現階段企業人事代理制的問題與發展

桑瑞霞　韓桐

企業人事代理制的產生和發展，既是人事制度自身改革的前進需求，也是企業有效配置人力資源，實行以人才為核心的發展戰略的重要途徑?，F代社會已邁入知識經濟時代，特殊的、專業化的人才及其擁有的智力資源是經濟增長的真正源泉，是眾多企業乃至一個國家的核心競爭力。正是在知識經濟的推動下，人事代理制應運而生，人事代理制既滿足了人事檔案管理體系和制度不斷完善發展的需要，同時也符合了社會經濟發展規律。人事代理制涉及社會多個領域，例如，高校、醫院、企事業單位，而企業人事代理制的應用在知識經濟時代的人事制度改革中處于重要的位置。

一、企業人事代理制的產生和意義

一是企業采取人才引進政策，吸引其他企業的優秀人才，增加了人員流動的頻次，打破了傳統人事檔案收集、整理、保管等單一的、固定的管理模式，需要人事部門和檔案管理部門滿足更多的利用要求；二是在企業之間的人才競爭中，原企業單位采取強硬手段留住人才，進行扣檔，甚至要支付高額的提檔費，以“不放檔”來限制人才外流，致使許多人不得不棄檔，并在新單位建立新檔，進而使原企業單位的檔案成為死檔，使這個人的人事檔案成為“無頭檔案”，把檔案割裂為兩個部分，違背了人事檔案管理的完整性、系統性、規范性原則，造成“人檔脫節”人隨檔走，檔跟人行同步性落空；三是人事檔案管理松散，易造成檔案轉接無序化，檔案內容不完整，檔案信息易虛假失真，檔案內容易泄露丟失，違背了檔案的完整性、真實性、可靠性、安全性的原則，不能完全真實地記述和反映人員經歷、德才水平和工作表現，影響了人事檔案發揮考核員工、發現人才、使用人才憑證的作用；四是終身制的人事管理制度使得企業人員高度依附企業，造成了企業“該走的走不了、該進的進不來”，人員冗余嚴重，人員素質得不到提升，影響了企業人力資源的合理配備及開發利用，影響了企業員工自身職業素質和工作積極性的提高，嚴重制約了企業的前進發展；五是有的企業人事檔案管理依靠傳統管理方法，投入管理經費較少，程序繁瑣復雜，因此企業人事部門在員工檔案的各項細節處理上投入大量的人力物力精力，致使人事檔案服務意識較為薄弱，人事檔案往往只“管”不“用”，只重視實體管理而忽略了開發利用。

基于上述企業人事檔案的管理問題，企業人事代理制應運而生，對于企業和員工實現雙贏具有重大的意義。一是在知識經濟時代，世界經濟全球化發展日趨迅猛且難以避免，人才流動加速化。企業人事代理制促進了企業人員使用與人事檔案管理的分離，即“人檔分離”，實現人才社會化服務管理，人才的社會屬性日益凸現出來。二是知識經濟時代既然是人才的競爭，這就要求個人綜合素質的提升和企業重視引進復合型人才，即人才素質復合化。企業人事代理制在一定程度上減弱了員工對以人事檔案為核心的單位的依附關系，打破了員工一輩子抱“鐵飯碗”的念頭，增加了員工自身的危機感和責任感，促使他們不斷提高綜合素質，發揮自身人力資源潛能，讓知識創新涌動，并以認真的工作態度和高效的工作方法，為企業創造高額的經濟財富，真正可以做到優勝劣汰。三是知識經濟條件下，企業發展具有資產投入無形化、企業管理虛擬化的特點，造成人事管理的人才勞動分散化、人事協調復雜化、組織結構虛擬化。企業人事代理制使企業減少投入在繁雜瑣碎的人事工作的精力，使企業基層人事管理簡單化，讓企業的人力資源部門專注于更高層次的人事管理，為企業減少了不必要的人力物力，精簡了企業行政組織機構，提高了企業的工作效率。

二、現階段企業人事代理制存在的問題

1.人事代理機構和企業溝通不暢。在現階段，企業人事代理制實行的是“人檔分離”的模式，企業的人事檔案放在人事代理機構保管，企業負責用人選人，而人事代理機構和企業之間并未完全建立規范有效的雙向人事檔案聯系溝通體系，企業人力資源管理部門在管理需要時到人事代理機構尋求幫助，人事代理機構則被動提供相應的檔案服務。因此，缺乏“雙向溝通”的單位人事部門和人事代理機構在進行具體操作時，往往會產生人事檔案管理中多種類型的人事檔案與系統的管理方法之間的矛盾，檔案數量與管理質量的矛盾，如何管和如何用的矛盾，企業投入與服務回報的矛盾。

2.企業人事檔案的規范性、完整性、及時性有待考證。企業人事代理制的實行在一定程度上解決了企業以強硬手段“扣檔”限制人才流動的問題，但“人檔分離”使一份完整的人事檔案經由兩方甚至三方之手，易造成人事檔案管理工作的中斷，檔案材料的補充不及時，檔案管理不規范，進而影響到一份人事檔案的完整性，人事檔案內容更新速度慢，在內容上大大落后于人員實際情況。

