高職特色下的教學檔案管理淺議

摘 要：隨著高職院校教學水平不斷提高，教學資料進一步豐富，教學檔案管理變得愈加復雜。在現階段高校管理中，高校教學檔案管理尤為重要，是目前高等學校檔案的主體、核心和重點。高職教育區別于普通高校的教學，其檔案管理也應當具有其特色性，尤其在檔案材料的收集、立卷與歸檔過程中，應當呈現出自身獨有的特點。本人根據數年來在普通院校和高職院校教學檔案管理工作中的經驗，對結合高職院校的特色如何加強檔案管理工作提出了一些觀點。

關鍵詞：特色；教學檔案管理；立卷；歸檔范圍

一、高職院校區別于普通高校的特點

1.高職院校屬于職業教育，以培養能夠掌握從事某項社會職業所必需的科學文化知識、專業理論知識和較強實用技能的技術應用型人才為目標；而傳統的普通高校則屬學歷教育，以培養學術型、復合型人才為目標。

2.由于人才培養目標定位的不同，高職學院以專業建設為發展中心，而普通高校則依托學科建設為發展龍頭；但課程建設是兩類高校建設發展面臨的共同主題。

3.源于兩類高校上述的差異，高職院校的教學工作具有不同于普通高校的特點。在教學過程中，高職院校更強調教學與專有領域的生產實踐相結合，強調“手腦并用”，“學做合一”，理論教學與實踐訓練并行，知識與技能并重。

二、高職院校教學檔案的歸檔范圍

1綜合性教學管理與教學文件材料：包括上級教育主管機關下達的指令性、指導性文件，學校制定的相關教學制度、辦法、規定、條例等各類教學文件。

2.招生工作材料：包含招生計劃、簡章、專業介紹、代培計劃、合同、招生工作總結等材料。

3.教學計劃、方案、重點課程教學大綱及課程簡介、教改方案與總結等，包括實踐教學計劃、實踐環節教學大綱、實踐教學大綱，實驗指導書、實踐環節指導書等。

4.學籍管理材料：含新生登記表、學生成績表、在校生名冊、學籍變更材料等。

5.學生獎懲材料：包括行政獎懲與學籍獎懲兩方面。

6.課堂教學材料：包括課程安排表、教師任課安排、教學進度表、典型講義與教案、經典題庫等。

7.畢業生有關材料：涵蓋畢業生名冊與畢業生質量調查等方面內容。

8.教學實習、生產實習中產生的有關材料。

9.優秀畢業論文、畢業設計材料。

10.教材方面材料。

11.教師建設材料。

12.成人教育材料等

三、我院教學檔案基礎材料的收集與立卷現狀及展望

基礎教學材料的收集與立卷是做好教學檔案工作的首要環節。由于高職院校大多來源于升格后的中專院校，二級管理不夠成熟，檔案基礎工作較為薄弱，因而在材料的收集與立卷方面比普通高校面臨更多的困難，需要解決更多的問題。

1.基礎教學材料按大類進行收集整理

教學檔案是在教學活動中形成的教學過程、教學科研和教學成果以及教學管理工作狀態的真實記錄，其工作涉及量大面廣，具有多樣性、系統性、周期性、連續性、分散性、通用性等特性，這決定了教學檔案工作具有很強的系統性和專業性。由于高職院校二級管理的不夠到位，各教學院、系在教學管理工作中常常處于從屬地位，而兼職檔案員又往往缺乏足夠的檔案業務素養，加之本職工作繁忙、學校工作崗位經常變動等外在因素，致使檔案員崗位缺少穩定性，等等。

針對這些問題，我們采取了如下對策：一是院檔案室以文件形式制定了檔案管理辦法和文件材料整理歸檔制度，明確了我院各類檔案的歸檔范圍和保管期限；二是數年來堅持在每年的上半年開辦兼職檔案員培訓班，由檔案室業務負責人講解部門檔案收集與整理的基本工作內容與基礎工作規范；三是以老帶新、以專業帶業余進行個別輔導，對新檔案員進行具體的業務指導；四是結合目前高職院校教學管理工作的實際，利用教務處對各教學院、系教學管理中心地位的龍頭作用，借助筆者具有專業教學檔案工作經驗的優勢，采取了教務處兼職檔案員具體指導院、系和其它處室兼職檔案員按大類收集并粗略整理基礎教學材料上交教務處的模式，由教務處兼職檔案員進行材料的甄別、整理并最終完成教學檔案的立卷與歸檔。如此，既基本保證了基礎教學材料收集的連續和完整，又保證了教學檔案內容的系統與規范。

2.教學檔案的預立卷

針對高校教學工作是連續、長期、不間斷的性質，各下屬學院及處室兼職檔案員應在相對固定的時間段對教學檔案進行預立卷，著重在每學期開始和結束收集各部門的教學材料，以逐步實現教學檔案收集工作的規律化、制度化和規范化。具體內容如下：

A、每學年在學期結束時應將總結性的資料進行整理，在某項重大教學工作或活動結束時，將相關的材料如新生登記，教學評估，畢業生就業跟蹤調查工作等及時進行預立卷。

B.在任何階段都可以發現并收集資料，如某項學科建設的批復、新增專業點的批復或各類組織的競賽記錄等。

C.收集易缺材料，如實驗成果報告、在教學過程中的先進方法與經驗，學生的畢業論文、學校每次統考的試卷分析等等。

3.教學檔案的組卷與歸檔

隨著高職院校教學工作二級管理的逐步完善，教務處的管理方式將由過程管理轉變為目標管理。工作中心下移，教學檔案立卷與歸檔的模式也隨之面臨改革。

二級學院和教學相關處室的兼職檔案員需要在教務處檔案工作人員指導下，學習根據教學文件材料的形成規律，以保持其有機聯系和便于查找利用為原則進行組卷的方法，對所收集的基礎教學材料進行組卷歸檔。主要有如下幾個環節：

A、按部門、問題、時間或材料內容的關聯及內在聯系等要素進行組卷，每卷原則上不超過200頁；按正件在前，定稿、原件在后，批復在前、請示在后等順序排列；

B、所有材料拆掉金屬物，修補破損文件材料，編制頁碼并在有文字頁面的右上角逐頁打號；

C、錄入、打印卷內文件目錄，置之卷首；填寫卷內備考表，置于卷末；

D、擬寫案卷標題并按規定格式書寫案卷封面；

E、按三孔一線的規范裝訂案卷；

F、編制檔號；錄入案卷目錄；向檔案室（館）移交檔案，并辦理移交驗收手續。

四、教學檔案的保管和提供利用

學校檔案室（館）按檔案門類和年度保管檔案，編制檢索工具，并按不同主題對其進行編研開發，向校內外開放，提供利用。高職院校的檔案編研應充分結合高職特色，重視實驗、實踐等環節材料的編研開發。

作者簡介：武曄，1963.6，教務處語委辦，大學專科。endprint