面對移動網絡辦公體系的協同辦公系統的設計

郭靜

【摘要】 現代化協同辦公體系可以為人們帶來許多便利，攜帶了諸多實際意義上的功能為人們服務，成為人們安全通訊、高效生產的工具。了解現代移動網絡現狀，尋求突破口進行完善，從而設計一款全新智能的移動網絡協同辦公系統，因此，新的辦公系統的功能，特性，以及使用將是人們關注的焦點，如何設計一套完美的辦公體系成為人們奮斗的目標。

【關鍵詞】 網絡辦公 現代辦公系統 設計理念 主要功能

優良的工作系統可以提高工作效率，保證產品質量，從而推動企業和民族經濟的快速發展，移動網絡辦公系統將相關軟件應用于通訊工具手機的身上，建立了隨身的工作系統，人們拿著手機就可以完成操作，進行管理與監測。例如高線內部的辦工資統，移動網絡辦公操作系統可以讓人工作人員坐在家里、走在路上，隨時隨地的進行信息的觀看查閱，并可以及時發布信息。

一、現代移動網絡體系狀況

1.1 現代移動網絡辦公技術

現代移動網絡辦公技術的中心功能是配合移動辦公設備，創新一個移動辦公綜合處理的客戶端。武漢市規劃管理移動辦公系統首先開發此計劃的典型案例。移動網絡技術在網絡拓撲方面主要由無線專網和無線公網建構。這2種類型的鏈接都存在一定的缺陷和優勢，需要正確認識它們，并合理應用。移動辦公網絡的專網類于一般的區域網或者是內網。這樣方式的網絡具有一定的安全性能，通過專網專用，可采用嚴格的身份認證機制，保證系統的安全、高效。但是這樣的專網需要構建的工程太復雜，費用也比較昂貴。公網是一類不用架設專門通信渠道的網絡聯接，可以在短時間能構建出整個移動辦公地系統，但是當工作人員應用這個系統時需要采用繁瑣數字編程技術，防火墻和安全防護等設置就保證不了用戶對于移動辦公的安全需求。表1是這兩種網絡方式的性能比較。

1.2 面對移動網絡辦公體系的協同辦公系統的設計的必然性

現代網絡科技高速發展，便利的同時必然會帶來許多問題，如果辦公系統的硬件設施無法快速更新，工作過程中沒有一定的安全性，可靠性，還有信息的應用管理不夠靈活，也就無法滿足各領域的需求。開發一套全新的智能辦公系統得到了普及，便捷的同時同樣的壓縮了企業的成本，節省了人力資源，是各部門的工作結構簡單且嚴謹。所以，新一代的移動網絡被協同辦公系統具有很高的研發價值。具體規劃與基本思路同樣是極其重要的一部分，在系統中讓每一個工作人員以及同學擁有一個信息查詢的通道。并賦予一部分工作人員信息管理以及信息修改的權限，可以利用特定的賬號密碼進行操作。另外修改的信息在第一時間得到自動發布，可以讓其他人及時的查詢合了解，做到下一次登陸后可以直接使用修改的信息資源，避免使用陳舊信息造成麻煩。

二、 面對移動網絡辦公體系的協同辦公系統的設計的構建

2.1 協同辦公系統的框架

對于新時代的辦公系統的移動性主要在兩個方面體現，實際實用板塊和移動流動的板塊。實際中應用板塊主要與個人筆記本連接已經是傳統的模式，隨著現代科技的高速發展，辦公的移動性更強，靈活度要求更高。應用板塊中引進了很多新型的移動概念，如“云技術”的應用使得移動辦公更加的虛擬，更多辦公軟件直接壯大，使得日常辦公事件在互聯網和云客戶端就直接實現計劃的完成。另一方面就是移動的技術板塊，這部分主要與IT行業有著密切的結合。如何使得技術和移動辦公得到大范圍的使用，首先是這板塊的推廣和客戶如何使用。通過移動辦公系統需要再一定的平臺上公布發行，構成一個足夠大流量的客戶端。

2.2 框架特點

首先，協同辦公系統是由多元化辦公體系構成，例如，互聯網，移動通訊設備，云端，以及更多的信息存放發布平臺，將各個領域集中起來，形成全新的技術手段機型數據處理以及邏輯分析是各個部分高度統一。新的辦公體系功能齊全，使用起來并不復雜，操作界面簡單實用，各個領域皆可安全使用。部分企業資源以及工作方向隨時會發生變動，主要取決于用戶的需求，而古老的工作體系極其浪費人力物力，新的辦公系統將會與永固的需求保持緊密聯系，因為客戶可以隨時將自己新的需求發布到工作平臺，這樣就可以得到及時處理。

2.3 架構安全性

如果沒有大量的信息資源如何能使工作效率得到提高，更無法滿足人們的需求，可部分信息資源的公開必然會帶來一定的安全隱患。另外協同辦公系統的運行程序也會在外界的干擾下中斷，或遭到惡意破壞，所以就必須對系統的安全框架進行設計和構建。可以在部分個人信息資源設置權限，這樣除了一些專業工作人員用特定賬號和密碼可以查看以外，其他人員就無法看到。工作人員對客戶的個人信息資源擁有查閱的權利，但絕對禁止商業行業，要規定相應的法律法規。在使用的同時會就有使用人員的身份信息，方便事故出現后的責任追蹤。針對協同辦公系統的保護的特點，設置特定的防火墻，保護客戶遠程客戶端。

