聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

關(guān)虹

摘 要：近些年來(lái)，隨著社會(huì)生產(chǎn)力水平的不斷提高，檔案信息的儲(chǔ)存方式也有了新的發(fā)展。其中，聲像檔案信息系統(tǒng)的出現(xiàn)使檔案信息的保護(hù)、管理都步入了一個(gè)新的階段。聲像檔案信息作為一種新型的多媒體信息，在幫助人們了解過(guò)去的一些重大事件起著至關(guān)重要的作用。此外，由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，人們的辦公自動(dòng)化水平有了很大的飛躍。人們?cè)谵k公過(guò)程中，也形成了大量的聲像檔案信息，這些檔案信息直接關(guān)系到辦公的工作效率，因此，如何做好聲像檔案信息保存管理工作是成為一個(gè)重要的課題。為不斷滿足人們工作的需要，要努力實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)。文章首先詳細(xì)介紹了什么是聲像檔案，然后分析了目前素材管理存在的問(wèn)題，最后闡述了聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)。

關(guān)鍵詞：聲像檔案信息系統(tǒng)；設(shè)計(jì)與開發(fā)；信息管理

前言

當(dāng)今，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，聲像檔案信息保存管理工作也變得與以往大有不同，為了使聲像檔案信息更好地服務(wù)于人們的工作，需要不斷加強(qiáng)對(duì)聲像檔案信息的管理，積極設(shè)計(jì)與開發(fā)聲像檔案信息系統(tǒng)。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)一般分為保存、管理、查詢等多個(gè)模塊，各個(gè)模塊相互聯(lián)系，通過(guò)互相協(xié)調(diào)工作從而構(gòu)成一個(gè)完整有機(jī)的整體。一方面它可以自動(dòng)對(duì)聲像檔案信息進(jìn)行有效科學(xué)高效的管理，另一方面還可以對(duì)聲像檔案信息進(jìn)行查詢和分類管理等。系統(tǒng)的這些功能都為人們的工作提供了十分便捷的服務(wù)，在無(wú)形中進(jìn)一步提高了工作效率，同時(shí)也使得我國(guó)的聲像檔案信息管理工作有更大的發(fā)展空間。

1 聲像檔案的概述

所謂聲像檔案，從字面上看，指的是含有聲音和圖像的多媒體檔案。更準(zhǔn)確的說(shuō)，聲像檔案（audio-visual archives）是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。一般情況下，聲像檔案主要是圖片、錄音、視頻等，主要保存的是聲音和圖像信息，必要時(shí)，也會(huì)有一些文字說(shuō)明，使人們獲得的信息更準(zhǔn)確無(wú)誤。

聲像檔案作為一種重要的社會(huì)歷史資料，其自身有許多十分顯著的特征。首先，獨(dú)特的直觀性。與紙質(zhì)檔案比較，所保存的信息具有更加直觀、清晰明了的特征，不像紙制檔案那樣生澀呆板，因此更容易被人們接受，就對(duì)人們的工作提供的幫助而言，聲像檔案自然是更勝一籌，成為大多數(shù)人的首選。其次，管理難度大也是聲像檔案的一個(gè)重要特征。聲像材料在收集時(shí)，人們難以辨別是原始材料還是復(fù)制盜版的材料，這就為工作人員在管理聲像檔案時(shí)帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。而且由于聲像檔案自身寄托載體的特殊性，它的存放時(shí)間就自然低于紙質(zhì)檔案。此外，聲像檔案還具有一定的依賴性。聲像檔案在提供信息材料時(shí)并不孤立存在，它雖然與紙質(zhì)檔案有很大的不同和區(qū)別，但二者更多的是聯(lián)系。

2 目前素材管理存在的問(wèn)題

聲像檔案所占館、室藏比例失調(diào)。由于聲像檔案較文書檔案的存儲(chǔ)、收集、使用更為嚴(yán)格、特殊，投入經(jīng)費(fèi)比例懸殊過(guò)大，因此在檔案庫(kù)的建設(shè)上，文書類室藏比例往往大于聲像的室藏空間，而在檔案館室的建設(shè)總體上多于聲像檔案室。

