西北大學檔案學專業，2011年西北大學行政管理專業碩士畢業；2004年畢業之后至今在陜西工業職業技術學院從事高校檔案工作，2008年、2013年連續兩次榮獲陜西省高教系統檔案工作先進個人。