3.人事代理機構的人事檔案服務意識和服務水平有待加強。在現階段，各個人事代理機構隸屬于政府行政部門，是政府的人事服務部門之一，代理機構和代理機構之間缺乏相應的競爭，而企業沒有選擇人事代理機構的余地，并需要為此支付高額的人事代管費。人事代理機構的人事工作人員一般會有吃公家飯的優越感和滿足感，工作人員與工作人員之間缺少工作積極性、創新精神，工作方法一成不變，僵硬死板，并沒有很好地為代理企業進行人事代理服務管理工作。

4.人事代理機構缺乏創新性管理。人事代理機構遵循傳統人事檔案管理方法，僅為完成管理任務而管理，在人事檔案內容與形式符合國家統一標準和規定的基礎上，缺乏相應的創新管理，檔案信息內容和利用服務形式往往過于單一，致使人事檔案千篇一律，其辨識度較低，不足以充分體現員工的個性化特征，難以滿足現階段人事代理機構提供多樣、準確、真實的人事檔案信息的社會需求。

三、現階段企業人事代理制的對策措施

1.加強溝通和協作。在符合人事代理規定的大框架下，人事代理機構和企業經過討論協商，建立雙方溝通順暢、互惠互利的雙向交流機制。企業人事代理機構要提供主動服務，與企業加強工作交流，及時獲知企業在人事檔案管理中的新要求和新委托，并據此改善人事代理工作，取得較好的人事代理工作效果。企業的人事管理部門人事檔案管理人員同時也應該積極配合， 經常主動交流， 過問人事檔案的管理情況，根據問題進行企業調整，協調人事代理機構搞好人事檔案管理工作，防止人事代理工作中出現大的紕漏。通過建立“雙向交流機制”，企業與人事代理機構獲得雙贏。

2.加強規范化完整化管理。人事代理機構和企業之間要制定相應具體的人事管理細則，使雙方的人事管理工作有章可循，以明確的條文調控雙方人事人員的工作，使之規范化、科學化。目前，企業人事管理實行“新人新辦法，老人老辦法”的管理方式，老員工的檔案保管在企業人事部門，而新進員工的檔案則會保管在人事代理機構，這樣就會導致一個企業完整的人事檔案及其工作分為兩個部分進行，有兩套不同的管理機制。所以企業的人事部門在兼顧企業內部人事檔案的同時，也要經常積極主動、有計劃地收集和補充聘用制員工的人事檔案材料，及時將最新材料轉遞給人事代理機構，保證其內容的真實性、完整性、及時性。人事代理機構應確立檔案內容完整準確的收集原則，通過提供主動服務，例如電話提醒、定期派人接收，以減輕企業人力資源部門的壓力，保證代管人事檔案的完整性和及時性，為人才使用提供準確而有價值的檔案信息內容，使人事檔案更好地發揮企業選人用人及挖掘人才潛力，進行人才培養的選評作用。

3.激活人事代理機構活力，提供個性化服務。人事代理機構及其人員要樹立正確的工作觀念，確立“以人為本”的服務原則，以人才發展為中心提供相應的特色服務。人事代理機構雖然隸屬政府人事部門，但是企業繳納了高額的代管費來委托人事代理服務，人事代理機構就要辦好事，辦對事，而不能敷衍了事。政府應在各個人事代理機構之間引進競爭機制，建立人事代理機構的管理測評制度，進行機構評級，并對優秀的人事代理機構給予獎勵和表彰。在各個人事代理機構內部，也要形成競爭上崗、人盡其用的內部管理機制，激活內部的人事代理服務積極性，引導員工樹立正確的服務態度。除此之外，在符合國家人事代理制規定的基礎上，人事代理機構可以進行管理方法和服務方式的創新，可以根據企業人事管理和選人用人的要求，為其提供個性化服務，打破管理形式陳舊的僵局，提高人事代理機構的口碑。

4.提高人事檔案管理人員的素質。企業和人事代理機構要提高檔案管理人員的素質。在知識經濟時代，人作為知識的載體，任何領域中的高素質從業人員都是專業發展的智力資源。因此，人事檔案管理人員的道德素質和文化素質將在人事檔案管理和開發利用中起到不可忽視的作用。一是人事檔案管理人員要樹立正確的工作觀念和工作態度，與時俱進，不斷更新服務觀念，轉變傳統的檔案保管員的理念。二是人事檔案管理人員要保持高度的責任心，遵守職業道德，不隨意泄露個人信息，不故意丟失或損壞他人檔案，不違反相應的人事管理制度條例。三是人事檔案管理人員要注重學習，不斷加強自身的專業素質，以適應知識經濟時代以人才為核心的要求。

（作者單位：山東電力工程咨詢院 山東大學歷史文化學院）