聲像檔案分散保管，征集困難。在基層檔案室中，約40%以上沒(méi)有聲像檔案；90%以上聲像檔案收集保管不齊全。聲像檔案大多散存在形成部門和個(gè)人手中。比如一些醫(yī)院的電教中心，自成立至今20余年下來(lái)，留下了近百盒的錄像帶及上百?gòu)埖睦夏z卷相片，但是現(xiàn)在卻找不到這些聲像檔案，為人們的工作帶來(lái)極大的困擾。原因很簡(jiǎn)單，就是沒(méi)有專門的聲像檔室，缺乏正確的管理，很多的帶子和圖片要么是雜亂放在紙箱或鐵柜里，要么都留在了各工作人員的手中。再者，工作人員也在不斷變換，素材跟著人走的現(xiàn)象也極其普遍。

聲像檔案保管不當(dāng)，損毀較重 。聲像素材需要專門的錄像帶等磁性載體保存，因此在選檔案架時(shí)還要注意防磁、防濕、高溫等因素，否則會(huì)比普通文書檔案損毀得快。

檔案人員業(yè)務(wù)生疏，聲像檔案整理不規(guī)范。由于聲像素材的特殊性，大部分檔案管理者都是影視制作的工作人員，對(duì)檔案知識(shí)知知甚少，因此管理并不規(guī)范。

專業(yè)聲像檔案信息系統(tǒng)較少，綜合性檔案系統(tǒng)在聲像管理上欠缺[3]。目前在我國(guó)由于文書檔案占比重較大，因此大部份檔案管理系統(tǒng)也是根據(jù)普通綜合的檔案管理流程而研制。因此，建立專業(yè)性的聲像檔案管理系統(tǒng)可以帶動(dòng)聲像檔案管理的工作。

3 聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)

3.1 總體結(jié)構(gòu)和主要功能

聲像檔案信息系統(tǒng)主要包含了各種聲像素材詳細(xì)信息。主要是為了影視制作人員在制作各種影片媒體時(shí)快速的查詢，統(tǒng)計(jì)等功能。總體上具有錄入，編輯，查詢，用戶管理，統(tǒng)計(jì)等功能。

該系統(tǒng)的最基本的功能就是錄入功能，將聲像檔案信息輸入保存。

靈活的數(shù)據(jù)記錄編輯功能，可以隨時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行增加，修改，更新，刪除，瀏覽等編輯操作。以便用戶獲得滿意的信息，為工作提供更多的幫助。

查詢條件較為豐富，便于在實(shí)際中發(fā)揮素材最大化使用，同時(shí)用戶可以根據(jù)自己的需要查取想要的聲像檔案信息，

此外，系統(tǒng)還具備用戶管理的作用，用戶管理可分為權(quán)限管理和信息分類管理。權(quán)限管理可以確保檔案的保密性和安全性，信息分類管理便于用戶短時(shí)間高效的查取信息資料。

系統(tǒng)的信息統(tǒng)計(jì)功能又可以分為綜合統(tǒng)計(jì)和分類統(tǒng)計(jì)，為用戶提供準(zhǔn)確的信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果，在為用戶提供便利的同時(shí)也利于檔案的管理。

3.2 素材檔案管理系統(tǒng)模型

3.3 制定管理模式，提高服務(wù)水平

4 結(jié)束語(yǔ)

聲像檔案對(duì)現(xiàn)今人們的工作十分重要，因此，研究開發(fā)聲像檔案信息系統(tǒng)是人們的需要也是時(shí)代的需求。聲像檔案雖然在功能上比紙質(zhì)檔案更勝一籌，但是，并不能徹底否定紙質(zhì)檔案的作用，而是應(yīng)正確將聲像檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合起來(lái)，彌補(bǔ)缺陷，更好地為人們提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，也推動(dòng)了聲像檔案信息系統(tǒng)自身的發(fā)展。此外，在對(duì)聲像檔案進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)，一定要做到實(shí)事求是，并且要敢于創(chuàng)新，打破以往那些陳舊的觀念，根據(jù)目前的實(shí)際情況，利用現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)、科技人才，進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)。了解該系統(tǒng)的主要功能，認(rèn)真操作，使檔案信息得到更好的管理、查詢、運(yùn)行，也為我國(guó)的聲像檔案保存工作提高了效率。

參考文獻(xiàn)

[1]梁守英.聲像檔案的信息化管理[J].河北職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，21（3）.

[2]張新紅.淺析聲像檔案管理的現(xiàn)狀[J].檔案管理，2004，6.

[3]黃春艷.小議聲像管理存在的問(wèn)題及建議[J].檔案管理，2005.

[4]趙薇薇.基于SSH框架的哈爾濱龍運(yùn)物流園區(qū)聲像檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與研究[D].吉林大學(xué)，2011.

[5]卓于晉.學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].廈門大學(xué)，2009.

