確保“家規(guī)”有效的三個(gè)途徑

穆忱

無論是員工守則還是其他規(guī)章制度，只有依法制定實(shí)施，才能使其成為用人單位內(nèi)部有效“憲法”，才能具有普遍約束力，才能降低勞動(dòng)爭(zhēng)議發(fā)生概率。因此，用人單位在內(nèi)部規(guī)章制定過程中，務(wù)必要做到以下三點(diǎn)。

“民主程序”是法定的必經(jīng)程序

《勞動(dòng)合同法》第四條第二款規(guī)定：用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息時(shí)間、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或職工代表平等協(xié)商確定。第三款規(guī)定，在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過程中，工會(huì)或職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)模袡?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改。

最高人民法院2001年公布的《關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規(guī)定：用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律法規(guī)及政策規(guī)定，并已經(jīng)向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。

通過上述部分法律條款及有關(guān)的司法解釋可以看出，如果用人單位制定的各項(xiàng)“家規(guī)”沒有經(jīng)過任何“民主程序”，當(dāng)出現(xiàn)勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)這些制度將成為“擺設(shè)”。“民主程序”是法定的必經(jīng)程序，沒有任何回旋的余地。

細(xì)化違紀(jì)程度，盡量作量化處理

《勞動(dòng)合同法》對(duì)于勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、勞動(dòng)保護(hù)等直接關(guān)系到勞動(dòng)者權(quán)益的內(nèi)容做出了強(qiáng)制性規(guī)定。同時(shí)，又把制定勞動(dòng)規(guī)章制度，并以此對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行實(shí)際管理的權(quán)利留給了用人單位。如第三十九條規(guī)定，勞動(dòng)者嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度，用人單位可以隨時(shí)解除勞動(dòng)合同。

那么，什么是“嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度”呢？首先用人單位必須要有明確的、合法有效的員工守則和其他管理制度存在；其次在用人單位的規(guī)章文本中，必須對(duì)什么是嚴(yán)重違反規(guī)章制度的行為做出明確界定。

在現(xiàn)實(shí)的勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁中，多數(shù)用人單位都敗訴在了“規(guī)章制度”上，其中一條重要原因就在于規(guī)章文本中存在大量的模糊描述。因此，用人單位在制定規(guī)章時(shí)，應(yīng)充分考慮可能出現(xiàn)的所有情形，如，化工企業(yè)的員工在廠區(qū)吸煙，有可能一個(gè)煙頭就會(huì)造成嚴(yán)重的生產(chǎn)事故，因此，在規(guī)章文本中必須明確“絕對(duì)禁止”。又如，對(duì)造成多大的經(jīng)濟(jì)損失為嚴(yán)重違紀(jì)，在量化時(shí)要確定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。如，造成2000元以上或者3000元以上的，要明確屬于一般違紀(jì)還是嚴(yán)重違紀(jì)。財(cái)務(wù)工作一個(gè)月或者一年內(nèi)出現(xiàn)幾次錯(cuò)誤為不勝任工作等都要有具體量化標(biāo)準(zhǔn)，并用書面文本形式固定下來，避免出現(xiàn)勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)產(chǎn)生歧義。

注重制定過程的整理歸檔工作

如何證明用人單位制定的規(guī)章文本是依法履行了民主程序呢？這也是需要用人單位高度重視的內(nèi)容之一。因此，用人單位需設(shè)專人，對(duì)已經(jīng)履行法定程序的各種資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，以證明用人單位制定的規(guī)章文本是具有法律效力的。

收集歸檔的主要資料包括用人單位的職代會(huì)制度（含職代會(huì)工作機(jī)構(gòu)、屆期、職工代表人數(shù)、產(chǎn)生辦法等）、職代會(huì)討論勞動(dòng)規(guī)章制度的會(huì)議紀(jì)要和公示情況、職代會(huì)召開情況報(bào)告表、協(xié)商代表簽名的協(xié)商會(huì)議記錄。明確依法履行勞動(dòng)規(guī)章制度告知程序的認(rèn)定材料包括用人單位公示規(guī)章制度的照片以及相關(guān)材料，職工簽收有關(guān)規(guī)章制度的記錄等。如經(jīng)過與工會(huì)協(xié)商的，協(xié)商的會(huì)議紀(jì)要經(jīng)工會(huì)蓋章，工會(huì)主席簽字確認(rèn)。在履行告知程序方面，需要保留已告知的證據(jù)，如用人單位網(wǎng)站公布法、電子郵件通知、公告欄張貼法、員工守冊(cè)發(fā)放簽收記錄、勞動(dòng)規(guī)章制度培訓(xùn)簽到記錄、勞動(dòng)規(guī)章制度考試試卷、用工錄用表確認(rèn)以及影像資料等等。

在依據(jù)勞動(dòng)規(guī)章制度處理或者解除勞動(dòng)合同方面，需要保留違規(guī)調(diào)查方面的證據(jù)。在今后日常檢查和調(diào)處因勞動(dòng)規(guī)章制度引發(fā)的勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)，由用人單位提供處理依據(jù)，如不能提供，用人單位將承擔(dān)不利后果。所以，用人單位一定注意在履行法定程序的過程中，要留有相應(yīng)的資料作為證據(jù)。