ACCESS數據庫在信息管理系統中的運用

王婧

摘 要：隨著計算機技術的普及，ACCESS數據庫已經逐漸進入到我們的日常工作中，了解它的特點及操作已成為我們的重要工作。本文簡述了如何選擇數據庫才能更好地運用于我們的管理系統中。

關鍵詞：ACCESS；數據庫；信息管理

隨著計算機技術的發展，傳統的信息管理方法、手段以及工作效率已經不能適應當前信息發展需求，無法很好地完成信息管理工作。人們的日常工作越來越離不開對數據庫的運用。運用計算機技術以及先進的信息技術，開發信息管理系統勢在必行。日常工作中運用數據庫，能實現信息的電子化管理，減輕管理人員的負擔。同時，借助于計算機，管理人員可以更好地對信息進行及時更新和管理，避免以前人工管理所出現的錯誤等。

一、數據庫的選擇

目前流行的數據庫有ACCESS、SQL SERVER、SQLME等。不同的開發環境選擇使用的數據庫則不同。如果系統是采用Visual Basic所開發的管理系統，那么上述數據庫中ACCESS是最適合的數據庫。

ACCESS為何更適合Visual Basic呢？因為ACCESS和Visual Basic使用的是相同的數據庫引擎，基于VB開發環境，所以選擇ACCESS，可以提高程序的穩定性。

ACCESS是Office辦公套件中一個極為重要的組成部分。當微軟發現將ACCESS捆綁在OFFICE中一起發售，可帶來更加可觀的利潤時，ACCESS便成為OFFICE套件中的一個重要成員。現在它已經成為世界上最流行的桌面數據庫管理系統，后來微軟公司通過大量地改進，將ACCESS的新版本功能變得更加強大。不管是處理公司的客戶訂單數據，管理自己的個人通訊錄，還是大量科研數據的記錄和處理，人們都可以利用它來解決大量數據的管理工作。

二、ACCESS的運用

ACCESS是一個面向對象的開發工具，利用面向對象的方式將數據庫系統中的各種功能對象化，將數據庫管理的各種功能封裝在各類對象中。ACCESS提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊7種用來建立數據庫系統的對象，以上對象都存放在后綴為.mdb的數據庫文件中，便于用戶的操作和管理；提供了多種向導、生成器、模板，把數據存儲、數據查詢、界面設計、報表生成等操作規范化；為建立功能完善的數據庫管理系統提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼，就可以完成大部分數據管理的任務，ACCESS支持ODBC（開發數據庫互連，Open Data Base Connectivity），利用ACCESS強大的DDE（動態數據交換）和OLE（對象的聯接和嵌入）特性，可以在一個數據表中嵌入位圖、聲音、Excel表格、Word文檔，還可以建立動態的數據庫報表和窗體等。ACCESS還可以將程序應用于網絡，并與網絡上的動態數據相聯接。利用數據庫訪問頁對象生成HTML文件，輕松構建Internet/Intranet的應用。

根據系統用戶的需求，相互交流，了解他們對數據的要求及已有的業務流程，并把這些信息用數據流圖或文字等形式記錄下來，最終獲得處理需求。運用ACCESS按照一定的原則將數據組織成一個或多個數據庫，指明每個數據庫中包含哪幾個表，并指出每個表包含的字段，確定表間關系。通俗地說，就是設計一種邏輯結構，通過該邏輯結構能夠導出與用戶需求一致的結果。如果不能達到用戶的需求，就要反復修正或重新設計，直到達到客戶的需求。

一個完善的信息管理系統，需要一個好的數據庫系統，ACCESS提供了所有用戶需求的功能，避免了編程，使人們更方便地掌握和操作數據庫的功能。

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