[6]梁晨.檔案信息資源整合探析[D].北京交通大學(xué)，2010.

[7]孔文劍，程斌，邢化軍，等.安徽電視臺(tái)播出部信息管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)及開發(fā)[J].現(xiàn)代電視技術(shù)，2006.endprint

摘 要：近些年來(lái)，隨著社會(huì)生產(chǎn)力水平的不斷提高，檔案信息的儲(chǔ)存方式也有了新的發(fā)展。其中，聲像檔案信息系統(tǒng)的出現(xiàn)使檔案信息的保護(hù)、管理都步入了一個(gè)新的階段。聲像檔案信息作為一種新型的多媒體信息，在幫助人們了解過(guò)去的一些重大事件起著至關(guān)重要的作用。此外，由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，人們的辦公自動(dòng)化水平有了很大的飛躍。人們?cè)谵k公過(guò)程中，也形成了大量的聲像檔案信息，這些檔案信息直接關(guān)系到辦公的工作效率，因此，如何做好聲像檔案信息保存管理工作是成為一個(gè)重要的課題。為不斷滿足人們工作的需要，要努力實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)。文章首先詳細(xì)介紹了什么是聲像檔案，然后分析了目前素材管理存在的問(wèn)題，最后闡述了聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)。

關(guān)鍵詞：聲像檔案信息系統(tǒng)；設(shè)計(jì)與開發(fā)；信息管理

前言

當(dāng)今，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，聲像檔案信息保存管理工作也變得與以往大有不同，為了使聲像檔案信息更好地服務(wù)于人們的工作，需要不斷加強(qiáng)對(duì)聲像檔案信息的管理，積極設(shè)計(jì)與開發(fā)聲像檔案信息系統(tǒng)。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)一般分為保存、管理、查詢等多個(gè)模塊，各個(gè)模塊相互聯(lián)系，通過(guò)互相協(xié)調(diào)工作從而構(gòu)成一個(gè)完整有機(jī)的整體。一方面它可以自動(dòng)對(duì)聲像檔案信息進(jìn)行有效科學(xué)高效的管理，另一方面還可以對(duì)聲像檔案信息進(jìn)行查詢和分類管理等。系統(tǒng)的這些功能都為人們的工作提供了十分便捷的服務(wù)，在無(wú)形中進(jìn)一步提高了工作效率，同時(shí)也使得我國(guó)的聲像檔案信息管理工作有更大的發(fā)展空間。

1 聲像檔案的概述

所謂聲像檔案，從字面上看，指的是含有聲音和圖像的多媒體檔案。更準(zhǔn)確的說(shuō)，聲像檔案（audio-visual archives）是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。一般情況下，聲像檔案主要是圖片、錄音、視頻等，主要保存的是聲音和圖像信息，必要時(shí)，也會(huì)有一些文字說(shuō)明，使人們獲得的信息更準(zhǔn)確無(wú)誤。

聲像檔案作為一種重要的社會(huì)歷史資料，其自身有許多十分顯著的特征。首先，獨(dú)特的直觀性。與紙質(zhì)檔案比較，所保存的信息具有更加直觀、清晰明了的特征，不像紙制檔案那樣生澀呆板，因此更容易被人們接受，就對(duì)人們的工作提供的幫助而言，聲像檔案自然是更勝一籌，成為大多數(shù)人的首選。其次，管理難度大也是聲像檔案的一個(gè)重要特征。聲像材料在收集時(shí)，人們難以辨別是原始材料還是復(fù)制盜版的材料，這就為工作人員在管理聲像檔案時(shí)帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。而且由于聲像檔案自身寄托載體的特殊性，它的存放時(shí)間就自然低于紙質(zhì)檔案。此外，聲像檔案還具有一定的依賴性。聲像檔案在提供信息材料時(shí)并不孤立存在，它雖然與紙質(zhì)檔案有很大的不同和區(qū)別，但二者更多的是聯(lián)系。

2 目前素材管理存在的問(wèn)題

聲像檔案所占館、室藏比例失調(diào)。由于聲像檔案較文書檔案的存儲(chǔ)、收集、使用更為嚴(yán)格、特殊，投入經(jīng)費(fèi)比例懸殊過(guò)大，因此在檔案庫(kù)的建設(shè)上，文書類室藏比例往往大于聲像的室藏空間，而在檔案館室的建設(shè)總體上多于聲像檔案室。