三、面對移動網絡辦公體系的協同辦公系統的設計

3.1 建立虛擬平臺

在這個協同工作平臺上，所有工作人員攜手辦公，可以相互查詢他人工作進度，這樣不僅可以完善自己的時間規劃，還可以變相的激勵自己更高效的完成任務，工作人員相互督促同樣會提高企業的效益。同時便于不能領導隨時監督工作人員的工作進展情況，并可以在工作中做出必要的指示，對不滿意的部分可以在平臺內部就是的修改，各部門員工工也可以通過平臺相互交流，交流經驗提出寶貴建議。同樣具體操作要將自己的賬號登陸在平臺之上，協同辦公系統將提供語音視頻等功能，然后工作人員的交流更加便利，每位工作人員的意見都是實名制的，這樣便于提高工作人員的自覺性和自律性。

3.2 工作流管理

在協同辦公系統平臺之中，各個企業單位必須要明確分工，劃分工作人等級以方便平臺內部授權問題，不同的等級擁有不同的權限，如此才能夠更好的實現內部管理。具體操作還要落實每一個工作人員的賬號之上，內部應配有相應的決策功能，管理功能，監督功能，參考功能。依照企業的分工不同來劃分工作人員權限，例如，不同工作人員僅享用資源參考權限，不具有決策，監督功能，以此類推，如此下來就可以讓協同辦公系統協調有序的進行。

3.3 個人辦公平臺的建立

無論是工作人員還是客戶，都可以依據自己的個人喜好和喜歡來設計自己的遠程客戶端，具體玩遵從分工特點來進行構建，從而每一位員工里用戶都可以順心的投入工作，享受平臺帶來的樂趣。為企業帶來更好的收益，為客戶提供更好的服務。

四、移動網絡辦公體系優勢

協同辦公功能構建極其重要，所有的便捷操作都要依靠于相應的功能構建，將功能平臺進行單位劃分可得：工作流程管理功能，公文管理功能，個人事務功能自己系統維護功能。

4.1 管理的流通優勢

工作流程管理功能是一項核心功能，因為內部存在很多具體事項，在工作中的相應工作人員都會有具體分工，各部門依靠信息的自動化和普及化的優勢來更好的完成任務，企業高層掌握著工作流程管理的權限。具體有文件的收取與發放，對員工完成的文件進行審核，企業高層在必要的情況下可以實時指導并提醒員工。另外，協同工作系統需要配備自動的工作流程，具有優化文件，篩選文件的功能，可以自動添加，刪減，尤其是一些病毒性軟件的踢除，得到優化軟件和文件，節省大量人力資源。

4.2 移動辦公對于公文管理的優勢

為了加快工作效率，協同辦公系統需要建設相應的文本處理功能，利用公文管理功能處理文件的傳入和輸出，將公文管理功能智能化，對外界文件進行分類存檔并合理發放，發放后公文管理系統將會識別各類文本類型，對各類文本進行自動模板設計，例如識別工作人員的印章以及領導的親筆字跡等。有愛公文管理功能作為協同辦公的基礎功能也為其節省了大量的時間和精力。

4.3 移動辦公對于個人事務的優勢

這項功能便是每個員工自己客戶的記事功能。員工們可以在其中發表自己所遇到的問題，積累的寶貴經驗供大家分享，還有個人日程的安排，這樣極其重要，相關領導會根據每個人不同的日程安排進行合理的工作分配，如此便于統一規劃和管理。

五、結論

綜上所述，移動網絡協同工作體系在各行業的作用可想而知，根據現代移動網絡工作特性狀況存在的一些現實問題進行本質上的修訂，首先發現現代工作體系在信息資源整合上單一的弊端進行信息共享功能進行設計，將各層次工作人員以及客戶群體建立緊密聯系，達到及時溝通的工作流程，而后在理想設計的同時進行設想，在新的構思與實際狀況相結合的基礎上尋找新的缺陷，用戶的信息保密工作是相對現實的問題，從而能加強隱私防護工作，將系統防火墻與工作人員辦公實名制結合來尋求解決方案。然后建立一系列的內部功能體系，包括智能化的文檔處理系統，將篩選修訂功能相互整合并在實際當中加以利用。最后移動網絡協同工作體系進行內部完善，主要目標便是構建員工之間，員工與管理者之間的香菇溝通協作，監督，管理體制。希望這套新的辦公體制回發揮他應有的作用。

參 考 文 獻

[1] 尤寶山，劉楷鋒. 基于手機短消息的報警系統設計與實現[J]. 山東建筑工程學院學報，2004，19（2）：41-43

[2] 蔡斌. 辦公自動化系統建設的發展趨勢[J]. 計算機系統應用，1999，25（8）：120-1241

[3] 王慧娟. 淺談安陽卷煙廠辦公自動化系統[A]. 中國煙草行業信息化研討會論文集[C]，2004，06