淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

文/馬淼

摘 要：檔案作為記錄學(xué)校成長(zhǎng)發(fā)展的文獻(xiàn)資料，不僅具有參考價(jià)值，更重要的是,檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)術(shù)交流具有重要意義。檔案記錄的不光是資料，更重要的是記錄學(xué)校師生之間的交流和成長(zhǎng)過(guò)程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷有新的管理方式和管理理念涌現(xiàn)。對(duì)于學(xué)校檔案管理來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案管理的范圍、管理的科學(xué)性、管理的準(zhǔn)確性以及大大提高了管理的效率。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；學(xué)校；檔案管理

信息技術(shù)（Information Technology）簡(jiǎn)稱(chēng)IT。信息技術(shù)主要通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用和通信技術(shù)的發(fā)展，共同完成對(duì)海量信息的加工處理。信息技術(shù)的傳播載體，主要依靠網(wǎng)絡(luò)傳輸。網(wǎng)絡(luò)作為目前受眾最多的傳播媒介之一，具有巨大的影響力。所以，把信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理恰到好處，不僅可以梳理錯(cuò)綜復(fù)雜的文字，還可以有效地歸類(lèi)數(shù)字化的視頻、音頻資料。有效地簡(jiǎn)化了管理的程序和步驟，節(jié)省了勞動(dòng)力，集中了管理的內(nèi)容，提高了管理的效率。

一、學(xué)校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.保密性能差

檔案的管理的內(nèi)容一要保存，二要保質(zhì)，三要保密。學(xué)校檔案記載著學(xué)生的個(gè)人信息和學(xué)校的論文文獻(xiàn)資料，具有重要的保密價(jià)值。但是傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理都是人工手動(dòng)操作管理，借閱的人多就會(huì)出現(xiàn)檔案丟失。如果保密等級(jí)較高的資料外泄，會(huì)對(duì)學(xué)校造成嚴(yán)重的損失。所以一直以來(lái)，保密性差是學(xué)校檔案管理存在的一大漏洞。

2,錯(cuò)誤率高，查閱效率低

這恰恰限制了學(xué)校檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。檔案作為文獻(xiàn)資料具有較高的參考價(jià)值，可供查詢閱讀。但是由于目前大多數(shù)檔案管理多為紙質(zhì)材料，保存難度高且體積大種類(lèi)多，在查找的過(guò)程中容易打破擺放的順序，由于檔案是人工查找，所以，缺乏智能化處理，如果不能及時(shí)調(diào)整順序和編碼，就會(huì)造成查找效率低下。

3.檔案管理單一化

由于傳統(tǒng)的管理模式限制，導(dǎo)致檔案的管理內(nèi)容主要以紙質(zhì)文字為主，外加少量的圖片，此外不再有其他類(lèi)型，嚴(yán)重制約了檔案管理的多元化發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，電子科技普及應(yīng)用，數(shù)字化產(chǎn)品逐漸取代了紙質(zhì)產(chǎn)品。大量視頻、音頻也逐漸作為檔案資料保管，由于學(xué)校檔案管理缺乏技術(shù)支持，不能很好地對(duì)數(shù)字化資料進(jìn)行管理成為一大遺憾，往往會(huì)遺漏大量珍貴文獻(xiàn)。

二、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理應(yīng)用中的特點(diǎn)

1.保密性能高

信息化管理屬于智能化操作管理，利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸和海量存儲(chǔ)的特點(diǎn)加強(qiáng)了檔案管理的保密性能。檔案管理人員只需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，就可以輕松管理全校的所有檔案。只要建立完整的管理體系，和加密工作，就可以很好地預(yù)防信息被竊取的可能性，不僅減少了管理人員的工作量，還提高了檔案的安全性。

2.保存完整性強(qiáng)

信息技術(shù)管理的應(yīng)用，可以有效地控制檔案的進(jìn)進(jìn)出出，詳細(xì)地記錄檔案的借閱情況。每本檔案上都有編碼，一旦丟失可以快速地追蹤尋找，保證檔案不被丟失。并且，加入信息技術(shù)的應(yīng)用之后，可以存儲(chǔ)大量的數(shù)字文件，一般情況下數(shù)字文件儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)或硬盤(pán)中，不容易丟失，不容易損壞，對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境沒(méi)有要求，并且計(jì)算機(jī)還可以對(duì)數(shù)字文件進(jìn)行有效的備份，提供雙重保險(xiǎn)。

3.管理內(nèi)容海量、極速查閱等特點(diǎn)，不斷滿足各類(lèi)學(xué)校對(duì)信息化檔案管理的青睞

由于信息技術(shù)管理主要是依靠計(jì)算機(jī)，以及各類(lèi)應(yīng)用軟件和辦公軟件（Word、Excel、Powerpoint、Access）的應(yīng)用，對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行分文別類(lèi)，然后按編碼、專(zhuān)業(yè)、年份、類(lèi)型等進(jìn)行集中管理。信息技術(shù)管理可以自由設(shè)定查詢途徑，建立完整的查詢目錄，以滿足極速查閱的條件。

三、加強(qiáng)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用的途徑

1.加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)檔案管理的重視，才能得到進(jìn)一步的推廣

檔案管理一直以較為保守的方式管理，漏洞百出的錯(cuò)誤率嚴(yán)重影響檔案的管理效率，損壞大量重要資料。如果應(yīng)用信息技術(shù)管理就可以把珍貴的文字用計(jì)算機(jī)逐一錄入，保證紙質(zhì)資料的完整性，不僅更加人性化還很科學(xué)化。

2.加強(qiáng)學(xué)校信息技術(shù)檔案管理設(shè)備

因?yàn)闄n案管理等于在玩一個(gè)規(guī)模宏大的文字游戲，必須要有完善的裝備才能保證管理的安全性。建立可靠的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，全面覆蓋整個(gè)校園，進(jìn)行一對(duì)一傳輸，這樣老師就可以直接把資料傳入檔案室，節(jié)省時(shí)間，提高檔案查閱的速度和準(zhǔn)確性。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)修養(yǎng)

檔案管理工作相對(duì)乏味枯燥，但是要求管理人員心思縝密才能勝任。所以，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)修養(yǎng)，由于是信息技術(shù)管理，管理人員還要能夠熟悉的掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，具有較強(qiáng)的隨機(jī)應(yīng)變能力，才能處理好繁瑣的管理任務(wù)。所以，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的管理人才，不僅要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，還要有良好的職業(yè)道德。

綜上所述，我國(guó)大多數(shù)學(xué)校對(duì)檔案的管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，所以，檔案管理一直處于相對(duì)落后的發(fā)展局面。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校檔案管理也逐漸趨于專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化、海量化的方向發(fā)展。信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，有效地提高了管理的準(zhǔn)確性，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞，提高了重要文件的保密性能。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，作為一項(xiàng)新技術(shù)的開(kāi)發(fā)，受到了各類(lèi)學(xué)校的一致好評(píng)，足以證明學(xué)校對(duì)檔案管理意識(shí)逐漸加強(qiáng)。這也意味著我國(guó)的學(xué)校檔案管理制度，正在朝又快又好的方向發(fā)展。所以，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，一定要在學(xué)校師生之間普及開(kāi)來(lái)，這樣才能實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的實(shí)用價(jià)值?？偟膩?lái)說(shuō)，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，逐漸把傳統(tǒng)的檔案管理推向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化、和智能化模式，革新了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，打破了死板的管理模式。

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編輯 王團(tuán)蘭