聲像檔案分散保管，征集困難。在基層檔案室中，約40%以上沒(méi)有聲像檔案；90%以上聲像檔案收集保管不齊全。聲像檔案大多散存在形成部門和個(gè)人手中。比如一些醫(yī)院的電教中心，自成立至今20余年下來(lái)，留下了近百盒的錄像帶及上百?gòu)埖睦夏z卷相片，但是現(xiàn)在卻找不到這些聲像檔案，為人們的工作帶來(lái)極大的困擾。原因很簡(jiǎn)單，就是沒(méi)有專門的聲像檔室，缺乏正確的管理，很多的帶子和圖片要么是雜亂放在紙箱或鐵柜里，要么都留在了各工作人員的手中。再者，工作人員也在不斷變換，素材跟著人走的現(xiàn)象也極其普遍。

聲像檔案保管不當(dāng)，損毀較重 。聲像素材需要專門的錄像帶等磁性載體保存，因此在選檔案架時(shí)還要注意防磁、防濕、高溫等因素，否則會(huì)比普通文書檔案損毀得快。

檔案人員業(yè)務(wù)生疏，聲像檔案整理不規(guī)范。由于聲像素材的特殊性，大部分檔案管理者都是影視制作的工作人員，對(duì)檔案知識(shí)知知甚少，因此管理并不規(guī)范。

專業(yè)聲像檔案信息系統(tǒng)較少，綜合性檔案系統(tǒng)在聲像管理上欠缺[3]。目前在我國(guó)由于文書檔案占比重較大，因此大部份檔案管理系統(tǒng)也是根據(jù)普通綜合的檔案管理流程而研制。因此，建立專業(yè)性的聲像檔案管理系統(tǒng)可以帶動(dòng)聲像檔案管理的工作。

3 聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)

3.1 總體結(jié)構(gòu)和主要功能

聲像檔案信息系統(tǒng)主要包含了各種聲像素材詳細(xì)信息。主要是為了影視制作人員在制作各種影片媒體時(shí)快速的查詢，統(tǒng)計(jì)等功能。總體上具有錄入，編輯，查詢，用戶管理，統(tǒng)計(jì)等功能。

該系統(tǒng)的最基本的功能就是錄入功能，將聲像檔案信息輸入保存。

靈活的數(shù)據(jù)記錄編輯功能，可以隨時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行增加，修改，更新，刪除，瀏覽等編輯操作。以便用戶獲得滿意的信息，為工作提供更多的幫助。

查詢條件較為豐富，便于在實(shí)際中發(fā)揮素材最大化使用，同時(shí)用戶可以根據(jù)自己的需要查取想要的聲像檔案信息，

此外，系統(tǒng)還具備用戶管理的作用，用戶管理可分為權(quán)限管理和信息分類管理。權(quán)限管理可以確保檔案的保密性和安全性，信息分類管理便于用戶短時(shí)間高效的查取信息資料。

系統(tǒng)的信息統(tǒng)計(jì)功能又可以分為綜合統(tǒng)計(jì)和分類統(tǒng)計(jì)，為用戶提供準(zhǔn)確的信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果，在為用戶提供便利的同時(shí)也利于檔案的管理。

3.2 素材檔案管理系統(tǒng)模型

3.3 制定管理模式，提高服務(wù)水平

4 結(jié)束語(yǔ)

聲像檔案對(duì)現(xiàn)今人們的工作十分重要，因此，研究開發(fā)聲像檔案信息系統(tǒng)是人們的需要也是時(shí)代的需求。聲像檔案雖然在功能上比紙質(zhì)檔案更勝一籌，但是，并不能徹底否定紙質(zhì)檔案的作用，而是應(yīng)正確將聲像檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合起來(lái)，彌補(bǔ)缺陷，更好地為人們提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，也推動(dòng)了聲像檔案信息系統(tǒng)自身的發(fā)展。此外，在對(duì)聲像檔案進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)，一定要做到實(shí)事求是，并且要敢于創(chuàng)新，打破以往那些陳舊的觀念，根據(jù)目前的實(shí)際情況，利用現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)、科技人才，進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)。了解該系統(tǒng)的主要功能，認(rèn)真操作，使檔案信息得到更好的管理、查詢、運(yùn)行，也為我國(guó)的聲像檔案保存工作提高了效率。

參考文獻(xiàn)

[1]梁守英.聲像檔案的信息化管理[J].河北職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，21（3）.

[2]張新紅.淺析聲像檔案管理的現(xiàn)狀[J].檔案管理，2004，6.

[3]黃春艷.小議聲像管理存在的問(wèn)題及建議[J].檔案管理，2005.

[4]趙薇薇.基于SSH框架的哈爾濱龍運(yùn)物流園區(qū)聲像檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與研究[D].吉林大學(xué)，2011.

[5]卓于晉.學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].廈門大學(xué)，2009.

[6]梁晨.檔案信息資源整合探析[D].北京交通大學(xué)，2010.

[7]孔文劍，程斌，邢化軍，等.安徽電視臺(tái)播出部信息管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)及開發(fā)[J].現(xiàn)代電視技術(shù)，2006.endprint

摘 要：近些年來(lái)，隨著社會(huì)生產(chǎn)力水平的不斷提高，檔案信息的儲(chǔ)存方式也有了新的發(fā)展。其中，聲像檔案信息系統(tǒng)的出現(xiàn)使檔案信息的保護(hù)、管理都步入了一個(gè)新的階段。聲像檔案信息作為一種新型的多媒體信息，在幫助人們了解過(guò)去的一些重大事件起著至關(guān)重要的作用。此外，由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，人們的辦公自動(dòng)化水平有了很大的飛躍。人們?cè)谵k公過(guò)程中，也形成了大量的聲像檔案信息，這些檔案信息直接關(guān)系到辦公的工作效率，因此，如何做好聲像檔案信息保存管理工作是成為一個(gè)重要的課題。為不斷滿足人們工作的需要，要努力實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)。文章首先詳細(xì)介紹了什么是聲像檔案，然后分析了目前素材管理存在的問(wèn)題，最后闡述了聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)。

關(guān)鍵詞：聲像檔案信息系統(tǒng)；設(shè)計(jì)與開發(fā)；信息管理

前言

當(dāng)今，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，聲像檔案信息保存管理工作也變得與以往大有不同，為了使聲像檔案信息更好地服務(wù)于人們的工作，需要不斷加強(qiáng)對(duì)聲像檔案信息的管理，積極設(shè)計(jì)與開發(fā)聲像檔案信息系統(tǒng)。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)一般分為保存、管理、查詢等多個(gè)模塊，各個(gè)模塊相互聯(lián)系，通過(guò)互相協(xié)調(diào)工作從而構(gòu)成一個(gè)完整有機(jī)的整體。一方面它可以自動(dòng)對(duì)聲像檔案信息進(jìn)行有效科學(xué)高效的管理，另一方面還可以對(duì)聲像檔案信息進(jìn)行查詢和分類管理等。系統(tǒng)的這些功能都為人們的工作提供了十分便捷的服務(wù)，在無(wú)形中進(jìn)一步提高了工作效率，同時(shí)也使得我國(guó)的聲像檔案信息管理工作有更大的發(fā)展空間。

1 聲像檔案的概述

所謂聲像檔案，從字面上看，指的是含有聲音和圖像的多媒體檔案。更準(zhǔn)確的說(shuō)，聲像檔案（audio-visual archives）是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。一般情況下，聲像檔案主要是圖片、錄音、視頻等，主要保存的是聲音和圖像信息，必要時(shí)，也會(huì)有一些文字說(shuō)明，使人們獲得的信息更準(zhǔn)確無(wú)誤。

聲像檔案作為一種重要的社會(huì)歷史資料，其自身有許多十分顯著的特征。首先，獨(dú)特的直觀性。與紙質(zhì)檔案比較，所保存的信息具有更加直觀、清晰明了的特征，不像紙制檔案那樣生澀呆板，因此更容易被人們接受，就對(duì)人們的工作提供的幫助而言，聲像檔案自然是更勝一籌，成為大多數(shù)人的首選。其次，管理難度大也是聲像檔案的一個(gè)重要特征。聲像材料在收集時(shí)，人們難以辨別是原始材料還是復(fù)制盜版的材料，這就為工作人員在管理聲像檔案時(shí)帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。而且由于聲像檔案自身寄托載體的特殊性，它的存放時(shí)間就自然低于紙質(zhì)檔案。此外，聲像檔案還具有一定的依賴性。聲像檔案在提供信息材料時(shí)并不孤立存在，它雖然與紙質(zhì)檔案有很大的不同和區(qū)別，但二者更多的是聯(lián)系。

2 目前素材管理存在的問(wèn)題

聲像檔案所占館、室藏比例失調(diào)。由于聲像檔案較文書檔案的存儲(chǔ)、收集、使用更為嚴(yán)格、特殊，投入經(jīng)費(fèi)比例懸殊過(guò)大，因此在檔案庫(kù)的建設(shè)上，文書類室藏比例往往大于聲像的室藏空間，而在檔案館室的建設(shè)總體上多于聲像檔案室。

聲像檔案分散保管，征集困難。在基層檔案室中，約40%以上沒(méi)有聲像檔案；90%以上聲像檔案收集保管不齊全。聲像檔案大多散存在形成部門和個(gè)人手中。比如一些醫(yī)院的電教中心，自成立至今20余年下來(lái)，留下了近百盒的錄像帶及上百?gòu)埖睦夏z卷相片，但是現(xiàn)在卻找不到這些聲像檔案，為人們的工作帶來(lái)極大的困擾。原因很簡(jiǎn)單，就是沒(méi)有專門的聲像檔室，缺乏正確的管理，很多的帶子和圖片要么是雜亂放在紙箱或鐵柜里，要么都留在了各工作人員的手中。再者，工作人員也在不斷變換，素材跟著人走的現(xiàn)象也極其普遍。

聲像檔案保管不當(dāng)，損毀較重 。聲像素材需要專門的錄像帶等磁性載體保存，因此在選檔案架時(shí)還要注意防磁、防濕、高溫等因素，否則會(huì)比普通文書檔案損毀得快。

檔案人員業(yè)務(wù)生疏，聲像檔案整理不規(guī)范。由于聲像素材的特殊性，大部分檔案管理者都是影視制作的工作人員，對(duì)檔案知識(shí)知知甚少，因此管理并不規(guī)范。

專業(yè)聲像檔案信息系統(tǒng)較少，綜合性檔案系統(tǒng)在聲像管理上欠缺[3]。目前在我國(guó)由于文書檔案占比重較大，因此大部份檔案管理系統(tǒng)也是根據(jù)普通綜合的檔案管理流程而研制。因此，建立專業(yè)性的聲像檔案管理系統(tǒng)可以帶動(dòng)聲像檔案管理的工作。

3 聲像檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)

3.1 總體結(jié)構(gòu)和主要功能

聲像檔案信息系統(tǒng)主要包含了各種聲像素材詳細(xì)信息。主要是為了影視制作人員在制作各種影片媒體時(shí)快速的查詢，統(tǒng)計(jì)等功能。總體上具有錄入，編輯，查詢，用戶管理，統(tǒng)計(jì)等功能。

該系統(tǒng)的最基本的功能就是錄入功能，將聲像檔案信息輸入保存。

靈活的數(shù)據(jù)記錄編輯功能，可以隨時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行增加，修改，更新，刪除，瀏覽等編輯操作。以便用戶獲得滿意的信息，為工作提供更多的幫助。

查詢條件較為豐富，便于在實(shí)際中發(fā)揮素材最大化使用，同時(shí)用戶可以根據(jù)自己的需要查取想要的聲像檔案信息，

此外，系統(tǒng)還具備用戶管理的作用，用戶管理可分為權(quán)限管理和信息分類管理。權(quán)限管理可以確保檔案的保密性和安全性，信息分類管理便于用戶短時(shí)間高效的查取信息資料。

系統(tǒng)的信息統(tǒng)計(jì)功能又可以分為綜合統(tǒng)計(jì)和分類統(tǒng)計(jì)，為用戶提供準(zhǔn)確的信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果，在為用戶提供便利的同時(shí)也利于檔案的管理。

3.2 素材檔案管理系統(tǒng)模型

3.3 制定管理模式，提高服務(wù)水平

4 結(jié)束語(yǔ)

聲像檔案對(duì)現(xiàn)今人們的工作十分重要，因此，研究開發(fā)聲像檔案信息系統(tǒng)是人們的需要也是時(shí)代的需求。聲像檔案雖然在功能上比紙質(zhì)檔案更勝一籌，但是，并不能徹底否定紙質(zhì)檔案的作用，而是應(yīng)正確將聲像檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合起來(lái)，彌補(bǔ)缺陷，更好地為人們提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，也推動(dòng)了聲像檔案信息系統(tǒng)自身的發(fā)展。此外，在對(duì)聲像檔案進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)，一定要做到實(shí)事求是，并且要敢于創(chuàng)新，打破以往那些陳舊的觀念，根據(jù)目前的實(shí)際情況，利用現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)、科技人才，進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)。了解該系統(tǒng)的主要功能，認(rèn)真操作，使檔案信息得到更好的管理、查詢、運(yùn)行，也為我國(guó)的聲像檔案保存工作提高了效率。

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